公路档案信息化探索

黄忠英

科技发展日新月异，信息技术发展之快，对各行各业各部门各项工作都提出了更高的要求。而档案，是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着大数据时代的发展，档案信息的收集、分析、传播等都变得更加便利，但同时也给档案管理等工作带来了新的挑战。公路档案管理作为档案管理的一种，其管理水平极大地影响着公路管理的相关决策制定，与人们的生活息息相关。在新形势下，大数据时代，档案进入信息化管理模式，公路的档案工作要紧跟科技发展的步伐，积极改革和完善。本文分析了信息化管理在公路档案工作中的重要意义，剖析了当前公路档案信息化工作的现状，提出了在新形势下公路档案信息化管理的建议，希望能对提升公路系统的档案管理水平有所帮助。

1 公路档案信息化管理的重要意义

档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”公路档案包括公路的道路建设、养护、管理、监督等的重要资料。公路档案包括文字、图表、声像等形式形成的各种材料。在经济高速发展的新时代，交通运输行业发展迅速，对公路档案的要求也越来越高，内容形式多样化，传统意义上的公路档案管理已经满足不了公路发展的现状的要求。在新形势下，要顺应发展要求，就要开展档案的信息化管理和建设。公路档案的信息化管理和建设包含的内容很多。首先是数据信息库，在科技发展的今天，公路档案的数据也越来越大，数据信息库需要不断根据需要进行完善。其次是管理手段的转变，要利用现代化科技，在管理过程中转变服务方式，与时俱进，不断增强和提高公路档案的服务功能，为公路建设养护提供服务。公路的综合服务性能与百姓息息相关，国省干线更是连接区域发展的重要通道，是城市的经济命脉。公路档案信息化管理的提高有助于公路的发展。公路档案的科学收集和整理对后期的查询起到了至关重要的作用，有助于提升公路档案的服务质量。

2 公路档案信息化管理工作的现状

公路档案信息化管理工作还处于不断完善的阶段，需要转变传统的管理观念，不断提升档案的服务质量。据调查，随着科技信息化的发展，很多地区都已经在积极推进信息化管理，公路部门也不例外。但是，目前形势来看，要改变传统的纸质档案为主的形式困难还很大。要建立公路档案信息化管理模式，需要大家转变思维，更需要技术的不断提升和投入。随着科技的日新月异，发展迅速，自动化管理和无纸质形态工作模式改变着公路档案管理工作。通过电子文档等模式存档，利用软件等技术手段对档案进行科学分类，都是档案发展的模式。然而人们还是很重视传统意义上纸质档案的管理模式，而投入技术也需要一定的经济实力，在一些不发达的地区，要实现檔案的信息化管理还是存在一定的困难。有技术还要有人才资源。公路档案管理人员的专业性还有待加强，如果走上信息化管理，对管理员则提出了更高的要求，需要提升管理人员的素质。当然，我国各地区的档案管理分类方式和管理形式也存在差异，在软件技术上无法形成统一，需要根据单位的档案分类标准和管理形式来设计，这样对技术的资金投入就更大、更难，这些也制约着公路档案信息化管理的发展。

3 新形势下公路档案信息化管理的建议

3.1 增强档案管理意识，转变管理观念

在专业领域，领导可能更加注重的是专养业务方面的任务，对档案工作的管理意识不强，档案管理硬件上没有什么更新，更谈不上信息化。在管理人员上，大多都是兼职，没有专职管理人员。在新时代，要做好公路档案的信息化管理，首先要增强管理意识，与时俱进，转变观念，认识到档案管理发展的重要性和意义，重视档案的信息化管理工作。要不断加强档案管理人员的责任感和使命感，不断提升档案管理工作人员的职业素养，及时跟进档案管理的信息和发展情况。作为公路部门的档案管理人员，则需对公路部门的主业有深入了解，从而更懂得如何对档案进行分门别类，从纸质的档案管理逐渐转变到信息化管理，完善信息化检索，提高公路档案的服务质量。

3.2 多方式收集档案，完善信息检索功能

随着信息化发展，公路档案来源更加广泛，不再局限于传统的记录、声像、实物档案和纸质文件，还包括电子版的档案、实时数据等。公路档案管理工作人员要积极、及时地收集公路档案数据，根据实际需求对这些数据进行保存归档。档案收集方式多样化，对档案工作提出了更高要求，同时也能更好地服务于公路工作。那么如何更好地服务呢？这就是信息化建设的成果。在档案信息化管理的软件上，要不断完善档案的信息检索功能。在查询档案时，能通过个别关键词就能迅速找到相应的资料。同时，要及时捕捉和更新具有现实价值或者潜在价值的档案数据，建立好公路档案管理信息库，及时更新和维护档案的数据信息。在传统的档案管理模式下，档案信息很难做到资源共享，因为只有当档案信息资源形成一个统一的有机体，并建立起大范围的信息资源库时，才能真正实现资源的全面共享。而传统的档案管理模式比如纸张记录，是很难做到这一点的。但信息化的档案管理就能够通过科技手段，在确保信息安全的同时，实现档案信息的资源共享，这进一步提高了公路档案工作的工作效率以及档案信息服务的质量。

3.3 完善档案管理机制，契合实际制定档案管理办法

每一项工作都有相应的规章制度，公路档案管理工作也不例外。健全和完善公路档案管理机制，能够有效提高档案管理工作的效率，在信息化时代，既要能最大化实现资源共享，又要能确保档案信息的安全性和可靠性。所以档案管理部门要制定科学完善的档案管理制度，在存储录入和查阅档案的过程中，根据规章制度办事，确保信息化时代电子档案文件的真实性和完整性，加强技术投入，实现档案的分级加密和分级开放，加强病毒感染防范，提高档案信息的安全性。要根据区域实际，制定科学合理的档案管理办法，这个办法里包括档案的分门别类，保存年限，保存方式等等。公路部门还要根据本部门的实际工作情况，进一步完善档案管理办法。

3.4 提升公路档案管理人员的职业综合素养

在信息化时代，公路档案管理工作的顺利开展离不开档案管理人员的职业综合素养。首先是通过定期的专业培训，让档案管理工作人员全面系统地学习，熟悉和掌握新形势下档案管理的重要意义和信息化时代档案管理工作的特点，掌握档案相关的法律法规，区域的规章制度，提升业务综合水平，以严谨的态度认真对待每一个具有历史价值的数据，增强公路档案管理工作人员的责任心和使命感。在信息化时代，熟练掌握计算机和管理软件的应用。其次是当前公路管理档案工作中，管理人员的普遍年龄较高，较难适应信息化时代的档案管理工作，要多鼓励年轻人参与到档案管理这个岗位上来，为这项工作注入年轻的血液，成为发展的新动力。

4 结语

信息化发展对公路档案管理工作具有极为重要的积极意义，它改变了公路档案管理的传统模式，是新时代发展的趋势。公路部门要顺应时代的发展，及时转变思维方模式，不断提升自身的服务功能，在档案管理工作上就要加强重视，进一步强化，投入一定的人力、物力和财力，在技术上不断更新，在人才上加强培养，利用现代信息技术，完善信息化档案管理，不断在实践中发展和完善，提高公路档案管理的效率和水平，从而更好地树立公路部门的良好形象。科技总是在不断进步的，这就要求单位要关注信息的变化，紧跟时代的步伐，在需要的时候及时更新设备等，档案管理工作人员也要保持学习，不断提升自身业务素质。只有强化档案管理的信息化建设，才能促进档案管理的发展。随着技术的发展，公路档案的信息化管理还有待进一步探索。

（作者单位：三明市公路养护中心）