探析学校档案管理的发展现状及其优化

黄剑芸

【摘 要】学校档案的管理是非常重要的一个环节，随着科技的发展，学校的档案管理也越来越现代化，但档案管理水平依然存在一些问题，本文分析探究学校档案管理的发展现状以及问题，并针对这些问题进行优化。

【关键词】档案管理;发展现状;优化

【中图分类号】G712       【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2019）22-0278-02

一、引言

档案管理需要经过几个必不可少的程序，才可让档案的管理有条不紊的进行：（1）需要对档案进行收集，不只是将各个科室的资料进行归纳，还需要把各个档案馆之间的资料进行移交和接收等事宜。（2）搜集的资料需要将其分门别类的进行整理，使其更好地进行管理。（3）对于整理好的档案，还要定时达将那些已经过期没有用的资料进行销毁，确保档案馆能够有更多的空间保存有用的资料。（4）完善对档案的集中保管。学校的档案管理是学校各项事宜开展的前提和关键，必须将其完善好，避免资料以及信息丢失或是损毁。

二、学校档案管理的发展现状

1.档案信息化认识存在不足。

现阶段很多学校领导观念落后，没有从思想上认识到档案管理的重要性，没有从资源的角度来认识档案信息，导致学校档案管理长期停留在查档、管档以及建档水平上，常将一些很有利用价值的档案信息遗忘在角落里，在很大程度上忽视了对档案信息资源的合理开发利用，严重影响了学校档案管理。

2.信息数字化进程较为缓慢。

一般来说，实际的学校教学活动过程中所生成的日常管理信息、教学信息等档案，学校的信息管理工作人员在整理好信息之后，将信息通过电子文件的方式上传到学校的信息库之中，便于信息使用者通过模块进行信息查阅，实现学校档案管理的便捷以及高效。而档案信息则和日常的教学信息不一样，传统的档案管理主要是通过纸质的形式来进行保存或是记录的，倘若我们要将学校所有的档案信息进行录入，并未为这些信息构建一个档案管理数据库，是非常具有难度的，并且还会耗费大力的精力时间，故而，学校档案数字化进程还比较缓慢。

3.缺乏标准统一的信息化系统。

为了更好的完成学校档案资源的共享，就必须要完成统一的标准的信息化档案，该标准需要有一定的流程，但又不是独立的，这为学校实现档案的信息化管理提高了难度，一方面学校将档案信息的软件、硬件设备进行完善与补充，确保相关设备的应用功能能够达到信息化标准;另一方面，还需改变以往的纸质档案保存，实现现代的数字化信息管理，同时还要规范相关电子文档管理，并与本地档案数据库的工作标准保持一致。现阶段，我国还形成一个全面且系统档案信息化管理内容，这样一来，学校档案信息化建设和管理就表现出多元化、多样化的特点，导致学校档案管理发展具有一定的滞后性和片面性，严重影响了档案信息共享平台的建设。

4.网络安全问题较为突出。

因为档案信息存在特殊性，管理档案的工作人员需将知识产权保护和档案信息之间的关系准确无误的进行处理，同时还需做到严格保密和合理开放的有机结合。在信息时代下，学校档案信息化，有助于提高档案利用效率，促使档案管理部门与学校其他工作部门的交流沟通，使档案获取和保管成本得以降低。但是也带来诸多信息技术方面的问题，严重威胁档案的安全性，比如非法访问、电脑病毒或是黑客破坏等。

三、优化学校档案管理策略

针对学校档案管理内容及特点，以及当前学校档案管理面临的问题，应着重从以下几个方面做好学校档案管理。

1.思想上高度重视。

学校档案管理工作思想是行为的向导。学校档案作为学校发展的一项基础性工作，对打造特色型、专业型学校具有积极的现实意义。因此，学校管理者以及广大档案管理人员要在思想上高度重视学校档案管理工作，充分认识到学校档案管理工作的现实意义，结合学校自身实际，从顶层设计好学校自身档案管理方案及短、中、长期规划，为学校档案管理工作作出科学的安排和业务指导。

2.制度上完善学校档案管理体制机制。

要在《高校档案管理办法》的基础上，立足学校自身实际，制定学校档案收集范围、分类方案等规范和标准。此外，要注重加强学校档案管理的领导机制的设立，统筹做好学校档案管理的参与人员及其分工，学校档案的收集、整理、查询、利用等规章制度。要高度重视体现学校特色的体育专业类档案资料的收集和管理，安排专人负责。此外，要建立教师、学生以及教学管理人员共同参与的学校档案管理机制，确保学校档案管理机制运行顺畅。

3.推进数字化进程，构建管理系统。

资源建设是学校档案信息化建设的核心内容，学校所有的业务都必须要围绕资源建设来开展。在信息化时代，学校档案管理工作，需将重点放置在档案资源共享和档案数字化两方面，首先学校要投入人力财力推进档案数字化建设进程，同时还需严格遵守相应原则，科学合理编制数字化建设工作计划，重点加强监督管理，以便有效保障档案数字化工作的顺利有序开展。同时，还需基于最大化满足广大用户使用需求基础上，构建完整档案数字化目录，形成各个单位协同努力的局面。

4.强化标准建设，提升标准化程度。

在信息时代下，加强学校档案信息化标准建设，需做到几点：第一，必须要加强学校档案信息化方面规章制度和原则的建设，明确学校档案管理信息化建设中的相关理念、定义以及方法等，同时还可以通过制定档案收集整理鉴定标准、专业名词术语标准以及库房建设标准等，进而规范化的管理档案。第二，加强软件、硬件的标准化建设，学校在进行档案信息化建设过程中，——定要全面考虑数据库的标准格式、软件的配置标准、硬件选择标准等，同时还必须要加强电子产品的更新和维护，根据当前学校档案管理的实际情况，引入信息化设备，比如扫描复印仪、数码相机等。

5.队伍上注重档案专业管理人才培育。

根据学校档案管理工作的实际，把专业化、职业化作为学校档案管理的核心战斗力来抓。一方面，要加大专业人才的引进力度，注重招聘档案专业背景，又掌握一定计算机信息技术的复合型，以及热爱档案管理工作的人才。

四、结语

总之，学校档案是学校日常教学、管理的重要组成部分，也是学校档案管理的重要内容。随着教育事业的蓬勃发展，对于学校学生的综合素质要求越来越高。通过完善学校档案管理，可以为学校的日常教学和学生的综合素能的培育提供参考，不斷提升学校的综合办学能力，营造出良好的人才培养环境，提升学生专业知识和综合素质，更好地在服务于社会贡献其智慧和力量，推动我国体育事业的发展。

参考文献

[1]张慧林.学校档案管理现代化的现状和对策[J].办公室业务，2019，（7）：101.

[2]殷樟凤.高职高专学校系部档案管理的现状和对策研究[J].电子世界，2014，（12）：274-274.