事业单位档案数字化建设的路径研究

黄艳

摘 要：事业单位在常规工作当中一定要注重并强化档案的管理工作，只有这样才能为相关方面提供及时、准确的信息资源服务。然而从当前的发展趋势来看，以往的档案管理早已不能紧跟时代的脚步，也无法符合新时代的管理要求。所以，事业单位的档案管理工作一定要加快档案数字化建设的脚步，只有这样才能妥善弥补档案管理期间存在的各种弊端，并不断加以发展完善。

关键词：事业单位档案;数字化;问题;路径

档案在事业单位发展进程中不但可以起到推波助澜的作用，而且还可以为事业单位在管理上面碰到的难题指引方向。由此可见，做好档案的科学化管理对加快事业单位发展的脚步有着积极的意义。然而从当前的发展趋势来看，大部分单位在档案管理科学性方面仍然存在某些问题，而此时通过数字化建设就可以妥善处理类似问题。对此，本文针对这些问题进行探讨，并从中找到事业单位档案数字化建设的路径，仅供参考。

1 事业单位档案数字化建设的作用

能够大大提升工作人员的工作水平。站在客观的立场来讲，事业单位也应当具备主要的工作流程，倘若在档案处理阶段由于效率与时间等问题暂缓处理，那么一定会致使工作进行程度有问题，继而对其工作水平产生较大的影响。不管针对录入以及归档环节来说，还是就整理、复核等环节而言，数字化档案管理的渗透均会在无形当中缩短工作时间，继而促进工作人员工作水平的全面提升。诸多的信息、档案均是由相关服务器进行科学处理的，这样会省去大量的人力资源以及物力资源，继而起到节约资金的作用。第二，可以为事业单位谋取丰厚的经济效益。以往单位档案的管理需要依赖以下几个方面的支持：一是空间支持;二是人力支持;三是时间支持;四是财力支持。针对数字化管理来说，其主要通过计算机以及服务器的快速工作大大节约了空间、人力以及物力等相关方面的资源，资源的节约会在无形当中为事业单位谋取可观的效益，而数字化的档案管理完全可以实现增强利润的效果。

2 事业单位档案数字化建设的现状

2.1 纸质档案调阅效率不高

通常情况下，大部分纸质档案均是采取档案柜的方式进行存储的，显然在整个存储期间，因为档案柜倘若发生目录不完整的现象，那么在实际调阅期间只能依赖于相关管理者的预估，而相关管理者又存在较大的流动性，所以如果出现了新的档案管理者，那么会由于对档案存放状况的不了解，在调阅档案期间不知道从哪里着手，所以很容易花费较多的时间和精力去寻找一份档案。不仅如此，纸质档案在具体调阅期间具有一定的繁琐性，显然这样就会无形当中影响到档案的调阅水平，同时也会对事业单位的管理水平带来不利影响。

2.2 纸质档案资料的零散问题比较突出

从当前的发展形势来看，事业单位的档案由某些部分交由相关部门进行管理，显然在具体管理期间很容易发生各自为政的情况，继而对档案的利用率带来不利影响。不仅如此，事业单位在具体发展期间，会慢慢衍生出各种各样的档案，而大部分单位并没有形成切实可行的存储期限界定以及销毁制度，亦或是认为所有档案都有其自身的价值，不能随意销毁，这样久而久之下去就会使得档案愈来愈多，档案存储空间也愈来愈小，继而影响到事业单位未来的档案储存。

2.3 纸质档案存在一定的安全隐患

第一，因为纸张存在易燃、易潮的特性，所以在对这些档案进行存储期间，倘若碰到明火则极易增加燃烧情况出现的概率，显然这样会严重影响到档案自身质量，甚至还会对事业单位其他方面造成无法挽回的后果。第二，纸质档案极易出现发霉等情况，倘若干燥通风设备不健全，那么在多雨天气之下极易增加霉变情况出现的频率，继而对档案的完整性带来不利影响。

3 事业单位档案数字化的路径选择

在对事业单位档案数字化建设现状进行深度剖析以后，笔者结合自身经验提出了以下几条路径：一是对档案数字化管理体系加以完善与优化;二是建立办公室工作衔接节点;三是提高档案数字化管理技术水平;四是培养高素质的档案人员，现分享给大家：

3.1 对档案数字化管理体系加以完善与优化

基于数字化的背景下，事业单位档案一定要慢慢转变为数字档案储存与保护，除了新形成的档案离不开数字化支持以外，当前已有的档案也应当形成相应的数字档案。无论是针对档案录入环节来说，还是就复核环节而言，均需要一套切实可行的制度来对整个体系的运作情况进行科学管理。

3.2 建立办公室工作衔接节点

因为档案数字化管理本身就存在复杂性的特点，所以在对其进行管理期间一定要采取针对性的手段充分确保所有流程的持续性，换言之就是要构建与之相匹配的衔接节点，目的是为了将所有工作流程都串联起来，以便可以顺利完成档案数字化建设工作。站在客观的立场来讲，工作流程环环相扣作为管理工作中重要的组成部分，管理工作也一定要依赖于持续的工作支撑。由此可见，加大节点维护的力度才能确保管理工作的正常开展，同时也可以提升工作水平。

3.3 提高档案数字化管理技术水平

事业单位倘若想要强化档案的数字化管理，那么一定要在已有技术水平之上进行适当的完善，这样才能有效提升档案数字化管理水平，最大限度地确保当前档案的可靠性与真实性，为档案可以增加使用时间提供应有的保障。

3.4 培养高素质的档案人员

和以往档案工作进行对比可以发现，如果想要促使事业单位档案实现数字化建设，那么一定要拥有与之相匹配的人才，同时此类人才还应当具备较强的综合能力。除了要具备基本要求以外，这些人才还应当有一颗持之以恒的心，在工作岗位上能够端正自身工作态度，具备较强的责任意识。如果想要得到这类人才，那么事业单位应当采取公开招聘的方式来对可以担任此类工作的人才进行认真筛选。企业之间的竞争，实质上是人才之间的竞争，事业单位只有培养诸多高素质人才才能加快档案数字化建设的脚步，继而做到与时俱进。

4 结语

本文主要从以上几个方面围绕着事业单位档案数字化建设的路径展开论述，笔者结合自身经验也提出了几点建设性意见，旨在希望可以和相关人士互相交流学习，仅供参考。

参考文献

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