数码照片档案的创新管理研究

叶运强

摘 要：近年来，随着数码相机的使用、信息技术的发展，形成了大量记录企业生产、管理、科研等活动的照片，并逐渐成为档案管理的重要组成。然而，数码照片档案管理中尚存在各种问题，不利于用户使用和体现价值。本文首先分析了数码照片的概述，然后分析了数码照片档案管理的问题，最后探讨了相关的解决措施，供相关人员借鉴。

关键词：数码照片;档案管理;问题;措施

在数码相机广泛普及的背景下，各领域的工作都形成了数码照片，为档案资源的丰富创造了条件。现阶段，档案管理部门并未制定有效措施管理数码照片檔案，管理效果不如人意。和其他档案相比，数码照片档案管理起步晚，但是由于数码照片发展快，导致其的管理相对滞后。对此，需要深入了解数码照片档案的管理问题，并选用合适措施进行解决，进而提高数码照片档案的管理水平。

1 数码照片的概述

数码照片是用数码相机拍摄或扫描仪扫描，用数码的形式存储于硬盘、存储卡、光盘等载体，借助计算机系统处理和阅读，并在网络上传送的文件。若此照片有保存价值，则称为数码照片档案，具有这样几个特点：

第一，易形成海量数据，安全性受到威胁。数码照片的获取成本低，使用方便，相同场景的照片多，若不科学鉴定和筛选归档照片，就会形成大量的数据，降低照片的存储价值。在安全方面，电子文件易被删除和更改，若不及时归档或保护，就会丢失数据，影响数码照片档案的安全性。

第二，由档案人员、拍摄人员共同完成归档工作。如若数码照片被认定为属于归档照片，需要安排专人明确归档号，再由拍摄人员详细说明[1]。和文书管理不同，数码照片档案必须由拍摄人员阐述，不在场的人员是不能准确写出照片背景、时间、人物等要素的。

第三，文字说明和照片共同组成照片档案。和纸质档案不同，照片档案表现的只是事件的某个瞬间，能够说明和反映事实的局限性，需要对照片的多个要素进行文字注解。若缺少文字说明，就无法详细了解照片内容，降低档案的利用价值。文字说明、数码照片是不同的载体，两者密不可分，但是其载体形式又具备分离性。

2 数码照片档案管理的问题

1）数码照片档案管理制度不完善。现如今，各单位在开展数码照片档案管理工作时，执行着国家的相关规范，也结合单位情况制定了管理机制。但是从实际来看，很多单位在管理照片档案时，仍处于一种无章可循的状态，严重影响着管理工作的进行。另一方面，个别单位制定了和数码照片相关的使用、归档规范，然而部分描述比较空泛，可行性不强，具体表现为：（1）数码照片的信息载体为纸质，文字说明和照片相分离，影响着使用者对照片完整性、真实性的判断。（2）未详细说明照片的存储和整理，多凭借经验开展工作，严重影响着数码照片的有效管理[2]。

2）缺乏管理意识，收集归档困难。数码照片档案管理起步晚，处于档案管理的配角地位，档案部门和归口部门不够重视此工作，缺乏管理意识。归口部门更加重视拍摄完成度，忽视对照片的归档，表现为：（1）缺乏归档意识，造成档案资料流失。（2）未及时整理、描述照片信息，不利于后续工作的开展。（3）忽视照片的筛选，统一归档清晰度低、重复性高的照片，影响档案的使用。

3）漏归、损失现象严重。分析得知，数码照片档案管理出现损失、漏归的原因为：（1）数码照片的存在多依赖于计算机、储存设施，一旦这些介质出现故障，就会造成照片丢失。（2）计算机感染病毒后，会破坏数码照片，甚至导致照片丢失。（3）数码照片形成困难，除拍摄人员外，其他人很难了解到拍摄的具体情况，最终出现照片漏归问题。（4）拍摄人员、管理人员工作繁重，且没有明确的分工，这是导致数码照片流失的主要原因。

3 数码照片档案的创新管理

1）健全数码照片档案管理制度。作为声像档案的一种，数码照片虽然具备电子文件特征，但是其保存方式、管理方法仍和其他档案的管理有区别，体现着电子文件的属性。要想做好数码照片档案的管理工作，首先就要制定完善的管理制度，明确数码照片档案的保管、收集、使用、整理等工作要求和内容，确保管理工作有章可循;理顺档案部门、归口部门的职责和关系，减少重复劳动[3]。其次，定期对照片产生部门进行指导和监督，形成工作责任制，确保档案资料的完整收集。最后，注意照片的形成标准，对其的分辨率、格式等提出要求，保证成片质量，提高管理效率。

2）转变管理理念，完善收集归档工作。为了更好的开展数码照片档案管理工作，必须转变传统的管理理念，提高单位每位员工对照片档案的重视程度，使其自觉参与到数码照片档案管理中。数码照片档案的源头是收集归档照片档案，负责人为归口部门的照片拍摄人员，档案部门则负责指导收集归档工作，监督归口部门按要求拍摄，做好数码照片的整理和移交，减少重复操作，具体包括[4]：（1）甄选归档照片，剔除场景相近、质量差、内容重复的照片。（2）归档格式为RAW、JPEG等，分辨率不低于1024*768。（3）按事由分类，同组照片由一部数码相机拍摄。（4）详细填写照片的归档说明，描述每张或每组照片的信息。（5）在档案馆接收照片时，要对其进行初步的鉴定。鉴定过程中，确保图文相符、信息齐全。（6）数码照片的档号使用全宗号、期限代码、年度、反映问题、拓展名。举例，某单位2015年的全宗号89，拍摄的照片为本年第一组照片，保存时间为永久，格式为jpg。那么，该组照片的文件名为89-YJ-2015-XX-000.jpg。

3）重视照片档案的长期保管。由于数码照片档案的保存条件、存储介质不同，保存时间也存在一定的差异。通常情况下，多使用光盘、硬盘保存，可单独建立特藏室，按载体要求调整温湿度，便于长时间保存照片档案;制定多套备份制，一套异地备份，一套保存，一套使用，每3年抽检一次，一旦发现读取不清，需要及时复制备份。同时，借助数据转换形式，将数码照片档案转变为缩微胶片储存;每周检查一次服务器的备份情况，发现问题后即刻联系管理部门处理。

4）建立照片档案数据库。通常情况下，数码照片档案分为扫描件、原创性照片两种，其中扫描件通过扫描仪扫描形成，原创性照片则由相机直接拍摄形成。档案信息化是指通过建立数码照片检索库，打破传统载体的界限，满足一体化检索和使用档案信息的要求。对于数码照片档案的信息，可在无效部分编写，其标号可在名称中标注，这样一来，不但能提高数码照片档案管理水平，还能实现信息化的管理目标[5]。

4 小结

综上所述，由于当前的数码照片档案管理仍处于初级阶段，因此多存在管理制度不完善、收集归档困难、损失和漏归严重等问题，影响着数码照片档案的使用和作用的发挥。对此，档案部门应主动探索数码照片档案管理特征，转变管理理念，健全管理制度。同时，完善数码照片档案的收集和归档工作，重视对其的长期保管，建立数据库，不断提升数码照片档案管理水平，充分发挥数码照片档案的实用价值。

参考文献

[1]胡惠萍.数码照片档案管理的创新实践探索[J].卷宗，2017，26（12）：85-85.

[2]杨利军，巫宇清，田甜等.数码照片档案格式选择研究[J].档案与建设，2017，33（10）：8-10，7.

[3]廖思兰.数码照片档案的归档与管理[J].城建档案，2017，18（1）：36-37.

[4]王莉.数码照片档案管理的粗浅思考[J].佳木斯职业学院学报，2016，14（9）：481-482.

[5]戴建华.探析数码照片档案管理办法[J].卷宗，2017，20（5）：36-37.