浅谈事业单位档案管理信息化建设

李岩

摘 要：随着经济社会的不断发展、我国科技水平逐渐提高，信息化已然成为发展的一大潮流。信息化给我们生活的各个方面带来极大的便捷，它已经成为我们生活中不可或缺的一部分。而做为传统事业单位的档案管理模式却已经不再适应这一发展模式，这使得传统事业单位的档案管理模式在工作时面临巨大的困难。利用信息技术无疑是解决这一问题的最佳方法。这篇文章就是对事业单位档案管理信息化建设进行简单的探讨和分析。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;方法策略

1 规范事业单位的档案管理制度

随着科技的逐步发展，我国的档案管理模式也随之改变，由传统的保护管理方式转变为信息管理，实现了信息的共享性，使很多人更加方便地利用信息。但是，如果想要档案管理信息被更加有效地利用，发挥它的最大作用，使档案管理制度有序的进行，就必须建立相应的规章制度，使事业单位的档案管理制度更加规范化。而这个档案管理制度建立也是有一定要求的，即必须符合国家制定的相关标准。首先，应严格按照国家制定的著录原则、方法、格式等方面将信息录入档案，实现统一录入信息，以免在日后的檢索中出现错误，影响对数据的使用。其次，使用统一规范的数据库硬件、软件等制定档案，并对纸质档案进行统一归档，使信息更加有序化、便捷化，以便事业单位内部更加便利的使用信息资源。因此，规范的档案管理制度在实现档案管理信息化中占据重要地位，是其实现档案管理制度信息化的关键。

2 加强单位档案管理服务的基础设施建设

建设好基础设施是建设好档案管理信息化的重中之重，这里的设施基础指的就是计算机、打印机、扫描仪等硬件设施。而软件设施指的就是计算机技术、互联网等现代化的通讯技术。在软件设施方面，利用新型的信息技术来实现对档案信息的收集、储蓄、加工、使用和传输。在硬件设施方面，事业单位就要以自身的实际情况为准，理性购买电子设备。但是，电子信息设备的使用也是有一定周期性的，这就要求安排专业人员对电子信息设备进行定期的检查与维修，保证工作正常进行的同时也延长电子产品的使用寿命，从而降低事业单位的成本。除此之外，在购买硬件设备的同时，事业单位还应当提前了解电子设备的性能，选择性能好的设备，为档案管理提供资源，以便更好的实现档案管理信息化。

3 保障档案管理信息化建设的安全性

在这个电子信息技术日益普及的时代，信息技术给我们带来极大便利的同时，信息安全问题也随之而来。在档案管理信息化中同样也存在安全问题。所以，事业单位在加强档案信息化建设的过程中，要着重档案信息的安全，提升档案管理信息的安全意识，加强信息安全建设，努力为档案信息提供安全保障。在这个讲求信息透明的时代，各种网络信息都是公开的，许多不法分子就利用这一漏洞，盗取他人信息，导致他人信息泄露，对别人和社会都会造成一定的危害。因此，为应对这一信息安全问题，档案管理人员应对机密文件加强防护，进行两次防护，即设置单独的密码，对访问设立权限的同时也要进行身份验证。除此之外，档案信息管理人员还要对网络信息进行严格的把控，谨慎使用，注意上网安全。为避免网路出现安全问题，相关的技术人员也要设立网络防火墙，增强档案信息的安全性。最后，事业单位要按照国家相关的要求，严格执行国家规定的各项事务来保障档案信息的安全，如在事业单位内部配置好档案柜、防盗窗等，严格保护档案信息安全，提高保护能力。

4 事业单位档案管理信息化建设有效策略

目前，我国档案管理信息化建设还没有完善，还处于人工与智能化相交接的阶段，这一时期中，人工操作与计算机处理相结合。电子档案的录入、归类等事项还需要人工处理。由此可见，事业单位内部的主要任务离不开工作人员这一主要问题就要求了工作人员不仅要熟练掌握档案管理的知识与技能，还要能够熟练使用计算机等电子设备。但是，目前很多事业单位却是因循守旧、故步自封，仍然采用传统的信息管理模式。这种利用人工操作的模式，不仅大大降低了处理信息的效率，并且，还很容易出现一些错误。与此同时，这也极大的消耗人力，给工作人员带来了巨大的负担。创新是社会发展的动力，对于档案管理也是如此，创新可以促进事业单位的改革。传统的档案管理模式已经不再适应现在社会发展的要求，这就需要我们创新。在创新制度这个过程中，最重要的就是提高技术人员的综合素质，促进技术人员全面发展。只有综合素质提高了，才能更快更有效的实现事业单位档案管理信息化的目标。如果想要实现这一目标，首先，事业单位内部要加强相关技术人员的管理与培训，为他们提供更多的学习机会，促进学习与交流，以便提高信息化管理的能力。平时定期考核，了解员工学习的进程、能力与水平，以便员工能够熟练、准确的掌握信息化管理的技能，提高自身水平。其次，档案管理的工作人员应当发挥主动性，不断提高工作意识，以积极认真的态度对待每一份工作。档案管理人员要学会自主化学习，多花费一些时间和精力去学习和研究信息技术技能。努力提高思想觉悟，加强档案管理信息化的建设。与此同时，一个良好的心态和工作态度也是做好工作、提升自身的重要前提。所以，要积极面对在工作中的种种问题和困难，努力使用自身技能去解决问题，从而有效的促进事业单位内部档案管理信息化，加快事业单位内部档案管理信息化的建设进程。

5 结语

我国社会经济和科学技术的发展共同促进了事业单位档案管理信息化的建设，它是这个社会发展的必然结果。目前，我国事业单位档案管理信息化建设还不完善，信息安全还存在隐患，基础设施的建设也不完善。未来，事业单位档案管理信息化建设的路还跟漫长，且任务重大。所以我们还要肩负重任、砥砺前行。事业单位的领导者不仅要认识到档案管理信息化建设的重要性，还要站在宏观经济的角度上，全面规划和准备信息化建设，了解信息化建设的详细情况，及时发现信息化建设中存在的问题，积极应对，努力解决。除此之外，还要提高事业单位内部工作人员的综合素质，促进员工全面发展，促进事业单位档案管理信息化建设，更好更有效的满足社会的需求，发挥出信息化技术的最大作用与价值，努力提升事业单位管理水平和服务效率，满足人民群众的需要，更好的为人民服务。在此，一定要促进档案管理信息化技术的创新，以创新促发展，以创新惠人民。不断促进事业单位内部档案管理工作的与时俱进。

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