电子档案在单位档案管理中的有效运用

摘 要：电子档案是信息化时代，档案管理发展的主要趋势，尤其针对金融业的档案管理，通过现代化的技术手段实现对档案信息的共享和利用，提高档案管理效率的同时还能降低人员成本，是金融企业进行现代化管理的一个重要手段。因此，本文对电子档案在档案管理中的运用进行研究，试图为之提供行之有效的可行性建议。

关键词：电子档案;档案管理;管理体制

档案的形式和内容具有一些原始的标记，其中包括形成日期、签名以及档案本身物质载体的形式，这些原始的印记充分体现了档案的记录性质，并且决定了档案管理工作的独特性。档案管理主要是通过科学的理论和方法进行收集、保管、整理和开发利用各种门类和载体的档案。在信息化时代，电子档案在金融业档案管理中的应用越来越普遍，通过网络实现档案信息的综合利用，提升档案管理工作效率的同时降低档案管理工作的人力成本。电子档案管理依托于现代互联网技术，网络扩大了档案数据采集的容量，巨大的信息量使得档案的描述内容更加繁琐。此外，电子文件的数据单元可以随时随地进行拆分和组合，这就使得掌握数据单元的来源信息尤为重要。

1 电子档案特点及优势评价

电子档案区别于传统的纸质档案，主要是指通过计算机磁盘等设备进行存储，在互联网进行信息传播，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。现阶段，电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带以及光盘。电子档案归档主要通过磁带和光盘完成。在互联网时代，电子档案很大一部分通过互联网进行资源共享，这就使得电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在网络空间，提高了档案利用的便利性。相较于传统的纸质档案，电子档案信息具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性以及系统依赖性等特点。

信息化时代，电子技术和计算机技术迅速向各行各业渗透，传统的纸张工作环境正在向电子环境迁移，并且朝着无纸化、电子化方向发展。在电子信息高速发展的大背景下，电子文件种类日益丰富，包括电子档案、数据库文件、视频文件，电子文件格式多样化、更新速度快，在各部门以及各领域当中，电子档案的应用更加广泛。

在电子档案管理过程中，人、系统以及技术是密不可分，相互影响的整体，需要对其进行集成化管理，而人是最主要，也是最具影响的因素。越来越多的企业已经认识到电子档案管理的重要性，将电子档案管理纳入企业发展战略以及配套的保障体系当中。在电子档案管理当中建立一个更加全和科学的系统，变革传统的档案管理方法，在信息化时代重塑档案管理的角色，并将其应用于实际生产当中，每个人都要成为档案管理的参与者，承担行营的社会责任。电子档案管理技术的进步要求档案管理从业人员剧本新的技术和能力，尤其是在大数据环境下，数据增长迅猛，电子档案出现冗余过载现象，由此导致大量的数据信息缺乏背景信息，档案的真实性和准确性难以保证，而对于档案管理人员而言，从大量的电子档案中确定出有价值的数据就显得格外困难。因此，探索符合时代潮流的电子档案管理的技术势在必行。

2 电子档案管理模式的运用

我国关于电子档案管理的研究从20世纪80年代开始起步的，现阶段关注的重点是开发相关核心技术和产品，改善我国电子档案管理的整体水平。电子档案是开展业务活动所需要的重要信息元，这些信息可以为业务决策以及后续活动提供有力支持，因此，档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求。下面就对电子档案管理的运用进行阐述：

2.1 文档信息利用一体化建设

文档信息利用一体化建设，可以直接通过文档检索系统查找所需要的文件档案。在网络技术日趋成熟的今天，办公自动化程度越来越高，档案管理也逐渐朝着网络化的方向发展，在办公自动化条件下，人们可以随时随地通过网络进行文件传输，文件和档案之间不再有明确的划分界限，利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已处理完毕的文件归档。文档一体化系统是实现电子文件全过程管理的重要平台，在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或者销毁的全过程实施管理和控制，确保电子文档的真实性和完整性。

2.2 电子档案管理的标准化建设

加强电子档案管理的标准化建设，从电子档案管理系统标准化建设、管理制度标准化入手，对电子档案自身标准化建设，电子档案的载体以及格式将是核心部分，元数据作为描述电子档案存在的数据单元，僵尸推进电子档案自身标准化建设的重点。在电子档案管理系统标准化建设方面，需要进一步明确电子档案管理系统的功能需求标准及其实现方式，可以借鉴国外成熟的电子档案管理系统设计标准。在电子档案管理制度标准化建设方面，可以从顶层设计、基层建设、区域协作三个方面进行重点研究。

2.3 电子档案的安全化管理

在信息化时代，互联网给人们提供了信息资源共享的平台，带给人们更多便利的同时，安全问题也成为人们关注的焦点。在电子档案管理工作中，构建系统、健全的安全保障体系，对企事业单位尤其是金融业有着非常重要的意义。确保电子档案的安全性，是需要保护其中每一个客户信息的完整性和隐私，在硬件方面，需要通过服务器运行状态监控来实时监控硬件设备的运行状态;网络安全方面，需要对存储在服务器中的电子档案进行定期检测和扫描，避免感染病毒，同时通过防火墙来保障內外网的安全。另外，电子档案管理当中，人是关键要素，档案管理人员要提高自身的安全素养和安全管理意识，防患于未然。

3 总结

综上所述，信息化时代数据信息不断扩增，人们工作生活记录以及交流和业务办理过程中会产生大量的数据信息，其中长期保存的部分成为档案。档案作为一种重要的信息源，已经成为企业管理的重点，对于档案信息的存储、传递、利用提出了更高的要求。电子档案的出现带给人们更多方便的同时，也给管理者带来了一些困扰，电子信息更灵活、安全风险较大，企业需要获取准确有效的信息，就需要进行科学管理。

参考文献

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作者简介

张晓静，女，本科，中国人民银行济南分行，研究方向：档案管理。