加强高校干部人事档案信息化管理之我见

摘 要：加强高校干部人事档案信息化管理，是提高工作效率的需要，是优质服务干部选拔的需要，是高等教育信息化建设的需要。应强化意识，建章立制;培养人才，加大投入;科学建设，讲究实效。

关键词：高校;人事档案;信息化

基金项目：2018年度广西高校中青年教师基础能力提升项目“新常态下高校干部人事档案信息化建设研究”（项目编号：2018KY1108）。

高校干部人事档案是组织、人事部门对干部职工进行管理、考核的原始记录，它记载着个人学习和工作经历，是识人用人的第一手资料，在高校人才选拔、职称评聘、工资晋升等方面发挥着越来越重要的作用。进入“互联网+”时代，校内外各方面对干部人事档案管理提出更高要求，传统的管理办法已难以满足高校管理发展之需， 亟需加强高校干部人事档案信息化管理。

1 加强高校干部人事档案信息化管理的重要性

加强高校干部人事档案信息化管理，既能提高档案工作水平，还能更好地服务干部工作，进而促进高等教育事业的发展。

1.1 是提高工作效率的需要

传统的干部人事档案管理，主要是纸质手工操作和封闭式管理，费时费力，工作量大且易出差错，对档案的补充更新也不及时。实施信息化管理，可以发挥计算机智能之长，提高工作效率，还可对档案信息直接进行归类、分析与采取，更便于储存、查询和修改，既降低成本还提升准确率，且优化工作环境。

1.2 是优质服务干部选拔的需要

干部人事档案是识别、培养、考察和任用优秀干部的重要依据，尤其在当前干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的严格要求下，通过建立档案信息数据库，可快速便捷查询干部人事的个人履历表、基本信息、职位变动特别是干部忠诚干净担当等相关资料，为全面历史辩证地评价干部提供更全面翔实的档案信息，对学校干部队伍的整体情况有基本的把握和判断。

1.3 是高等教育信息化建设的需要

高等教育信息化是高等教育事业发展的重要支撑。高校干部人事档案信息化管理是高等教育信息化建设的重要一环，关系到高校治理、综合改革、内涵建设，是推动高等教育信息化建设的主要力量。

2 高校干部人事档案信息化管理存在问题

当前，在互联网的推动和支持下，高校干部人事档案数字化建设发展很快，但仍存在一些问题。

2.1 认识不足，重视不够

个别领导或相关人员对干部人事档案信息化工作的功能和作用片面认识，认为这只是一项辅助性的工作，可有可无，与学校中心工作关系不大，致使嘴上指示，纸上批示，实际上不落实。

2.2 人员经费，难以落实

由于编制所限，干部人事档案信息化工作不设专岗，只由其它岗工作人员兼职，或有专人负责，但业务能力不强，有的甚至一边进行信息化建设，一边依然采用传统的手工方式来进行分类、装订，难以适应新常态下干部人事档案信息化工作;干部人事档案信息化有赖于硬件支持，而很多高校经费紧张，或舍不得投入，以致项目建设或设备更新比较滞后，影响档案信息化的发展。

2.3 功能不全，难以共享

从一些高校干部人事档案信息系统平台看，数据库相对简单，信息完整度不够，难以满足工作之需。由于系统软件问题、技术问题造成信息不兼容或不接地气，或标准不统一，很难形成资源共享，各个部门真正实际应用系统平台于工作中的依然有限，只好各自运作部门小平台。

3 高校干部人事档案信息化管理对策

3.1 强化意识，建章立制

高校领导要带头树立先进的档案信息化管理意识，把此项工作放在一个比较重要的位置。大力宣传、支持干部人事档案信息化建设，组织成立专门领导小组，谋划、推进项目建设。影响带动教职员工特别是档案管理人员，不断强化人事档案信息化管理意识，推动信息化建设发展。

要建立健全规章制度，确保档案信息化管理工作在制度規范下进行。从外部环境看，要注重法律条例的保护运用，确保档案管理的信息化建设“有法可依”，“依法”是档案工作得以顺利开展的前提条件，而计算机信息技术是凭借的工具手段;从内部环境看，要在严格落实信息化管理基本职责、基本制度基础上，进一步完善工作机制， 建立监督检查制度。要对信息化工作定期检查监督， 通过自查互查，及时发现、解决工作中存在的问题，促进干部人事档案信息化管理工作。

3.2 培养人才，加大投入

高校要从实际出发，争取上级人事政策支持，科学设置干部人事档案管理机构，合理配备管理人员。在不断提高思想政治素质的同时，要加强管理人员的信息化培训，树立信息化管理理念，完善知识结构，提高专业水平，打造出一支政治可靠、技术过硬的档案信息化人才队伍。

争取将学校干部人事档案信息化建设经费纳入当地财政预算。根据自身财力，有计划、有步骤地加大投入，在完善基础设施的前提下不断加强档案的技术装备。对常用又易损的材料抢救式进行数字化，待条件成熟后再建设其余，既减少盲目投入，还可避免资源浪费。

3.3 科学建设，讲究实效

应建设符合学校实际情况的干部人事档案管理系统。系统应具有档案扫描、图像处理、目录管理、数据分析、网上查阅、业务管理、输出打印等功能，既有安全性、可升级还能兼容，并能对接数字化校园建设，起到共享作用。

从目前广西部分高校情况看，完全依靠学校自身的人力、物力和财力来独立完成干部人事档案信息化建设还不太现实。于是，有的高校探索选择外包方式，即选择具备“档案工作”和“保密工作”双资质的专业公司，完成档案信息化的审核、录入、扫描和系统建设等，短期内基本实现干部人事档案的信息化，这是当前快速高效实现信息化的捷径。

参考文献

[1]张青松.人事档案信息化管理与服务工作之探析[J].科技风，2018（12）：178.

[2]黄文荣.干部人事档案信息化建设应统筹规划与实施[J].黑龙江科技信息，2017（15）：257.

[3]纪华恩.高校干部人事档案数字化建设问题研究[J].中国管理信息化，2018（10）：184.

[4]沈冰洲.浅析高校人事档案信息化建设[J].现代国企研究，2016.1（下）：156.

作者简介

黄彪虎（1963-），男，壮族，广西龙州人，硕士研究生，广西经贸职业技术学院教授，研究方向：农村现代流通与人力资源管理，教授。