电子档案自动分类鉴定的应用研究

摘 要：档案文献资料的储存异常丰富，使用价值非常高，但是在对各种不同类型的文献资料进行储存的时候，需要的人力、物力普遍比较大，同时其中的备份数额也比较多，这样就无法保证工作效率。本文针对电子档案自动分类鉴定的具体应用情况进行分析，为电子档案管理水平提升提供有效保障。

关键词：电子档案;自动分类;分类鉴定;应用措施

电子档案管理工作在以往的开展和具体操作过程中，通常情况下都是直接由多位管理人员利用人工操作的方式，对各种不同类型的档案、文献、信息数据资料资源等进行分类和整合。这种传统的人工管理方法，不仅效率非常低，而且以人工的方式来进行，很有可能会由于人为因素的影响，导致档案管理的水平一直无法得到有效提升，甚至还有可能会留下一些漏洞问题。久而久之，对我国当前的档案文献资料信息的管理、整合和鉴定造成了非常大的影响，甚至电子档案的利用率也无法得到有效提升。尤其是在当前信息技术不断进步和快速发展的背景下，在对电子档案进行分类管理的时候，可以利用自动化的方式，这样不仅可以达到良好的管理效果，而且还可以提高电子档案的利用率。

1 电子档案自动分类鉴定现存問题分析

科学技术的不断进步和快速发展，对社会当前的很多领域发展而言，具有非常重要的影响和作用，所以这些高新的科学技术被广泛应用在各个地方。电子档案在日常管理过程中，为了提高管理效率和管理质量，将自动分类技术以及分类系统合理的应用其中，应用效果普遍比较良好。但是电子档案自动分类鉴定系统在实际应用过程中，也会受到一些因素的影响，导致其自身存在的问题也比较多。由于受到这些问题的影响，不仅无法实现信息资源的共享，而且也无法保证电子档案资源的时效性。

1.1 硬件设备现存问题

在对现阶段电子档案管理现状进行结合分析的时候，发现在很多具有综合性应用特征的电子档案场所，其内部的组织体系或者是现有的管理人员水平都不是很理想。与此同时，无论是现有的制度或者是人工，都无法实现与电子档案自动分类管理体系之间建立良好的配合，也无法实现一致性。甚至在很多关键性的环节，还仍然处于非常落后的状态，所以很多场所在对电子档案进行管理的时候，仍然选择利用最传统的方式，也就是利用人工方式与自动分类管理相互结合的方式[1]。但是这种方法在实际应用过程中的效果并不好，甚至还会阻碍电子档案自动分类系统的构建和利用。

1.2 无法及时转化纸质档案资源

部分档案信息资源在统计和具体应用过程中，通常情况下都只有文献资料的这种存在形式。这种类型的资料无法直接通过扫描技术就可以直接转变成为相对应的电子信息，这些资料具有非常严重的不健全性，而正是由于这种问题，对档案资源的信息化建设和发展造成了非常严重的阻碍影响。比如，在与实际情况进行结合分析的时候，发现在现阶段很多事业单位在日常运作和发展过程中，对档案资源管理的重视程度普遍比较低。还有很多单位并没有配置符合实际要求的设备、体系，这样就很难保证电子档案自动分类系统可以真正有效的落实到实处。比较常见的日常填写电子表格，对员工而言必须要进行电子文件备份，但是在具体操作过程中，更多的是以人工的方式来进行。人工长期处于一种高负荷的工作状态下，很容易出现错误，甚至还会导致很多电子信息资源的准确性受到严重威胁[2]。除此之外，电子档案管理工作在开展时，并没有与其他部门之间建立良好的合作关系。很多文献资料资源只能通过现实中的采集方式来进行，比如很多纸质资源在搜集和整理时，就很难将这些资源转化成为电子档案资源。

2 电子档案自动分类鉴定的具体应用措施

随着高新技术的不断进步和快速发展，越来越多的新型技术被广泛应用在各个领域中，这些技术的整体应用效果普遍比较良好。电子档案管理理念的提出以及在现实生活中的合理利用，不仅可以减轻人工的负担，而且还可以提高电子档案信息资源的整体利用率。对于电子档案而言，要想实现自动分类鉴定，就必须要以自动化的方式实现全方位档案的编辑、制定和管理。尤其是在管理方面，要制定和落实符合实际要求的管理体系，与传统人工操作方式进行结合，对现有的管理系统进行完善和优化。与此同时，还要对一些高新科学技术手段进行引进和利用，这样可以在其起到良好的辅助作用，对电子档案自动分类鉴定效率和水平提升而言，具有非常重要的影响和作用。

2.1 全面协调电子档案的分类管理

档案的分类管理一直以来都可以被看作是电子档案管理工作在具体开展过程中非常重要的环节，同时也是其中必不可少的重要组成部分。所以在日常管理过程中，为了保证管理效率和质量可以得到有效提升，就必须要保证遵循最基本不被改动的原则，同时还要尊重电子档案原本的发展态势。对于电子档案而言，对其开展分类管理必须要与电子档案管理的各个环节进行协同操作，这样才能够达到良好的应用效果[3]。某一类电子档案的分类或者是编辑，通常情况下都会与其他类电子档案的管理产生一定的联系。所以在这种形势下，必须要结合实际情况，对分类方式进行科学合理的制定和利用，这样可以促使电子档案分类的合理性和科学性。除此之外，在对电子档案管理进行分类考虑的时候，应当从全局的角度出发，对各个门类在其中的影响和作用进行综合分析，这样可以从中找到具有系统化、统一化特征的管理分类方式，对档案分类工作的有效落实具有实质性意义。

2.2 结合具体实践与电子档案分类理论

要想从根本上保证电子档案自动分类鉴定的效果，就必须要保证电子档案分类本身具有合理性和有效性。在分类时，要经过统一的布局和规划，在理论的基础上，还要与实践进行结合，这样才能够保证电子档案自动分类可以真正有效的落实到实处。其实，电子档案的分类管理与实践都是必须要按照规定的原则来开展，所以必须要接受全局的统一协调和规划，不能够直接对电子档案进行一些不正确的分类和鉴定。只有这样，才能够在实践中逐渐建立起符合实际要求，同时具有系统性和严谨性特的电子档案自动分类鉴定体系。

3 结束语

电子档案自动分类鉴定的提出以及相对应模式的构建和利用，不仅可以对现存问题进行妥善处理，而且还可以实现对电子档案管理水平的有效提升。在保证电子档案信息资源利用率得到有效提升的基础上，可以实现自动分类与鉴定的有效落实。

参考文献

[1]陈会明，史爱丽，王宁，金文光.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战——以北京市市场监督管理局为例[J].档案与建设，2019（07）：53-56.

[2]陶水龙，薛四新，田雷.电子档案管理系统通用功能要求研究[J].中国档案，2019（05）：66-67.

[3]尹爱梅.基于信息化的国库会计档案管理电子化研究[J].现代经济信息，2018（22）：163-164.

作者简介

吴娜（1980-），女，汉，山西省吕梁市文水县，本科，馆员，研究方向：档案分类管理保密。