大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨

高宏璟

摘 要：大数据的本质是将一种或者多种事物的相关信息实施归纳与存档，凭借这一系列活动来进一步给人们的相关操作带来便捷，不但能够让人们通过便利的手段得到相应的信息，还可以在很大程度上减少搜寻信息所需要耗费的资金等，于是乎大数据被广泛运用于各种事业单位。此篇文章结合各事业单位对电子档案信息化管理的现有情况进行实际分析探索，以便从中发掘出它在整个发展过程当中所需克服的重点隐患，同时针对相关问题找出相应的解决手段，希望能够给档案管理工作提供些许帮助。

关键词：大数据背景;电子档案;信息化管理

1 事业单位实施电子档案信息化管理的背景

事业单位直接归属于国家政府机构进行相关管理的单位，它的人事部署有着非常严苛的选择以及分配策略，在它的进一步发展历程上，对于相关档案的注重力度也越来越大。如今情况下， 各级事业部门对档案管理部分工作意识较为缺乏，为了清晰明了的将职工档案及相关业务档案进行管理，必须要采用大数据系统，加大电子档案信息化建设的力度，为早日实行信息化管理打下坚实的基础。然而，就现有情况来看，在其进一步发展的道路上，依旧存在着各式各样的阻碍问题，事业单位在信息化档案管理上同政府机关及发达企业单位相比，信息化整合速率較慢。另外，现代社会中信息化不断进步，事业单位档案管理部门可以利用互联网进行信息交流，档案管理中遇到的问题。

2 事业单位电子档案信息化管理中存在的问题

1）领导者不重视档案管理工作。最近几年，即使国家相关事业单位在档案管理工作上有了一定的进步，但是很多地方的事业单位档案管理进入了一个瓶颈期。在绝大层面上往往因为领导者忽视档案管理工作的重要性，不承认它在单位整体活动当中所承担的关键作用，对档案管理的理解依旧滞留于表面，从而浅显的觉得档案管理工作就是简单的将职工档案及单位重要文件进行存放，并且忽视对相关从业人员的选取与培训工作，使得档案管理人员在平时的工作当中仅能遵照职工的信息进行录取，并没有形成主动管理的思维。

2）缺乏宏观指导和统筹规划。与企业单位相比，事业单位人员岗位竞争相对较小，在日常的奖励、惩罚体系中有相应的误差性，长此以往会造成员工在无意识的情况下形成一种做不做都一样的思想，极大程度的耽误了各项工作水平的提高。在电子档案信息化管理过程下，事业单位在相关筹备规划的实力偏弱，基本可以从下面几个列子得出。首先是因为在事业单位上班的职工没有硬性的业绩要求，其大量工作压力来自于高层领导，从而使得许多员工不将心思放在日常工作上，并且责任感也非常弱。所以就档案管理来讲，相关从业人员也仅仅是维持现状，无法实现与时代相接轨，更无法接受新理念、新思维，运用新方法。其次是因为在人才选择过程中，事业单位忽视了档案管理工作，所以领导人员不想在这上面耗费额外的财力、物力以及精力。最后一点，因为前面的两个原因导致相关档案管理部门没有专业的工作人员进行指导，使得他们的管理方法不够完善，大大拉低了档案管理的工作进展速率，对档案管理工作的进一步提升造成了不好的影响。

3）档案管理人员的综合素质较差。电子档案信息化管理的完善运作十分需要高水平的管理人员，部分事业单位的档案管理人员的综合实力与素质不足以胜任相关岗位。一部分是将要到达退休年龄的老人，一部分则是非专业人员或作为兼职完成档案管理工作，他们只能进行简单的纸质档案录入，再实行相关的分类保存。在大数据时代，信息高速发展的，为了有效地管理电子档案，事业单位的档案管理人员不单单要拥有基本的业务能力，更要具有高超的管理水平。

4）缺乏有效的档案信息知识库。大数据背景下的电子档案信息化不但完善了档案管理的形式，更是对管理水平的大力推动。另外，在不同时代背景意义下，档案管理工作也会产生新的意义，不只是简单的对数据进行录入，最重要的部分是对档案的管理、利用和开发。但是，我国事业单位的档案信息库的数据较少，不能很好地帮助单位进行档案管理。因此信息知识库的缺失也是制约档案管理工作进一步发展的重要原因。

3 促进事业单位档案管理信息化建设的对策

1）运用先进的科学文化知识开展档案管理工作。档案管理的本质也是知识管理，事业单位不断进步，随之而来的是对档案管理能力的更高要求。如今，事业单位对档案管理的要求也由以往的片面变得逐渐完善，更关键的是对里面所蕴藏信息的管理。于是乎，引用更为先进的科学文化知识对档案进行管理是不可懈怠的。

2）加速人才培养与引进。优良的档案管理体系建立需要优秀工作者的努力，所以相关事业单位必须加大对人才引进及培养的力度，详细可以参照下列几种方案实施。首先，事业单位应当采取内部竞选的方法来进行管理人员的选拔，着重挑选具有强大责任心、拥有较高专业素质水准的技术人员，进行相关的档案管理工作。 必须使用恰当的手段进行人才选拔，让更多的综合性人才有更好的发展空间、进入政府机构。其次，必须要加大对从业人员的训练力度，从而让他们能尽快的适应自己的工作环境，同时尽快的把握档案管理的关键内容。最后，最好定期举行专家访谈，侧方位让全体工作人员了解档案管理的重要性从而推动管理事业的发展。

3）基于知识管理进行档案管理信息化建设。想要让档案管理更加明确，事业单位必须把以往的档案管理与知识体系相结合，将新的管理技巧融入到档案的信息化建设，以此来更好地对档案管理实施管理。与此同时，事业单位应灵活的使用知识原理，将单位原有的数据和信息通过知识管理改变认知，将单位原有的档案管理变成单位信息化的来源。

4）转变职工观念，大力推广档案信息化建设。事业单位的大部分职工不能理解档案管理含义，在他们眼中，档案管理只是档案看管，但是随着时代的进步，档案管理这项任务有了新的意义，所以单位职工必须转变以往的看法，准确地认识到它的重要性。另外，事业单位还必须加大档案信息化建设的推广力度。

5）强化档案信息管理者的信息化意识。事业单位的领导拥有绝对的决定权，为了让信息化建设良好的发展，首先不同单位领导人员应提升自己的信息化建设思维;而后，管理人员应该给职工灌输信息化管理的好处等意识;最后，平时的工作上应该拟定相应的规章制度，让员工在良好的工作环境中拼搏。

6）实现纸质信息与无纸化信息相融合。随着信息技术的改革与发展，许多事业单位开始利用各种办公软件和音视频技术进行制作和记录，不仅能够将传统的手工纸质模式进行优化，还能够提升工作效率和工作质量。不仅如此，实现无纸化办公，利用各种办公软件和音视频技术进行制作，能够将各项工作内容及时高效地进行传递。同时，还能够减少各项工作信息偏差问题，提升工作的精确度和准确度。

4 结语

经过上文的解析不难得出，由于科学技术的不断进步，不同行业都将面临一场新改革，以大数据为背景前提，电子化档案信息管理是档案管理改革道路的必然结果。信息化档案管理可以将以往的缺陷大幅度摒除，给事业单位的发展创造新的条件。

参考文献

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[2]吕焱.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].办公室业务，2019（07）：49.

[3]李霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：161-162.