现代办公技术对档案管理的影响及对策

摘 要：伴随着信息技术的发展，办公自动化已经发展成为档案管理中的重要组成部分，文件管理已经开始从纸质朝着电子文件的方向发展，这与传统的档案管理而言是较大的挑战。传统的档案管理主要是以纸质为主的，档案管理工作会耗费大量的时间，而且很容易出现差错，但是现代办公技术的出现是建立在计算机档案管理的基础上展开的，档案管理的时效性以及准确性都有着明显的提升。所以，本文分析了档案管理工作的具体情况，深入的剖析了现代办公技术对档案管理工作的影响和对策。

关键词：现代办公技术;档案管理;影响;对策

1 引言

伴隨着现代科学技术的迅猛发展，现代办公技术在社会各个层面上都有着较为广泛的运用，借此也产生了电子档案。电子档案的产生便捷了人们的工作，缩小了信息的保存、实现了信息资源的共享，但同时也给档案管理工作带来了问题与挑战，现代办公技术的出现给档案管理工作带来何种影响，需采取怎样的对策，这些都是档案工作者亟需解决的重要课题。

2 现代技术下档案管理工作的相关概述

所谓的现代技术下的档案管理工作主要是指建立在计算机和计算机系统之上的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的重要作用是实现电子化和无纸化。相比较传统纸质文件而言，电子文件的优势较为明显，具体表现在以下几方面：其一，电子文件的读取是需要建立在现代办公设备的基础之上的;其二，电子文件主要是在计算机和其他的电子设备的基础上进行传输和分享的;其三，电子文件的管理是不需要建立在场地的基础之上就能展开的，但是对计算机设备的性能提出了更高的要求，在对现代办公技术对档案管理工作的影响上的分析是要建立在对电子文件的理解的基础之上的。

3 现代办公技术对档案管理的影响

现代办公技术对档案管理工作有着较大的影响，不只是转变了传统的管理理念，而且还对传统的管理方法、模式和管理工作者的素质提出了更高的要求。

1）转变传统的管理方法。现代办公技术的出现，推动着档案管理从传统纸质档案朝着电子档案的方向转变。电子档案主要是装载有档案信息的光盘和软盘等，这些和传统性质上的纸质档案存在有明显的区别。使得档案收集以及整理的方式出现了较大转变。电子档案资料从起草、修订、签发再到最后的寄送都是直接在电脑上进行的，只要形成了电子档案资料，就可以进行归档、登记和立卷，就可以借助电脑按照相关的分类标准对这些资料进行多角度的整合，这样方便后期在使用过程中快速准确的查找到相关的信息，档案资料的使用也不会因为时间和空间的限定，在任何地点、任何时间，只需要保证网络就能及时的找到想要的资料，和传统的档案资料相比，优势较为明显。电子档案的出现打破了传统档案管理的限定，也为未来档案管理工作创设了良好的环境氛围。

2）转变了传统的管理模式。传统档案管理工作被认为是政治性较强的工作，很多人并没有真正的认识到档案管理工作是将科学性、政治性和服务性紧密结合的综合管理工作，这是一直以来档案管理过程中存在的误区，这也让档案管理工作中的其他属性长期得不到认可。现代办公室技术的发展也在某种程度拓宽了档案管理的运用范围，传统的档案管理模式也得以改变，为档案管理工作服务理念的创新创设了良好的环境氛围。从而让档案资源得到有效利用，让电子档案能够真正意义的推动社会经济的迅猛发展，这同时也是档案管理工作朝着现代化方向转变的重要路径。

3）转变了档案管理工作人员的要求。现代办公技术的出现对档案管理工作人员的管理方式以及整体素质提出了更高的要求。现代办公技术转变了档案管理的方式、理念以及基本模式。从总体上来分析，目前我国档案管理工作人员在现代化办公技术和档案管理知识上还存在有明显的缺失，管理知识和专业知识落后，这些状况会极大的限制现代档案管理和建设工作的深入发展。从整体上来看，相关的工作人员在现代技术和现代档案管理知识等方面较为缺失，管理理念和专业知识较为落后，这种状况必然会限制现代档案管理和建设的发展，为了能够更好的满足档案管理的新要求，作为档案管理的工作人员需要对现代办公和电子文件整理技术能够熟练掌握，如果没能掌握这些技能，就很难满足现代档案管理的基本需求。

4 现代办公技术下档案管理的对策

现代办公技术对档案管理产生的影响比较大，但是从目前的发展来看，档案管理方式还不能满足电子档案管理技术发展的需求，怎样加强现代办公技术在电子档案管理工作的运用，是一个重要的课题，具体需要从以下几方面出发：

1）区分电子和纸质文件。电子文件和纸质文件进行对比存在有明显的区别，电子文件和纸质文件是不可以等同看待的，管理纸质文件的方式也并不适用于电子文件。电子文件有着纸质文件不具备的新特点，电子文件主要是借助计算机和计算机网络等进行管理的，在处理文件时，可以不用接触实物，也可以不借助除电脑之外的其他媒介，简单来说就是脱离了计算机和网络，电子文件的管理工作是无法正常开展的，所以，电子和纸质文件的管理需要严格区分，只有这样才能确保电子文件的管理工作得以有序开展。

2）保证电子文件的真实、完整性。电子文件的基本属性包括了真实性和完整性。为了提升电子文件的管理效果，首先是要保证其真实和完整，否则电子文件就丧失了真正的价值和意义。从目前来看，一些因素会对电子文件的真实、完整性产生影响，包括：不规范的整理程序和方法。所以亟需构建完整的制度和工作程序，确保电子文件的产生和处理工作符合规范;要对电子文件操作者的身份和权限进行设定，设置符合安全要求的操作规程，采用健全的电子文件管理制度，并且完善技术措施对背景信息和元数据进行完善，这样才能从根本上保证电子文件的真实和完整性。

3）提升档案管理人员的整体素质。档案管理工作者的素质对电子档案管理工作的效果产生了较为直接的影响。作为档案管理的工作人员不只是要具备一定的政治素质，同时还要有收集、整理和处理电子档案资源的专业素养。良好的政治素质是档案管理工作的前提保证，专业技术是档案管理工作现代化和科学化的基础保障。要想深层次的提升档案管理工作者的整治以及专业技术，需要加大培训力度，从多个层面上，对人才进行培训，确保档案管理的工作人员能够在第一时间掌握先进的管理理念，同时还要对计算机软件、硬件知识加深了解，能够对信息处理技术熟练掌握，加速更新知识储备，能够更好的满足新时期档案管理的基本需要。

4）做好电子文件的安全性保护。电子文件和纸质文件有着明显的区别，纸质文件是可以直观的感受到的物体，电子文件更多的是存储在电脑中，不属于实体，很容易保存，但是被修改、被删除的概率比较大，所以，加强电子文件的安全性保护工作于电子文件的管理而言是极为重要的。加强电子文件的保护，就是要严格把关电子文件的材质，提升电子文件的寿命;确保计算机等硬件存储设备的安全性，使其免受火灾影响;数据库也要及时的备份，避免丢失，保证信息的安全;做好计算机的杀毒升级以及更新工作，要做好电脑的维护，防止因为病毒问题侵害到网络系统。

5 结束语

由此可见，随着信息时代的来临，不同领域在工作方式以及内容上都出现了较为明显的变化。档案管理工作是信息管理的重要组成部分，在开展档案管理的工作中，需要结合现代化的办公技术，将管理制度进行详细的划分，加强档案管理工作人员对档案工作的认识，加强培训力度，为档案管理工作更好的开展奠定坚实基础。

参考文献

[1]杨晓梅.办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性分析[J].办公室业务，2017（18）：187+190.

[2]富铎.浅析新形势下无纸化办公对传统档案管理的冲击[J].办公室业务，2018（10）：176.

作者简介

王飞（1977-），男，汉，内蒙古呼和浩特，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。