关于欠发达地区智慧档案馆建设的思考

李静萍

摘 要：智慧档案馆的建设理念冲击着欠发达地区档案馆的发展方向。本文通过分析欠发达地区档案馆管理现状，探索未来档案馆的建设思路和对策。通过加强档案基礎建设，设计科学合理的顶层框架及推出智慧档案馆试点等措施，为将来智慧档案馆的全面推行奠定基础。

关键词：智慧档案馆;欠发达地区;信息化

当我们还在为数字档案馆的建设埋头苦干的时候，智慧档案馆已悄然闯入了我们的视野，他带给了我们更多遐想与思考：档案管理因为感知技术的加入发生了革命性变革，通过各种采集终端和各类有线、无线宽带网络技术的不断介入，实现了物联网、互联网互联，从而可以随时随地采集环境信息和物体动态信息，并对信息加以分析、提炼、反馈和随时随地的提供智能服务。这给档案管理和建设提出了一个更高的要求。对于欠发达地区的我们，经济和技术的相对薄弱是不容忽视的，要如何把档案馆建设成为充满智慧的，为大众更好服务的档案馆，是值得我们思考和探索的新课题。

1 通过了解“数字档案馆”来认识“智慧档案馆”

“数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体”。可见，数字技术的运用是数字档案馆的核心。传统档案信息及档案目录信息通过运用数字技术处理和存储，再通过网络传输技术实现档案信息查询和传播是数字档案馆的运转模式。数字档案馆解决了传统档案载体数量大、不易保管和利用范围受限等问题，使档案信息脱离了原有的传统载体的束缚，以数字形态存储、传播和提供利用，从而给档案工作带来了革命性变革。然而，数字档案馆主要是依托数字技术管理档案“信息”的，而并没有在管理档案的实体方面有实质性突破，不具备全方位的智能管理与提供服务的能力。用发展的眼光看，数字档案馆在信息管理，信息服务和信息安全等方面均存在不同程度的薄弱环节。

“自2008年11月IBM公司正式提出“智慧地球”的理念，2009年1月“智慧地球”成为国家战略的一部分。2010年IBM正式提出了“智慧的城市”宏伟愿景。在这样的大背景下，智慧档案馆进入大众视野。智慧档案馆旨在通过利用云计算、互联网、物联网，大数据等新一代信息技术，并在信息技术大融合的前提下，形成一体化智能档案管理形态。所以说智慧档案馆的建设，要在数字档案馆的基础上，并充分运用各类技术手段，对档案信息资源进行整理与挖掘，通过信息技术大融合最终将其应用于决策、管理和服务。智慧档案馆解决了数字档案馆在信息管理、信息服务和信息安全等方面的不足，更全面优质地为社会服务，这是智慧城市的要求，也是档案发展的必然趋势。

2 欠发达地区智慧档案馆管理现状

1）智慧档案馆的建设与发展受环境因素制约。智慧档案馆依托于智慧城市，是整个智慧城市建设的一个子项，智慧城市的建设，会带动和推动智慧档案馆建设的步伐。欠发达地区由于经济发展和技术支持的相对薄弱，智慧城市的建设相对滞后，从而使智慧档案馆的建设也缺少了一个有利的依托条件。

2）信息化基础建设不完备。档案的信息化建设没有达到一定水平，就谈不上智慧档案馆建设。在欠发达地区，信息化建设滞后，发展不平衡尤为突出。由于资金短缺，人力、财力、物力的配备用于档案信息化建设不足，使档案设施的配备过少或设备的配置较低，档案软件开发不够，档案人员配备及持续性培养不及时等等，这些因素都制约着档案信息化发展的步伐。再加之这些地区本身档案管理基础的相对薄弱，由于资金和技术支持的长期不足，大量的纸质档案未进行数字化处理，这些现实的档案管理状况，都是档案信息化建设中不容忽视的问题。

3）缺乏统一规划及相应的技术标准。由于基础不同，起步不一，目前各档案馆在档案信息化建设过程中，本着“各取所需”的原则，在管理方式和软件配置和选择上只考虑自身因素，在信息化建设过程中缺乏统一的标准，这就会使将来档案部门与外部社会部门在信息的互联互通、协同应用和交互服务中产生新的问题。

4）档案意识落后，档案信息化建设认识不到位。在欠发达地区，档案意识往往还停留在档案员就是“保管员”，“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，认识不到档案的潜在价值，忽略了当今社会各行各业对信息资源的利用以及运用强大的信息资源打造企业软实力，忽视档案工作存在的同时，更谈不上重视档案信息化建设。

3 欠发达地区建设和发展智慧档案馆的思路及对策

1）夯实基础，厚积而薄发，加强档案基础工作建设。有专家说：“智慧档案馆就是数字档案馆+物联网+云计算+大数据+……，”由此可见，智慧档案馆的建设是以数字档案馆为基础的，智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。欠发达地区档案馆首先要加强档案馆的数字化建设，利用数字技术加强对档案信息的管理，通过档案设备及软件的不断提升，减少纸质档案的利用，逐步实现档案信息数字化管理。在建设中要将着力点重点放在社会各主体、各类型的档案资源共享与远程利用等方面，以便为将来向智慧档案馆的过度奠定坚实基础。

2）顶层设计的科学性，合理性，是推进智慧档案馆建设与发展的前提。在顶层设计中，我们应该关注以下四个方面：综合应用体系、政策法规、资源保障和安全保障体系。综合应用体系明确了智慧档案馆系统管理的方向，即在前期如何做好档案的硬件设计及相关信息技术工作等。在档案馆日常管理中如何进行业务管理，如何与外部社会部门信息的互联互通、协同应用和交互服务等;政策法规是保障智慧档案馆建设的技术规范，科学合理的制定可为智慧档案馆的建设、运行、管理和服务保驾护航;资源保障明确的提出智慧档案馆在建设和运行中所必须的设备、人才和技术，这也是智慧档案馆建设的基本要求;安全保障是智慧档案馆在建设和发展中为信息安全应做的保障措施。包括安全规范及各种安全措施。科学而合理的顶层设计为档案馆的智慧化提供科学合理的框架模式，是加快智慧档案馆的建设和健康发展的前提。

3）突出重点，以点带面，加强互联。在智慧档案馆建设当中，由于欠发达地区的档案馆建设基础和水平存在较大差异，地区需求和条件也不尽相同，所以应根据实际情况，围绕经济建设、城市运行、社会管理、公共服务等重点领域，结合企业及社会各行业的重点发展方向，给予经济及技术各方面的支持。先着重在档案管理基础较好的档案馆推进智慧档案馆的建设，逐步实现档案馆内部的智慧管理和智慧服务，建立起先行试点，提炼总结，不断对智慧档案馆的建设加以完善。

4）提高档案意识，加强人员素质。档案意识的提高，已从要如何重视档案，上升到如何深度利用档案。巨大的信息量给我们带来的潜在的社会价值已不容忽视，它是一个企业乃至一个城市的软实力，这就给档案管理提出了更高要求。档案信息化建设离不开档案工作人员，新技术，新理念，新思路的不断注入，要求档案工作者扭转过去片面的认识，打破陈旧落后的观念，加强档案业务、计算机、软件应用等知识的学习，不断提高自身素质，以满足档案信息化建设的需要。

总之，欠发达地区的智慧档案馆建设是一个长期而复杂的系统工程。面对缺乏资金和技术的支持的现实状况，更要在建设过程中走好每一步，稳扎稳打，夯实基础，做好建设智慧档案馆的基础工作，才能为将来智慧档案馆的健康发展提供保障。

参与文献

[1]杨来青，徐明君.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）68-70.

[2]鲁冰莹.聚集“智慧档案”建设的前瞻构想[J].浙江档案，2014（3）14-17.