浅析档案管理归档整理操作方法和技巧

冯西

摘 要：本文针对档案管理归档管理的操作方法进行研究，对如何做好档案管理提出合理的分析。将科学合理的操作方法在整体的管理和归档整理过程中进行合理的利用，提高整体档案管理归档整理的工作效率。

关键词：档案管理;归档整理;方法;技巧

我国社会经济不断发展的过程中，对企业人力资源管理越来越得到重视。档案管理和归档整理人力资源管理重要手段之一，因此对于档案管理合理的操作方法和技巧分析能够加大相关管理工作的效率。

1 档案整理归档存在的问题

1）对档案的重视程度不高。根据目前的调查情况来看，档案的管理在整体工作中属于服务性的工作。因此由于工作的性质问题，多数的档案工作人员在整理档案的过程中，所以出现到归档不够重视的现象。由于工作性质有的相关工作人员在日常工作中，对于工作容易出现惰性。不仅如此，相关管理人员对于档案整理岗位来说，有充分的认识档案管理的重要性。多数领导人员认为档案整理岗位只是简单的对档案进行登记分类管理，认为这些简单的工作随便一个人都能执行了。因此在招录档案管理人员的过程中对其专业技能没有进行限定，导致了档案管理负责人员不具备相关的专业能力。这些都严重的影响了档案整理和档案归档过程中工作的质量，由此可见对于大的重视程度仍然存在不足。

2）档案管理制度不够健全。由于受到领导人对档案管理工作重视程度的影响，导致管理制度不够健全。在整个档案资料非常管理工作中，没有一个完整的档案管理制度对工作进行指导。在档案管理工作过程中，不健全主要表现在档案资料管理混乱的现象。因此要加大力度建立更加完善的档案管理制度，对老旧的档案管理和整理制度进行及时更新。根据现代科学的不断进步，把现代化技术运用到整个档案管理过程中，制定科学有效的档案管理制度。在执行的过程中，对于档案管理工作的监管部门监管力度不够，档案管理制度流于形式整个你管理和归档的工作中整体效率质量都有所下降，档案资料管理制度不能够在相关工作中发挥起应有的作用。

2 档案管理和归档的方法和技巧

1）资料采集。对于档案的管理来说，资料采集是在整理归档过程中的最基础工作。对于档案资料整理来说，日常工作中针对对应的资料进行采集能够还原整体档案的真实性有效记录。因此在对进行档案管理的过程中对于前期资料进行采集，但有效地提供管理工作的实际效率，同时能为其他相关管理工作提供对应的资料参考，在建立个人档案管理的工作过程中资料的采集能够保证档案的完整度。在资料的采集过程中，建立采集工作管理制度对资料进行收发文登记，保证档案在管理过程中的来龙去脉以及流转有登记确保档案的准确性。

2）资料整理的判断。资料管理对于对应的档案进行归档的时候，根据国家规定的相关文件资料但按规定，以及国家但绝对当管理的相关规定细则，对资料进行整理和筛选。根据规定对符合相关规定的材料进行整理，并对其做出对应的措施。整理的过程中，对于不符合明文规定的相关答案做出删除的决定，当材料整理归档的过程中，对重复的说发文资料、权责之外的资料非本节或本单位的相关办理的文件材料，机关工作人員的文件资料以及工作所需的参考资料等、对一些未生效的资料，以及一些你定位生效和未发表的文件不需要进行整理归档。在对答案资料进行整理归档的过程中，严格按照国家档案局明文规定以及自身对于资料和材料的需求，进行进一步的判断和整理。将符合规定和需求的资料进行归档处理，其余不需要进行整理归档的资料进行销毁纸质资料删除电子档资料。

3）资料的装订。相关档案整理的规定对需要进行归档的档案进行装订，装订的过程中我明确的标明档案资料的常用单位以及资料那所属的类型。整理单位关系较为紧密的资料和文件进行合并，针对同一事件的相关文件和资料可以进行单独装订。现在装订的过程中必须符合对应的资料装订规律，在整个文件的装订过程中应文件的正文在前、附件在后，原件在前，复印件在后，转发文在前，被转发文在后等等相关装订顺序对其进行装订。同时在装订的过程中应注意资料的整体对齐，保持资料的平整度，并在装订过程中利用不锈钢钉装订，防止档案在装订的过程中受到一些不必要的破坏。针对档案装订的方法有很多，可以根据档案的实际情况，选择不同类型的装订方法进行装订。有档案校少的资料可以用不锈钢钉进行直接装订，档案较多的资料，则可用三孔一线的装订方法进行装订，还有一些档案不方便进行钢钉和打孔方式装订的利用档案盒进行分类归档。

4）档案归档的分类。一般情况下但归档分类以档案的时间为准，利用时间轴将资料进行按顺序排列。进行归档分类的过程中，需要严格按照对应的标准进行。首先以时间为标准进行分类必须使用的是档案最终的落款时间为准，其次针对一些跨年和维持时间较长的一些资料进行整理的过程中应按照整体资料和事件的完成时间为准，对每一份资料应该按照其第一份的资料时间为准，对于会议资料的整理应按照会议的开会时间为准，针对一些没有明确标明时间的资料可以对资料内容进行进一步分析，根据相关总体年份进行分类。其次在对时间进行分类的基础上，对档案资料应从内容和其属性上进行再次分类，但分成文件类，会议类，资料类，对应的公开文件和保密文件，在不同文件属性进行分类按照时间顺序进行严格归档管理。这样的管理方法能够对日后进行档案的调查和调取更加的便捷。

5）资料的归档排列。将档案在归档前进行分类处理之后，根据对应的类别将但按以时间顺序进行排列。注意档案的保管期限，在归档整理的过程中，针对到期的档案应做出销毁的处理。吃，在排练的过程中保持时间顺序这样有效的为日后的档案整体管理带来极大的工作效率。

6）档案的编号。编号的制定是为了对档案的整体管理更加的系统化，档案管理和图书馆里有异曲同工之妙，通过对档案资料进行编号使得分类排序更加明显。在日后对档案进行管理的过程中，我通过档案的编号更加准确的知道当然资料所在的位置，这样的方法类似于图书馆的图书整理方法。通过编号可以为今后档案管理提供更加便利的手段，在编号的过程中，可以根据对应的时间，分类，等的相关资料在编号上进行显示。这样能够通过对的现代化技术的系统对具体资料的相关归档情况进行严格的管理，结合互联网技术，对应的编号和档案进行绑定，更伟大管理提供更加便捷和高效的管理效果。

7）资料的检索。根据计算机相关技术可以对档案管理进行对应的系统建设，针对档案资料的归档过程中对应的编号和资料的基础信息可以在系统中进行录入。这样方便日后对资料进行检索，做的过程中完全通过计算机的技术输入对应的资料类型或者是资料的编号，则可以直接通过计算机的系统搜索功能在整体的系统中对档案资料进行检索。检索功能结构对于档案管理来说，能够提高其管理的基本效率为其调档案带来了极大的方便，同时也为工作人员减轻了不少工作负担。由此可见，建立资料的检索系统能够使得档案管理更加智能化。

3 结束语

综上所述，针对于档案整理和管理过程中仍然存在的不少问题。但是针对于问题总有解决方法，对此针对档案管理以及档案归档的相关方法和技巧进行结合分析。本文所呈现的方法和技巧对于日后档案人类的发展提供了一定的参考价值，同时根据对我国档案整理管理和过程进行调查，可以轻松的发现目前随着计算机和智能化技术的不断发展，档案的管理有现代化科技的手段加快档案管理智能化建设已经成为了档案管理和归档未来的发展趋势。同时针对我国档案管理的相关现在来看，对其的重视应从主观上进行对应的改变，我国档案管理在未来的发展过程中取得更加明显的作用。

参考文献

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