论建立智能化档案库房管理系统的重要性

聂晶

摘 要：在当前国家档案资料不断增多的背景下，这对各个档案馆的库房管理提出了较大的挑战性。智能化档案库房管理系统的建立对提升档案库房管理的水平创造了良好的条件。本文通过具体论述建立智能化档案库房管理系统的重要性，并根据实际情况提出建立智能化档案库房管理系统的途径，为强化智能化档案库房管理的实效性提供可参考的资料。

关键词：智能化;档案库房;管理系统

智能化档案库房管理系统主要是以一体化智能管理平台作为中心，严格按照档案资料管理的安全要求，逐步建立起4大系统，包括实体管理、库房智能环境监控、智能密集架控制以及库房安全管控。而正是基于上述四大系统的相互协作，方能实现对库房档案的全方位管理及保护，继而也促进了档案库房网络化、智能化、人性化、科学化的顺利实现。同时，智能化的档案库房管理系统还会不断创新档案管理模式，让档案管理真正走向智能化的发展道路[1]。

1 建立智能化档案库房管理系统的重要性

通过建立智能化档案库房管理系统，有利于提升档案库房管理的实效性，让档案库房能够更好的满足当前档案管理的实际需求。

1.1 适应时代科技发展的需要

随着计算机、互联网及物联网等现代技术的普及运用，使得各行各业均发生了十分显著的变化。而档案产业因其发展速度较为缓慢而在对现代技术的运用方面尚有诸多有待改进之处，传统的档案管理模式也逐渐无法满足档案发展需求，故积极联系当代先进技术建立多元化的档案管理系统，以便满足档案管理工作的技术升级与融合诉求同时跟上时代发展步伐。

1.2 落实国家战略发展的重要部署

2014年2月，由我国中共中央办公厅及国务院办公厅共同印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中进一步了明确了新形势下开展档案管理工作的重要性，也表示我国档案管理工作在接下来一段时间里的核心发展目标便是朝着信息化的方向努力[2]。对此，“档案库房一体化智能管理系统”课题的提出不仅与上述文件所宣扬的精神相契合，且也完全符合文件中提到了“三位一体”档案安全防范体系，故对“档案库房一体化智能管理系统”的大力推进将是落实国家战略发展要求的重要部署。

1.3 赋予库房智慧化的内涵

传统的档案库房管理通常仅是针对档案实体进行如保存、使用、查询及检索等一系列较为简单工作。而如此管理状态不仅难以提升档案的利用率，且档案本身亦将随着时间推移而受到不同程度的磨损，直至档案全然不复原貌。而一体化智能管理系统能最大限度避免以上问题的发生，而且因该系统本身还能对档案库房内的所有设备予以统一调动及管理，这样便能够同步实现全设备的自动调节与控制，让电子档案内容与其实体位置之间实现无缝对接[2]。不仅如此，借助一体化智能管理系统还能对档案库房内的空气质量予以转向管理，这便等同于把握住了档案产业的全产业链命脉，由此赋予了档案库房以智能化内涵，继而也将为智慧档案平台的建设提供充沛的理论和现实依据。

2 建立智能化档案库房管理系统的实践策略

随着信息技术的不断发展，越来越多的智能化库房管理设备也已出现，且鉴于传统库房管理最大的弊端便是管理设施设备的严重落后，故以智能化的库房管理设备替代之，并积极构建智能化的库房管理体系方能为档案库房智能化管理系统的建设提供有力支撑。与此同时，基于智能设备与信息技术本身在交互与设备控制方面的功能及优势，还能进一步减少人工工作量，继而可在避免因人为因素而影響档案库房管理的效率。下文主要从档案管理信息系统的升级完善、智能设备的应用等方面进行阐述[3]。

2.1 完善升级档案管理信息系统

通过改造并升级原先的档案管理系统，并将智能库房管理模块加入其中。而在新加入的智能管理模块中，除了包含对库房信息系统的定义以及对库房基本情况的展示外，尚囊括了其他功能模块，包括对实体出入库的管理，对库房温度、湿度、门禁等信息的采集以及统计库房的使用情况等。这样即便库房长期处于“封闭”状态，内中的一切均能变得“透明化”，继而可在保证库房管理安全同时促进工作效率的全面提升。

2.2 建设智能密集架

对库房现有的密集架予以智能化升级，让密集架的相关操作均能由计算机来进行控制，如此一来，当库房内任何位置的案卷发生变动，则变动的相关信息均会全部呈现出电脑屏幕之上，诸如变动案卷的具体数量，变动案卷所处存放架的多少节、列、层等。除此之外，在档案归还时，计算机亦会借由扫描条形码的方法去识别，继而确保所接触案卷最终归还入库时仍处于原先所在的位置，这样不仅能保证档案管理的有序性，而且还能够最大限度提升档案管理的效率[4]。

2.3 构建温湿度自动控制系统

对库房此前的温湿度采集设备予以升级，使之不仅能自动控制库房的温湿度，且原本需由人工进行的操作，如今亦能借助计算机系统来控制完成，且所得之温湿度信息还将被保存到档案管理信息系统之中，这不仅方便管理人员实时查验库房内的温湿度状况，且在系统温度调控功能的支撑下，还能基于库房一段时间的温湿度情况而生成温湿度裱花曲线图，这后期的数据分析及利用亦将提供极大便利。

2.4 采用门禁控制设备

在原先的钢制防盗门锁基础上加装接触式的磁卡电子门禁系统，将能为库房安全提供双重保障。在安装了接触式的磁卡电子门禁系统后，但凡进入库房前，均需使用经过专门授权的磁卡，而凭借该磁卡，将在读卡时自动验明持卡人身份并同时记录下进入的时间。与此同时，档案信息管理系统还将自动采取出入库房人员的身份与出入时间等信息，并会自动将上述信息整理为巡查记录表，以便管理人员及时查验。

2.5 注重物联网RFID技术的应用

通过应用二维条码标签及监控设备，便可对库房内部的档案实体位置予以实时监控。当然，要让此系统发挥其应有的作用，则需事先对实物档案张贴上唯一的二维条形码标签，后将二维码标签对应的卷宗名称、位置等信息输入到电脑管理系统之中。于此之后的卷宗调阅便仅需扫描卷重上的二维码标签便可获取该卷宗的借阅次数、借阅及归还时间以及上下架等信息。倘若所调查库房卷宗此前并非经过系统登记，则在出入库之时亦会自动记录并报警，这样便能够进一步提升对实体档案管理的安全性。

总之，档案库房的智能化发展是我国档案管理工作未来主要的发展方向。虽我国在智能化建设方面的发展历史还较为短暂，且相关标准也处于较为缺乏的状态，但各单位仍需基于自身的实际情况来想方设法促进单位档案库房管理的智能化发展，为我国智能化档案库房的建设积累先进经验，为其他单位开展档案管理工作提供有效参考。

参考文献

[1]陈菲.RFID和Zigee技术在档案库房智能化管理中的应用研究[J].机电兵船档案，2018（05）：78-79.

[2]张兴.基于ZigBee无线传感器网络和Android技术的档案库房智能管理平台设计[J].山西档案，2018（1）：56-57.

[3]袁文娅，郑艳燕.内蒙古电力科学研究院档案室库房智能化的研究与建设[J].内蒙古科技与经济，2019，424（06）：83-85.

[4]佚名.管理智能化服务快捷化——东台市国土资源局高质量推进档案管理与服务[J].档案与建设，2019，362（2）：67-68.