论政协档案管理工作中的经验总结作用

摘 要：政协档案作为政协机关、政协委员与每届政协等相关主体工作轨迹的记录，政协档案管理工作则是对政协工作科学分工及其实践的结论性升华。研究认为：适时且及时地开展政协档案管理工作的经验总结，有利于从各项工作轨迹中发现政协工作与政协档案管理工作中存在的问题，以建议等方式知会相关人员，以提升提案质量、民主监督实效与政治协商凝聚力等。

关键词：政协档案;档案管理;经验总结

政协档案作为“人民政协的实践活动”的“原始记录”，以“文字、图像、声音及其他各种形式和载体”，记载了政协发展过程、委员履职情况与中国共产党领导下的多党合作等方面“全部轨迹和经验教训”。因此，加强政协档案管理工作的经验总结，是探讨政协机关建设、委员队伍管理与履职能力的“本源性”工作创新，使其从静态的档案升华为政协工作中“夯实基础、强化业务、抓好队伍、拓宽服务渠道”的智慧源泉[1]。

1 政协档案管理工作中的经验总结作用

在档案管理工作中根据档案内容与工作实际，从服务委员、服务人民、服务政协组织与政府部门的角度，对各项工作及其成效进行经验总结，对工作成效显著的具有锦上添花作用，对工作存在失误或问题的具有亡羊补牢作用。

1.1 关联提案优化整合

每届与每年的政协提案是政协委员履职的主要途径之一。但在政协大会的提案实践中，总有一些提案内容相关联或关注的领域相同。开展提案优化整合的经验总结活动，有助于优化提案质量、提高政协大会参政议政效率，以及建议或启发政协委员们在以后的工作中更加精准地提交提案。首先，对于某个年度的相似性提案，档案管理员要加强共性提案的梳理，以减少委员们逐个提案审议的资源浪费;对于某些不符合提案要求甚至有违法律法规、国家政策与公序良俗的提案，可以直接予以剔除，并筛选负面的典型案例以示教育和警告。其次，就是对跨年度相似甚至相同提案的整理。例如在过去被政协委员广泛抨击的公款吃喝问题，也是委员们关注多年的提案内容。通过此类提案的优化整合，能让广大委员们看到问题的持续性、严重性与解决的急迫性，对增强参政议政效果具有直接助推作用。

1.2 监督案件跟进反思

民主监督作为政协三大职能之一。政协委员在会议期间或休会期间，通过开展考察调研、针对性监督，走访群众搜集社情民意，提出精準性建议等方式，对政府部门及其工作人员的工作态度、方式方法与绩效等方面进行监督。作为档案管理员对相关监督件进行跟进反思工作，通过档案去还原监督过程、当时社会焦点、矛盾所在与解决办法等，对其中存在的不足、问题甚至错误等进行精细地审查，并结合当前实际探索比较理想的解决办法。如被监督单位存在的制度性问题、被监督人员存在服务意识不高的问题与态度粗暴问题，以及围绕政协委员们在监督过程存在的只听报告不实地考察等问题，为委员们提高监督能力与监督绩效提出建议或意见。

1.3 遗漏问题激活处置

由于档案管理工作处在政协工作系统中的“进程中”与阶段性或年终性的“终结”等环节，在实际的档案管理工作中会以“事后诸葛亮”的角色去审视每项工作，尤其是结合新形势难免会发现一些遗漏问题。被遗漏较多的问题有：首先，委员们在工作时未发现，但随着经济社会等方面的发展逐渐暴露出来。如农村的村村通公路路面狭窄问题，是随着新农村建设与农村经济快速发展暴露出来的。其次，委员们在工作时不是问题的现象，随着法律法规的完善与社会形势的发展成为了不合时宜的问题。如在当前脱贫攻坚中，在建档立卡的贫困户家庭醒目位置张贴扶贫责任牌等，不仅涉嫌工作上的形式主义，也在一定程度上造成隐私泄露等问题。通过对遗漏问题的发现与梳理，对于处在“进程中”的能及时纠正，如当前的村村通公路能满足大车和小车相对宽松的通行;对于已经“结束”的能从完善体制、建立机制、改进措施等方面亡羊补牢。

2 政协档案管理工作中的经验总结方式

在政协档案管理实践中，要根据档案的内容采取针对性的经验总结方式。

2.1 委员履职阶段性总结

由于政协委员都来自不同的界别，是各个职业或群体的精英和代表，且每个行业或职业的工作性质不同，在委员履职的过程中就出呈现不同的阶段性。以委员们撰写提案为例，就可以细分为考察调研、研究分析、撰写提案与提交提案等阶段，在档案管理工作中管理员就可以随时跟进地进行经验总结。总结委员们在履职工作中的方式方法、履职过程中面对突发事件的处理智慧、汇集民意时的创新措施等，根据需要适时地展现出来，以对委员们的履职起到启发或矫正作用。在工作实践中，一般有周度性、月度性、季度性与年终性等阶段总结方式;对于一些具体的监督件等，则根据监督的进程进行阶段划分，如发现问题阶段、分析问题阶段与解决问题等阶段，如总结如何发现问题的方式方法等。

2.2 档案管理梳理性总结

档案管理从工作轨迹与智慧集中的角度，是一个不断积累的过程。加强档案梳理工作，尤其是同类型的跨年度的档案梳理，能比较全面地了解某项工作的发起、进展、举措与成果等。特别是用新时期的视界和观点，去梳理总结过去的工作，既能看到工作的不断改进，也能看到工作中存在的问题，以总结新的工作方式方法，启发或建议开展体制机制改革、工作队伍调整、工作制度优化等工作。出于服务当前和未来工作的需要，重点梳理出多次提案且未决的问题、当时已经解决且又出现衍变的问题、随着法制健全原来不违法现在违法的问题，以及委员在履职中存在的不当行为等，为下一次政协大会、日常民主监督与参政议政等工作打下坚实的信息基础。

2.3 档案分析比较性总结

“大数据时代的到来为政协委员履职档案管理和利用带来了新理念、新技术。”[2]运用大数据对档案进行全面、综合与精准的分析，是做好档案管理工作与评估委员履职绩效的科学举措之一。实践中，以对委员们政协APP的运用数据分析为主，以对日常的档案工作记录分析为基础，通过跨年度纵向与同年度横向的分析比较，去总结其中的宝贵经验与教训。如通过对政协APP的运用分析，委员中中共党员、其他民主党派与无党派人士之间，在某个领域的考察调研的履职中，可能会因为各种的职业、爱好与兴趣等不同采取不同的履职方式。例如喜欢运用电脑或网络交流软件的委员，可以通过网络的方式向不确定的对象发放某方面的调研问卷;有的委员则喜欢进村入户的面对面的考察调研;有的委员则喜欢现场参观与听报告等。进而比较不同党派、不同职业的委员们，在不同的履职方式中最终呈现的结果差异。另外，采用大数据也可以对不同年龄段、不同性别、不同学历与不同职业的委员履职进行分析，找出每个类型的委员履职所呈现出的优势，并在今后的队伍建设与履职中，组建优势互补的工作小组以更高效地开展工作。

3 结语

档案管理从其工作性质上属于后勤服务型工作。但档案作为一个单位重要的工作轨迹记录，但是广大工作人员辛勤付出后的血汗和智慧的结晶。因此，在政协档案管理工作中，档案管理员要利用管理现有宝贵资源的岗位优势，开展更多经验总结工作，以体现后勤工作对前勤的保障功能、灵感源泉功能与智慧激活功能。

参考文献

[1]韩亚娟.学习实践科学发展观推进地方政协机关档案工作[J].兰台世界，2012（z4）：89-90.

[2]林国锦.大数据时代政协委员履职档案信息化建设路径探析——以浙江省政协为例[J].浙江档案，2012（z4）：24-27.

作者简介

蔡晴芸（1979-），女，汉，福建省石狮市，本科，档案助理馆员，研究方向：档案管理。