加强档案管理 服务学校工作

李文茜

摘 要：改革开放以来，学校档案工作在校级领导及各部门的配合下发展非常迅速，管理日趋规范。学校档案，是学校教学、科研、党政管理等实践活动的真实记录;是学校的信息处理储备;是学校的宝贵财富，具有重要保存价值。做好档案利用服务工作，历来是整个档案工作的出发点和根本点。现今，档案利用服务工作更加受到重视。档案工作是学校整体工作必不可少的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。探索学校档案的服务功能，挖掘并利用好学校档案资源，对学校建设和发展具有积极的推动作用。

關键词：档案管理;利用服务;学校档案

1 目前学校档案工作的现状

近年来学校档案突出地抓了档案资料的收集工作，使学校档案馆藏不断丰富，藏量成倍增长，为学校教学、科研服务，奠定了良好的基础。就收集内容来看，学校档案以上级有关部门文件和学校自身形成的文件资料，如大事记、会议记录、计划总结、教学管理、科研成果、基本建设、账务账册、设备、照片、录音录像资料为主，收集范围明确，档案种类多样，除文书档案外，还有会计档案、教学档案、科研档案、基建档案、声像档案、设备档案、招生及毕业生就业档案、电子档案等等。

就使用对象来看，学校档案的使用对象比较单一，一般为学校领导、各部门负责人或特定的工作人员、学生。使用一般档案时，直接登记，按时归还即可。

2 认清新的形势，转变管理理念

新形势给学校档案工作的发展带来生机和活力。一是社会改革发展为学校档案工作和创造良好的外部环境。科技发展为学校档案工作提供了更多的新技新设备、新材料，如多媒体、光盘等技术短短几年就被学校所利用。三是信息业发展为学校档案工作发展注入了活力。随着学校办公自动化的发展，学校档案工作就像被带上了高速列车开始快速发展，这是历史的发展潮流。

3 强化档案管理，提高人员素质

强调档案开发利用工作的核心地位，并非否定档案管理工作的重要性。恰恰相反，如果忽视档案的收集、整理、统计、编目、保管等管理工作，那么档案的利用也就无从谈起，或会给档案利用工作带来很多麻烦，影响利用的效果、效率。比如说，档案收集工作，看来好像无关紧要，档案资料有就收，没有就不收;多久多收，少就少收。但其实它是整个档案工作基础的基础，为此我们必须按照制度办事，按程序处理文件，并在实践中向学校证明这种做法的重要性。应该说校长，乃至一把手校长能否带头是这项工作的关键。因为一是大量的文件往往是先到校长室，二是校长带好头，其他人员、部门就会跟着按制度办事。只要文件一到学校，先履行登记手续，以后收集的工作难度就会小很多。同时我们档案员加强责任心，增强责任感，也是做好收集工作的一个重要因素。除了档案收集工作之外，档案的鉴定、编目等管理工作，对档案资源开发利用也有极其重要的作用。

全面提高自身素质，培养跨世纪的档案管理人才。档案工作是一项政治性、业务性、知识性很强的工作，要做好这份工作，必须提高档案人员的综合素质。档案工作者要充分认识到提高自身素质的紧迫性，力争尽快使自己成为一个既熟悉档案专业，又熟悉现代化设备操作，一专多能的复合型优秀档案管理人才，将更全面更准确的档案信息提供给学校;同时还要立足本职工作，有吃苦敬业，奉献档案事业的精神。、

4 加强宣传教育，增强利用意识

加强宣传，促进档案的信息资源开始。开发档案信息资源的同时，必须唤起大家的档案意识。开发档案资源，更好地为学校管理服务，作为我们档案人员，还应大力加强档案宣传、教育工作。表面看来，档案的宣传与教育工作和开发利用档案关系不大，对档案工作不能产生明显的直接的作用。但放眼档案工作的未来，它确有着深远的意义。这项工作开展得好不好不仅对档案工作大有益处，对于档案利用工作也是益处多多。近年来我校接受了大量上级部门的检查、督导检查验收工作，大家已逐步认识到档案工作的重要性，从校领导到教职工的档案意识普遍增强，档案工作也越来越得到大家的认可和重视。尤其是各部门负责的档案的收集人员，有了档案管理的意识，平时注重档案管理的收集工作的质量提高收集档案的层次。

5 积极开发利用，提高利用效率

加强档案管理工作，加强档案宣传、教育工作，归根到底都是为了更好地开发档案资源，提高学校管理水平。经过多年的努力，我们已经取得了一定的成绩。

1）建立科学完善的检索系统。检索系统的建立是做好档案工作必备的条件，是利用档案的向导。我们相继建立了案卷目录、会计档案目录、教室业务档案目录、历年获奖目录、任职任免目录、论文发表汇编目录。这些检索目录无论在平时教师评职称、晋级，还是在学校争创文明学校、上级检查活动中都发挥了重要作用。提高了档案工作的利用效率，方便了广大教职工利用档案。

2）加强档案编研、开发信息资源。我校把档案编研工作划分为两个层次，一是参与编写各种参考资料，如校史介绍、组织沿革、大事记、各种专题汇编、教师论文汇编等;二是利用档案开展研究，编写校史等。做好这几项编写工作，对领导决策、深化内改、服务教学、强化管理都有着不可低估的作用。总之，我们将竭尽全力做好这些工作，努力把档案编研工作推向新的境界。做好档案利用信息的反馈和分析，是加大档案信息资源开发的力度，提高开发质量的重要措施。通过反馈信息的收集、汇总、分析和加工，可以及时了解和掌握社会需求，调整档案工作的方针政策和工作计划，更好地开发档案信息资源，服务于社会主义市场经济。

6 要管好用好归档电子文件

一是要管好用好归档电子文件，必须抓好归档电子文件，必须抓住几个重要的环节。一是抓制度，通过建章立制，明确职责，加强考核，为有序管好归档电子文件提供保障。要根据我校电子文件产生、应用的实际情况，确立机制，划定具体归档范围，落实责任部门和责任人，明确归档电子文件的整理要求、归档方式、归档时间、移交程序、保管的要求、利用的办法等等，使各个环节都有章可循，进而做到照章办事。

二是抓收集。电子文件的产生和应用涉及到本单位的各个部门，要根据归档的范围，在电子文件产生或办理完毕时注明标识，以便及时做好收藏归档工作。文字、表格等字处理文件，重点收集定稿电子文件和正式电子文件;图像、图片文件，不要遗漏压缩计算方法及相关软件;对尚不具有稳定可靠的网络环境和严密安全的管理措施的单位，要强调电子文件的物理归档，即将归档的电子文件预载到磁盘、光盘等载体上，实行脱机保存。此外，需要长久保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件一并归档。

三是抓整理。归档电子文件的整理工作是日后提供利用的基础，电子文件在归档移交前，应由承办部门检查其真实性和完整性，物理归档的电子文件要做检查、杀毒处理，按照本单位规定电子档案分类方案，重新排列文件位置，组合盘片，进行必要的著录，编制载体编者按好。

四是抓保管。由于电子文件记录形式和载体的特殊性，必须加强归档电子文件的保管工作，以最大限度维护电子档案的真实和安全。归档电子文件载体应直立排放，并有一个适合于磁、光介质保存的环境，温度宜控制度。我校采用防磁柜，有较好的效果。

7 提高科学管理技术手段，延长档案寿命

确保档案安全，最大限度地延长其寿命，是档案人员的“天职”。因此，档案室作为集中管理档案和提供档案信息的服务部门，必须采取一切有效的技术保护手段，延长档案的寿命。一是要搞好基础设施和安全设施建设，加大技术、经费投入，搞好库房的基础设施。二是要根据不同载体档案对保管条件的特殊要求，有针对性地做好日常防护工作，特别是“八防”工作，要严格执行档案的出入库手续、消毒制度、卫生清洁制度，坚持库内外温湿度的观测和记录。三是要定期普查 档案的受损情况，并及时采取措施加以有效控制。如通过对破损档案的裱糊处理、字迹褪变档案的复制、加固处理等。四是要通过对档案的扫描、光盘的刻录等技术手段来改变档案载体形式，重新记录档案信息，降低档案原件的使用频率，延长档案的寿命。同时，定期对档案信息数据进行检测，确保完整和安全。