关于纸质档案数字化的几个问题

朱艳

摘 要：纸质方案数字化工作的开展，顺应信息技术发展潮流和档案改革管理要求。数字化是今后档案管理工作的重要发展方向，其在更好保存档案，发挥档案优势和价值方面，发挥着积极作用。本文主要是从纸质档案数字化的重要性分析入手，重点介绍了一些纸质档案数字化工作要点，为全面有效提升纸质档案数字化处理效果，推进数字化管理工作的稳步开展，提供良好借鉴和参考。

关键词：纸质档案;数字化;保存

1 前言

纸质档案数字化是现阶段数字化档案建设工作过程的重点问题，会影响到档案的实际保存效果。科学高效推进纸质档案数字化，可有效提升数字化成果标准规范，保障档案数据的真实性和准确性，实现馆际共享。在实际开展纸质档案数字化工作的过程中还面临着一定问题，无法实现总体的管理目标，需要不断采用科学合理的方式和手段加以优化和改进。

2 纸质档案数字化的重要性

纸质档案的大量存在，给保存工作提出了较高要求，其中需要做好充分有效的防腐工作，避免档案受潮和毁损。积极实施纸质档案数字化工作，可以良好提升管理队伍人员的整体素养，促进管理人员自觉学习纸质档案数字化方面的知识和能力，良好掌握数字化管理的操作方法和要求，支持数字化工作的稳步开展。纸质档案数字化工作的科学实施，能够不断提升档案管理工作的整体服务质量。数字化管理进行中，可以针对大量资料和信息加以存储，不断优化档案管理人员的信息收集和处理手段，减少人力、物力、财力方面的消耗，加快信息查询的速度，为有效支持多种工作奠定一定基础。近些年来，网络时代发展过程中，纸质档案数字化管理工作已经成为必然发展趋势，积极采用数字化方式，可以突破时间和空间的局限性，超过馆藏资源，实现充分的信息资源共享。

3 纸质档案数字化工作要点

3.1 鉴选档案

纸质档案数字化处理工作进行中，档案鉴选是第一步工作内容，其中需要持续投入大量的资金和人力、物力。鉴选工作实施环节，需要遵守以下工作原则：首先，坚持有效性原则。高度重视纸质档案内容的真实性，在确保内容真实的前提条件下，不论原件、复制件，都应该作为数字化处理的鉴选范围。其次，以利用作为重要鉴选标准，选择那些具有较高利用价值的纸质档案开展数字化处理工作，尽可能给使用人员提供更为便捷高效的服务。而如果纸质档案的使用频率较低，则可以适当暂缓数字化转换。再者，需要坚持抢救性保护的原则。纸质档案数字化归根结底就是保护档案资料，因而在开展数字化处理工作的过程中，需要注重及时抢救那些形成时间较长、历史价值较高的纸质档案，做好优先处理工作。最后，要坚持好系统性的原则。做好系统性、完整性的数字处理工作，要确保纸质档案信息之间的关联性和逻辑性。

3.2 合理選择档案存储格式

纸质档案数字化处理过程中，需要做好各类文件的扫描工作，其中图像文件会表现出多种存储格式。1）JPEG格式。这是当前网络上常用的图像格式，可以针对文件加以压缩，使其成为最小化格式类型。但是不容忽视的是，这是有损压缩方式，会容易丢失一些重复或者不重要的资料，从而损伤图像数据，当压缩比较大的时候，压缩品质也就越低。同样JPEG格式的运用所拥有的压缩率较高，且可以展现出丰富的图像效果，再加上其文件尺寸较小，实际下载的速度十分之快，因而受到欢迎度较广。2）JPEG2000是JPEG格式的升级版，优势也更为明显，可以采用有损压缩和无损压缩的方式，且兼容性较高，在纸质档案数字化持续发展的过程中，这一格式也可以成为重要的标准格式。3）TIFF格式。这种图像文件格式主要存储艺术图和照片形式，可以形成较高质量的图像形式，在出版印刷方面应用效果较好。TIFF格式本身属于无损压缩文件形式，压缩率较低，所占用的空间也较大，画质却高于普通的JPEG格式，为有效数字化处理好珍贵档案提供良好前提。4）CEB格式。这一格式应用过程中可以最大限度保持纸质档案文件的原有样式，在当前一些政府机关处理电子政务公文方面应用程度较高。5）PDF格式。这一格式应用中可以针对打印的颜色和效果加以充分保障，能够良好还原出原本文件的颜色、图像和具体字符情况，且不会受到操作系统平台的影响，因而其在当前纸质档案数字化处理过程中发挥着积极作用。有效开展纸质档案数字化处理工作的环节，需要结合具体文件的用途，选择到合适的存储方式，服务于数字化管理工作[1]。

3.3 档案著录

开展纸质档案数字化处理工作，需要科学编制好档案的目标，其中档案著录是最为基本的要求。很多纸质档案原本文件的著录缺乏事实依据，存在着著录内容不够全面准确，标准不够统一的情况，给数字化工作造成一定的阻碍，会容易导致数字化成果检索不够充分，无法实现良好的数据资源共享。对此，实际实施档案著录工作的过程中，首先，需要全面控制好各个著录字段和项目内容，包含档号、全宗号、单位名称、责任者、文件题名、目录号等一系列内容，科学统计好字段内容，并事先预留出一定的信息字段，如控制使用、档案鉴定、废止失效等，便于后续档案管理工作的有效开展。其次，需要按照统一标准开展档案著录活动。档案著录过程中要确保其准确性和标准化，其中重点控制好著录项目的内容，确保其拥有较高的完整度，准确规范使用各项规范性符号，采用统一的选录标准，使得录入文件编号和责任人之间一一对应[2]。

3.4 强化信息安全

信息安全是纸质档案数字化处理过程中的重要考量问题，具体实施过程中，要充分保护各项数字化档案信息内容，避免其出现泄漏的问题。档案管理单位或者部门要结合自身实际，制定出科学可行的规章制度和技术规范，从纸质档案信息价值入手评估档案的安全风险，同时要始终坚持原始档案的保密性，采用脱机备份的方式处理好重要核心档案，减少数据泄密情况的出现。如果纸质档案在数字化处理中采用委托加工方式，需要和承包单位事先签订好相应的保密协议，强化数字化现场方面的安全管理，减少档案信息外流情况的出现。而在实际利用纸质档案数字化处理后的副本时，需要凭借用户的访问权限，准确设定好相应的操作权限。此外，要加强数字档案的备份工作，提升其可恢复性，多方位保障档案安全性[3]。

4 结束语

纸质档案数字化管理工作的稳步开展，充分体现出科学技术的优越性，该项工作能够持续深化档案工作改革，服务于社会经济建设，顺应网络时代的发展需求。纸质档案数字化工作实际开展过程中，要科学准确鉴选档案，合理选择档案存储格式，同时还要控制好档案著录实施效果，并切实强化信息安全。

参考文献

[1]童庄慧，孟娜，徐凡媛.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019，556（02）：48-50.

[2]孙亮.档案服务外包管理研究——纸质档案数字化加工管理[J].机电兵船档案，2018（2）：34-36.

[3]田支斌.高校档案资源低成本数字化实践与探索[J].资源信息与工程，2018（1）：00102-00103.