关于医院文书档案管理的办公自动化的探讨

郭芳

[关键词]医院文书;档案管理;办公自动化

一、实现文书管理自动化的优势

（一）有利于办公效率的提高

应用自动化管理可以使很多问题获得解决，相关的工作人员可以将平常零碎的时间利用起来作为整理立卷所用，将原本集中化的工作量分散，避免文书材料的堆积，促进办公效率的提升。

（二）有助于文件资料的再使用

由于人工操作，在执行管理过程中，难免会因失误造成疏漏的出现，但采取自动化办公后，日常的整理以及资料的查找便可以依靠计算机自身强大的记忆功能进行信息的提取、保存、分类以及保管。

（三）便于资源的共享以及使用稳定性的提高

医院的文书材料可分为会计、病例、科技、音像以及人事档案等多方面的资料，其中的科技资料部分都归属于各个科室与部门自行管理，不利于资源的共享，但实施自动化办公后，各个科室可以通过医院自建的局域网平台了解其他科室的档案情况，实现资源的共享，相关的档案负责人也可在第一时间掌握其中的工作方向以及工作重点。除此之外，传统文书的记载即通常以纸质为主要载体，其经不起时间以及使用人的长期损耗，在实施管理的过程中稍有不慎将会造成文书资源的严重破损。

二、自动化管理可能存在的问题

（一）文件保密性较弱

与传统的纸质材料相比，电子材料更容易修改，且在改动之后，以往的内容将会被覆盖，虽然当前存在一些先进的技术可以将文件进行加密，在一定程度是哪个可防止文件被篡改，但是并不能确保其安全性。纸质文件可以通过笔迹进行文字的识别，但是电子文件却不便签名请确认，难以保障文件资料的原始性，还存在被黑客盗用的风险。

（二）缺乏规范化要求

实现自动化之后，文档的管理则较难实现该规范化管理，由于用用软件种类繁多，造成系统运行缓慢，而现阶段的系统优化水平并没有使得智能化的优势得到充分的发挥;另外当前对文书资料的检索简便度也是也是一个重要的问题，虽然当前的检索方式有人工检索以及电子检索，但医院现阶段还是以人工检索为主，效率较为低下。

（三）管理负责人需要高素质

办公自动化的文书管理与传统的纸质管理不同，因为其设计到利用计算机实现对数据的录入以及保存，这就要求管理负责人不仅需要懂得纸质管理的大部分技巧，也需要对计算机操作熟悉方可完成该项工作，但纵观当前医院的重点关注方向都是关于医疗技术的研究以及医疗技能的提升，忽视对档案管理者的培训，负责该项工作的人员的专业素质与学历有限，因此，即使院方引进自动化系统也难以将其真正投入使用。

三、实现办公自动化的策略

（一）开发电子文书档案管理系统

若要顺利开发电子文书管理系统就要充分将医院的实际情况纳入考虑范围，尽快将纸质的文书材料转化成为电子文档。为确保该项目的稳步推进，应根据医院的实际情况而制定分时期的具体工作安排，其次，在项目正式实施前，应充分将其中出现的安全性问题或其他特殊情况，开发出一套具有针对性且功能齐全的电子文书管理信息系统。

（二） 强化信息存放的安全性

电子信息在传递的过程中可能存在丢失的可能，为了确保文档信息的完整性确保其存放的安全，管理负责人应该对系统进行定期的维修与检查，排除其中的安全隐患， 其次要注意对相关重要的信息进行备份，其次对相关的仪器也要进行定时的清洁与保养，防止因为仪器的老化而导致信息的缺失，另外，为了提高安全性，防火墙的设置以及管理也需要强化，谨防文件遭到泄露。严禁外部人员未经批准擅自下载文件或随意篡改。

（三）提高档案管理人员的业务能力

其一，全力打造文书档案管理的硬件环境，即要加强硬件设施的投入强度，以便管理人员有足够的空间去开展管理工作，提升自身的业务素质，熟练掌握使用自动化设备与系统的技巧。其二，对管理人员的培训工作要加强监督与实行，改变其陈旧的管理观念，贯彻新的管理章法， 培训其专业技能与技巧，为文书档案的管理提供强大的软实力，拓展知识面，还要注重理论与实践相结合，在实践中巩固文档管理知识，还能提高其对文档的采集与管理能力。其三，要系统的并具有针对性的培养专业的计算机技术人员，并以系统化的教育模式对其进行思想教育，提高其专业技术素养以及专业精神。

四、办公自动化系统的应用

（一）信息的采集

电子文书档案管理系统的顺利开发需要结合医院的整体规划，加速完成将纸质材料转化到电子材料的工作，为保证工作的稳步推进，应制定阶段性的工作细分方案采集数字化德的信息。借助于扫描仪器，全面扫描并识别文书档案的原件，将其转化为数字化形式，然后利用档案信息系统将其的标准格式进行录入。

（二） 执行数字化的办公流程

从各個方面分析并掌握医院的业务流程，以医院的业务状况为出发点，借助信息技术规划文书文档，有助于提高档案的后期处理工作（排序分类、鉴定编目、保管归档）的效率。对管理流程的制定要加强监督力度，工作人员的责任义务要强化管理效率，避免出现操作失误而造成档案管理工作无法顺利进行的现象出现。另外自动的办公系统要与医院档案管理系统要协同工作，确保兼容与对接的顺利进行。

（三）实现信息化的档案检索

对档案进行检索就是对其信息化处理与归档的具体落实，此时则需要较为强硬的检索平台，从而实现对档案的快速检索。还可以借助于网络的便利快速性，将档案信息进行网络的共享。

参考文献：

[1]乔萌.从自动化角度探讨医院的文书档案管理工作[J].经营管理者，2017（13）：341.

[2]王晓萍.医院办公室文书档案电子化管理之我见[J].办公室业务，2017（3）：179-180.