数字化体育档案的运用与管理

2019-11-07陈晓善

文理导航·教育研究与实践 2019年11期

关键词：管理

陈晓善

【摘要】在信息资源丰富多彩的时代，档案管理的各个方面都面临着革新与机遇。本文结合数字化档案的优点，列举学校体育档案管理工作中利用数字化档案的方法，以顺应时代发展的潮流，更好的为学校体育工作提供服务。

【关键词】数字化档案;体育档案;管理

体育档案作为学校体育工作的体现，记录了体育工作各阶段的详细情况，为下一阶段体育工作的开展提供了极其重要的参考价值。完善的体育档案管理不仅体现了学校体育工作者的管理水平，也能真实地还原学校体育工作的开展情况。其次，对记录在案的档案进行还原分析、反思亦可得出成功的经验，也可吸取失败的教训，对今后工作的开展有着重要的参考价值。再者，多所学校之间进行体育档案的借阅，不仅实现了经验的相互交流，同时在交流中也可以发现本校在档案管理中的不足之处，为提升学校体育档案管理水平提供了参考。

一、学校体育档案电子化管理的意义

与传统的纸质档案管理相比，学校体育档案电子化的实施，充分利用和发挥了现有计算机的潜能，提高了计算机的利用率，实现了资源利用的最大化。其次，数字化档案占有空间小、易于保存，在保管过程中不易受虫、鼠及其他有害生物的侵袭而损毁。传统的纸质档案需要投入大量的人力、物力、财力到分类、复印、装订、保管的工作中，而档案电子化的管理可达到一次投入多次产出的效果，这种存储方式改变了信息加工受经费限制的局面，其信息成果可多份拷贝，大大增强了社会影响力。

二、学校体育档案资料管理的策略

（一）遵循原则，规范管理

在学校体育档案管理工作中应遵循系统性、历史性、规范性等原则，做到档案管理的规范化，真正体现建立档案的价值，更好的为学校体育工作服务。

1.系统性原则

收集摄取信息 → 加工保存信息

↑ ↓

接收反馈信息 ← 输送信息

学校体育档案的建立流程依次为信息的摄取与收集，对收集完毕的信息进行加工、保存、筛选，留下有作用的、对今后工作有参考价值的部分，再对信息进行录入、保存。档案管理的最终目的是反馈工作及整个事件。

2.历史性原则

体育档案应真实且完整地反映学校体育工作的整个过程，在建立学校体育数字化档案时应遵循事件的先后顺序，对学校体育工作进行真实地还原。例如在对一届校运动会的建档过程中，应以事件发展的先后顺序，依次对运动会的方案、运动会规程、运动会报名通知、各班运动会报名表格、开幕式议程、运动会竞赛日程表、各项目预决赛情况及最后比赛名次进行记录。完整地记录整个事件，真实地反映该事件的发展过程，达到建立档案的初衷。

3.规范性原则

学校体育档案不同于其他项目的档案，具有特殊的专业性。在学校体育档案电子化建设过程中，应由懂体育并参与了学校体育工作的专职体育教师进行录入，同时该人也应具备熟练操作电脑，对各种信息能进行加工整理的能力。

（二）分类管理，发挥效能

由于学校体育工作涉及面广、事件发生的时间跨度大、档案数目众多等因素，因此对数字化档案进行分类管理，将大大提高档案查阅的效率，体现学校档案管理工作的水平。

经过对学校体育档案管理工作的总结，本校严格按照项目分类法对学校体育档案进行管理。该方法针对学校体育工作开展的不同项目进行分类，其好处是在查阅或输入档案时十分便捷。

以虹桥镇第二小学体育教研组实施的学校体育数字化档案管理为例，体育组按学校体育工作开展的情况将档案分为：组织机构管理、教研组的建设、课堂教学常规、教育科研工作、阳光体育活动、国家学生体质健康测试、课余运动训练、体育特色学校建设、体育器材登记、其他项目内容等十大项。然后再根据不同事件对數字化档案进行细化处理，在大的分类下，又对各子目录进行细化分类：

1.组织机构管理： 2.教研组的建设：

3.课堂教学常规： 4.教育科研工作：

5.阳光体育活动 6.国家学生体质健康测

7.课余运动训练： 8.体育特色学校建设：

9.体育器材登记： 10.其他项目内容：

三、实施数字化档案时应注意的问题

（一）责任明确、分工清晰

在建立体育数字化档案时应明确各个教师的职责，明确档案建立的信息收集、加工保存、信息录入等各个环节的责任人。同时由专职的体育教师负责档案的录入工作，确保档案的标准化、规范化。

在体育档案管理中，应对各事件进行及时并完整地导入，以保持信息的及时性与完整性。

（二）及时更新，多份拷贝

在数字化档案管理中，以年度为阶段及时更新档案内容，保持档案的完整性与时效性。同时根据数字化档案的特点，应对数字化档案进行多份拷贝，防止档案因电脑损坏、失窃或受病毒感染等原因而丢失。

【参考文献】