新时代高校学生干部管理能力的培养

陆镜伊 曹寅琦 庄瑶琪 朱栎蓉

摘    要： 当前，学生组织工作中多少仍存在方向不明确、思路不清晰、方式不到位等问题。本文从学生干部角度出发，以自我管理、个人魅力、管理能力、管理技巧四方面为重点阐述新时代背景下高校学生干部管理能力培养，为学生管理工作人员提供参考和建议。

关键词： 学生管理    学生会    能力发展

学生组织，如学生会、青年志愿者协会、大学生科技创新协会等，是高校学生进行自我管理的必然产物，无论是哪种类型的学生组织，维持其良好运作的核心都是人的管理。对于高校学生组织而言，运行现状一般存在两个问题：（1）没有合理地协调学习与工作的关系，（2）缺乏较为系统的学生会干部培养计划[1]。学生干部是学生组织运行的中坚力量，他们具有极高的管理能力，不仅给学生组织带来好处，还在一定程度上决定他们的潜力有多大，这就是所谓的“盖子法则”[2]。学生组织管理的目的一般出于这三点：提高效率、优化结构、增强效果，归纳起来就是以降低成本的方式带来更大的收益。本文试图概括性地论述几个要点以研究学生干部如何发展自己的管理能力，更好地保障学生组织良好运作。

一、自我管理

（一）要学会安排时间

学生干部从事的工作归根结底是对学生组织内部的管理和对工作任务的发布和分配。学生本职工作是学习，不应该整天忙于事务，需要更好地分配时间。时间与精力只用于有意义的事[3]，追求的不是更多、更快，而是更少、更好。一般时间会浪费在以下几个地方：

第一，管理者躬亲过度。古狄逊定理指出：管理不是管理自己做事，而是指挥别人做事，一个累坏的管理者，是一个差劲的管理者[4]。放到学生组织中也是同样的道理：一个好的学生干部不是升職的干事。对于学生干部而言，不能只是发号施令，也不能过多地亲力亲为，过度躬亲不仅会让干事锻炼不充分，反而会导致其缺乏独立思考的能力，不利于下一任学生干部的培养。但不能不做一点实际的事情，一个没有办事能力的干部，手下难以对其信服。

第二，犹豫或拖延。在做决定或者做规划的时候，因过于追求最终效果而过多地思考和比较造成时间的浪费，甚至把事务拖延到最后一刻完成。正确决断，速度拿捏很重要，切忌优柔寡断和心急冒进。

第三，会议过多及会议进度拖沓。会议是学生组织的常规工作，会议的作用有两点：（1）工作探讨和分配;（2）总结反馈。但是在实际操作中存在节奏拖沓、事前准备不充分、重点不明确、条例不清晰等问题。所以对于管理者而言，要尽可能地提前规划好会议流程，精简内容，不过多重复表达相同的意思。总结反馈要求管理者整理会议上大家的建议、想法、对以往工作的总结，以此为依据对工作优化提出实质性意见。

第四，事先规划不充分。出席会议、公开发言或者组织活动，都要提前规划好时间地点、事务内容、人员安排、经费分配等。特别是需要与商家洽谈的场合要做最充分的准备，如果频繁地探讨解决的问题，不仅浪费双方时间，效率低下，还会造成印象分的下降，甚至让对方失去合作的动力。

第五，同时处理过多事务。一个人的精力有限，难以同时处理几件事情。事务繁重会加剧执行者的心理负担，导致情绪的波动，不利于效率的提升。尽管能达成最终目的，但细节部分经不起考验。如果每次只做一件事，集中在一项任务上，然后一样一样地完成，事后就会发现时间其实没有浪费太多，处理的效率和结果也会有所提高。

第六，主次不明确。当学习工作堆在一起的时候，要遵循“要事优先原则”[5]，尽量避免做了许多次重要的事情，最重要的事情却一件都没完成。如果在时间安排上产生冲突，就要衡量好利弊再做决定，如果因为突发状况慌张反而得不偿失。

（二）发展个人学习能力

学生在大学的学习有别于初高中，成绩更像是个人学习能力的一项参考，更看重的是学习的态度和能力。学习能力这个概念宽泛，不只是学习理论知识的能力，还有为人处世、学习新思维新方法的能力。人要勇于打破路径依赖，不安于现状，未雨绸缪，多学习各领域实用的理论知识。借鉴别人的经验，不断地反思总结，定期自省，才能更好地充实自己，在学习中提高学习能力。这样就算进入新的领域，也不会因为缺乏知识储备而担忧，一来有所了解更容易上手，二来“留得青山在，不怕没柴烧”。

（三）经常保持谦虚和慎独

骄傲会使人盲目，只做表面功夫会让人浮躁，保持谦虚可以静下来思考更多、学到更多，同时避免说错话带来的人际关系紧张。树立远大理想和抱负，不断提高自我修养，真正做到“慎独”，才能全面考虑细节，更独立地处理事情。

（四）把注意力集中在贡献上

有效的管理者总是把注意力放在贡献上。不仅埋头自己的工作，还会抬起头来，把目光朝向目标[5]。

（五）情绪管理

无论是应对多事务的重压，还是在处理纠纷问题时，负面情绪一般不利于问题的解决。当人激动或者愤怒的时候，容易把简单问题复杂化，失去理智，不能充分思考、权衡利弊。在沟通中，即使你在讲道理，如果语气不当也会使对方听不进去，最后从沟通变成吵架，逐渐偏离主题。再加上学生组织管理者的身份，有时甚至会被人误解为“摆架子”，影响学生对自己的信任。

二、个人魅力

个人魅力和自我管理都属于软实力，都不是干部自带的属性，是因人而异的个人特质，这种个人特质能帮助打下更好的群众基础。

（一）三商修炼

所谓三商，即智商、情商和德商。智商是先天决定的，可以弥补一个人智商的是知识储备。一定量的知识储备有利于把复杂问题简单化、简单问题规范化，同时在面临选择和困难时不至于因为储备不够而束手无策，产生畏难情绪。知识丰富的好处还体现在可以增加思维的深度，一个有深度的人说话会受到影响，语言的魅力是无穷的，自然可以吸引别人听取你的想法。

管理归根结底是对应“人”的艺术，如果只有大道理和大量的死知识，未必能让大家信服你，所以情商是非常重要的一环，决定了你交际的广度。要善于换位思考，在普通的生活中制造一点乐趣，适当的幽默感可以收获更高的人气。一些生活中细微的举动和对他人的帮助有助于改善人际关系。

高情商和高智商固然重要，但它们缺一项保险装置——德商。道德素质是为人的根本，一个德商不足的人难以在社会立足，小则被大家排斥，大则接受法律的制裁。一个人无论可以走多远飞多高，原则问题不能犯，危害他人的事情不能做，损人不利己。尤其是管理者这种比较显眼的身份，道德出问题更容易成为大家的焦点，备受议论。

（二）沟通艺术

沟通中要学会倾听，沟通者要充分了解对方的需求，在倾听过程中适当地给予反馈，语句要适当地斟酌，注意言行，尽可能多地采用鼓励或夸赞的方式。如果遇到需要指出对方问题的时候，尽可能不要太多地表达自己的负面情绪，把握好委婉和直白的界限。在倾听的时候看着对方的眼睛，沟通时态度展现出对对方的尊重。与此同时，不仅要听对方表达的意思，还要思考对方潜台词里蕴含的意思。为了拉近表达者和接收者之间的距离，多说“我们”，会增强亲切感。当然，管理者要积极听取别人的不同意见，在消化之后拿来和自己的原有观点比较，权衡利弊之后留下筛选后的最优解，这样管理之路才能走得长久。

（三）分寸感

分寸感，可以理解为距离感。无论是学生组织还是社会阶级，普遍存在一个现象，人们总是自然而然地放大处于高位的那个人的优缺点，可谓“木秀于林，风必摧之”。学生干部如果与某个手下或者上级保持过于亲密的关系容易招来非议，但不是说非要把亲密关系和身份地位彻底区分开来，只不过要把握尺度，这个分寸要靠自己拿捏，很难一言两语概括出来。不仅在人际关系中如此，在生活各方面也是如此，比如說话的时候考虑对方的感受，不能把话说得太刺耳，如果遇到让自己尴尬的语境，用幽默的话绕过去，展开别的话题;在帮助别人的同时，只提供参考建议，不至于参与过度惹来不必要的事。毕竟决定是别人做的，帮得了一时帮不了一世，在判断这个人是否值得投入更多精力帮助之前，留有余地，以便出现状况全身而退。这些方法的运用存在一个风险，有可能使人变得冷漠，但至于用到什么程度，吸收到什么地步，还是要有分寸。

三、管理能力

（一）大局观

学生干部主要工作就是管理人群、组织活动、分配工作。对于一次活动的举办，不同的身份对于同一个活动心理要知悉的内容范围不一样，在职能范围内要做到心里有数。在分配工作时要做到分人分点局部落实，专人负责专项，管理者最需注意的是最容易被大众忽视的点，要做到适当提醒和整体大局的节奏把控。针对可能出现的问题，管理者要做到未雨绸缪、提前规划，在应对特殊情况的时候不至于毫无准备，可以让一切更有秩序地进行，还要承担任何突发事件造成的后果，冷静沉着地面对。

（二）纠纷处理

在处理纠纷问题时要问4个问题：

1.是原则分歧还是无原则矛盾。一般优先解决原则性纠纷，集中精力解。无原则性纠纷一般大事化小、小事化了，不处理、冷处理或者慢处理、防止火上浇油。

2.是利益冲突还是认识分歧。应当优先解决认识分歧。学生组织中利益冲突比较少见，但是遇到利益冲突，不管是因为竞争、晋升、评优评先等造成的冲突，还是涉及财务发生的冲突，都应该上报老师，和老师、当事人、其他学生干部商量着解决，不可急于处理，处理时要保持冷静。因为涉及利益的都是敏感话题，学生不充分具备完全处理利益冲突的能力，所以这方面要小心谨慎。

3.是产生有一段时间的矛盾还是新形成的纠纷。一般优先处理新矛盾，因为新矛盾易化解，容易调查清楚，老矛盾相对比较复杂，耗费精力多。

4.是局部纠纷还是整体纠纷。一般优先处理局部纠纷，因为整体纠纷牵扯的内容比较复杂，需要别的部门的支持和帮助。

（三）创新

在管理过程中，如果一味地强化上一任留下来的固有模式，也能获得成功，但效果比较局限，这就是所谓的路径依赖。人最怕思维固化，可能导致的结果有：误会、思维枯竭、无力感。无论是在评价一个人、更新学生活动内容还是优化学生组织结构的时候，都需要跳出已有的思维寻找新的出路，多读书多积累多倾听，有助于创新思维的培养。

（四）培养接班人

人员更新是学生组织每年都会做的事情，作为学生组织中的管理者，无论是主席抑或部长，都要为部门乃至学生会的可持续发展发力。在部门成立之初先摸索，熟悉每个人的性格、优缺点、做事风格等，提前规划好可培养的对象和每个人的定位。在最后交接之前，不断对这些规划做弹性的调整。要把待培养对象当作和自己一样的管理者培养，让他学会从管理者角度思考问题，学会独立思考而不是依赖于你的决定。管理者还要养成整理材料的好习惯，把这一年工作的内容、计划、时间表等归纳好，既方便以后查阅又便于交接的时候有明确的交代，不至于只是留了个身份让下一任毫无头绪。

四、管理技巧

（一）战略规划

就学生组织的运行而言，管理者如果只扮演上传下达的传递者和工作人物的分配者，勉强能让学生组织运作起来，不会让学生组织真正意义上得到成长。所以不能在接管之初什么规划都不做，不能在接管以前什么观察和分析都不进行。规划，不只是在得到职位提升的那一刻才要开始做，更要在现阶段的身份下一直观察分析，不断地提出修正改进的建议，不停地尝试，为下一个阶段做好准备。当身份成功转变之后，参考之前的分析，加上身份转变之后随之而来的新的职权和资源再次分析，重新考量现阶段学生组织的优劣势，制定一年的工作规划。规划可以提出这几方面：

1.针对去年的不足，今年要改进的？

2.根据以往观察的结果，提出想尝试的新想法。

3.今年的目标有哪些？如何达成？需要哪些资源？

4.与同行比较，有哪些不同？如何因地制宜地改进？

5.我自身存在哪些问题今年希望改进的？如何建立更好的人际关系？

6.如何提高凝聚力让大家朝着同一方向努力？

以此类推，根据不同的情况制定不同的规划，因地制宜地努力，才能更好地推动学生组织的发展，提高个人对学生组织的贡献程度。当然，规划绝不是死的，当情况出现变动时对规划进行弹性调整，不断适应新的情况和新的环境。

（二）优化组织结构、内容

如果学生组织没有做到固化工作内容和责任分配，会出现秩序杂乱的现象。很多时候任务下来了不是交给对应部门，而是交给任务少的部门，就任务量而言似乎合理，但从效果和職责上讲，可能适得其反。相关事情应当交给相关部门去做才能保证质量优化，而不只是形式主义完成即可。而且就时间成本而言，非相关部门可能要投入更多时间思考和学习如何执行这个任务，把更少的精力放在如何得到更好的成绩。如果没有固化工作流程，很容易出现疏漏，以及时间安排得不合理。活动布置下来，相关部门没有到位，那么这个活动办的是不完整的、是失败的。这些不能只依靠优秀的管理者，因为管理者的能力范围仅限于其任期内的工作，一旦换届难以保证下一任依然能做好这些监督。如果有健全的体系、完善的制度，才是可传承的最大保证。因为大家不用过多地思考还缺什么，只要对照步骤流程，想着怎么更加完善，效率自然会提高很多。所以部门职责明确，制度完善，任务分配得当，是非常重要的一环。这就是管理学中的“坠机定律”：依赖领导上的英雄，不如建立完善的管理制度[4]。

组织成员人数并非越多越好。学期初每个人都有高涨的热情期待接下去能得到的锻炼机会，但在后期，真正给部门产出效果的只有几个人，其余人又不能放着不管，不然似乎对多劳者不公平，所以往往会把一些无关紧要杂事丢给他们。少有少的好处，大也有大的难处。部门人数控制要适量，才能更好地给予每个人适当的压力又不至于出现人手短缺。否则把更多的时间花在部门内部人际关系的处理上也是一种时间的浪费。

（三）人力资源是最好的资源

人是管理者在学生组织里最大的武器。懂得用人，最大限度地发挥大家的主观能动性，才能让这个组织活起来。用人的时候要遵循公平的原则——用人唯贤，不可用人唯亲也不能凭资论辈。用人的时候要用其所长，尽其所能，但不可胡乱给任务，要根据对方的特点，看你分配的任务适不适合他，能不能让他充分发挥价值带来较大的收益。与此同时，要督促他独立思考，让他尝试从不同的角度思考问题，不能总依赖自己的决定。

无论是管理者的手下还是管理者自身，都有犯错的可能。所以不用过于苛求手下不犯错，也不能对手下的错误过度指责。不犯错的手下不一定是好员工，不犯错代表他不会尝试新的东西，只是待在自己的舒适圈里，在某种程度上反映了管理者的平庸。错误的产生揭示了不少东西，直观地指出了什么是可行的，什么路是走不通的;什么问题以前没遇到过，现在知道该怎么办了。学生组织失败的工作经历也好，平时的小错误也罢，都只是成长路上积累的经验而已。努力克服畏难情绪，不断地总结经验教训，不仅少走弯路，还收获成长，这才是最重要的。所以管理者要有一定的容错能力，包容会让对方成长更多，给人提供机会才能更好地任其发展。

最后，要在团队中制造凝聚力，让手下产生归属感。让大家对这个团队产生情感，让大家愿意朝着同一目标前进。一个团队有了凝聚力，就是有了不管面对任何困境，都能一起克服的决心和力量。枯燥乏味的工作，如果大家自愿互相帮助，共同完成，不仅工作变得简单轻松，而且会大大提高效率。

（四）做出卓有成效的决策

在管理学生组织的过程中，管理者往往要做大大小小许多决策。有的决策比较好，有的决策则不尽如人意。所以在做决定之前不用着急，积极听取大家的意见，充分讨论之后再得出结果。如果讨论时间过长，效率过低，管理者要把控好节奏，如果一个人不断地重复表达同一个意思，则管理者有必要适当打断，把话语权交给其他想要表达的人。并不是光产出一个决策就足够，还要留有后备计划。如果这个决策行不通，还有什么其他方式，这样可以提高成功的概率。光列出可行的几套方案还不够，最重要的是实施，否则只是一纸空文。消息的传递是有损耗的，不能指望消息发布下去，所有人都心领神会。一般产生损耗的节点有：信息生产者表述不明确、信息传递过程不完全、接收者对信息吸收存在偏差。这些都会影响最后的效果，管理者做出决定之后还要时刻监督执行，确保一切按照计划健康运行。

参考文献：

[1]沈智莉.学生干部职业发展能力的探析和研究——以学生干部为例[M].上海：上海工程技术大学，2016.

[2]约翰·C.马克斯维尔.领导力21法则[M].上海：文汇出版社，2017：11-21.

[3]格雷戈·麦吉沃恩.精要主义[M].杭州：浙江人民出版社，2016：10.

[4]袁建材.48个管理定律精解[M].北京：中国经济出版社，2011：16-20.

[5]凡禹.德鲁克的管理智慧[M].北京：电子工业出版社，2013：88-201.