新时期企业人事档案管理的深化和创新

王敏仪

摘要：现如今，我国的经济处在快速发展的新时期，带动了中国各项产业规模的不断扩大，当下激烈的市场竞争环境既为企业提供了更多的发展机会，同时也为企业带来了更大的挑战。社会竞争的主题归根到底是人才的竞争，人事档案是对企业内部人才进行配置的重要依据。目前，传统的人事档案管理方式已经无法满足新时代的需求，企业管理必须打破传统模式，不断创新，带动企业水平的提高。文章根据企业人事档案管理工作的运用与创新进行了探讨。

关键词：企业人事档案管理工作；深化；创新措施

引言

人事档案是对个人相关信息的详细记录，是人事管理工作的重要内容。人事档案的收集和整理工作对于实现人事档案的最大化利用有重要的作用和意义。只有提高管理工作的各项水平，不断挖掘人事档案的内在价值，并科学运用现代化信息科技手段，才能更好地发现人才和培养人才，从而不断推动整个组织有序发展。

一、当前我国企业人事档案管理面临的主要困境

（一）企业人事档案管理观念过于落后

受传统企业生产经营管理模式的影响，当前我国大多数企业在进行认识档案管理的过程中存在部分问题，无法有效发挥出人事档案管理的作用和功能，也无法有效推动企业的稳健发展，增加经济效益。从一定意义上来讲，企业所创设的人事档案管理部门仅仅服务于人力资源管理工作，很多企业的决策人员和管理人员并没有意识到人事档案管理的重要现实意义。另外，当前仍有诸多档案管理从业人员认为档案管理就是将员工的信息进行存储即可，并沒有对其进行开发利用，管理理念和观念过于落后，仍停留在计划经济时代，导致企业无法对档案管理工作进行创新改革。

（二）人事档案材料内容不齐全

企业内部的人事档案必须要具备完整性，才能了解每个员工的实际情况，从而达到人力资源有效配置的目的。但是当前我国企业内部人事档案管理的内容不齐全，导致了在参考过程中信息不足，从而造成了人事信息的不完整和不正确。企业内部人事档案的内容包括很多，如员工的学历证明、学位证明、技术职称等，但是很多企业在与员工签订完劳务合同之后就没有收集相关的人事资料，导致了资源的不全面。同时，在进行档案收集时，由于没有相关的标准，容易将一些存在问题、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。档案的收集存在滞后性，也是当下造成人事档案不完整的主要因素之一，如个别员工的资格证书已经获得，但是企业并没有及时地进行回收并统计，在后期进行绩效等分发的过程中，部分职工的福利待遇没有得到保障，导致了企业内部管理容易出现混乱的现象。

（三）人事档案现代化水平低

随着现代化信息的快速发展，科技信息手段在档案管理工作中得到了广泛运用，但是，实体管理仍然是部分单位人事档案管理工作的重心，还存在着大量纸质档案的管理工作，工作人员对档案电子信息化建设没有得到重视导致信息化水平低，造成工作效率不高，对人事档案的利用带来负面影响。同时，档案管理硬件设施的缺乏也给工作带来了诸多不便。传统纸质档案存在很多缺点，比如不易保存、极易丢失等。人事资料的记录、复印、扫描有难度，各种资料不能常年有效保存。

二、提升企业人事档案管理工作水平的创新手段

（一）建立数据化人事档案管理系统

当前我国企业并没有建立专门的信息化人事档案管理系统，这是制约企业人力资源管理水平提升的重要因素之一。人力资源管理部门是企业的基础管理部门，但是当前部分企业对于人力资源管理中的档案管理工作的重视程度不够，只是单纯地过于注重企业发展过程中获取的经济利润，没有投入丰富的资源结合现代化的技术手段进行档案管理工作。因此，应当做好档案管理数据库内容的扩充工作，扩大数据检索的范围，不断丰富内部的数据信息。在建立人事档案信息库之前，应当根据企业员工的实际情况做好调查工作，如企业的员工人数、学历水平、工作时间、职称级别、技能证书等，做好档案的收集工作，方便进行信息的录入。其次，及时掌握企业人员信息变动情况，应当对数据库进行及时的更新，保证人事档案的数据库信息与企业的发展情况具有一致性，为信息的查询提供准确性。

（二）加强安全保密意识，制度化和技术性的措施落实到位

维护档案的安全性和保密性是每一个档案保管单位和保管者的首要任务和职责。档案的安全保密标准主要表现在档案信息内容的安全、档案信息载体的安全、档案记录方式的安全以及信息网络的安全等。人员的安全保密意识是档案安全保密工作的重要前提和关键所在，主要是通过各种有形无形的方式对人员形成潜移默化的影响，例如以会议、邮件、主题活动等方式促使其加强档案安全保密意识，树立安全保密观念。鉴于此，制度建设上企业应在国家关于人事档案管理规定范围内制定出适合本企业的人事档案管理制度标准、信息安全标准、业务技术标准，给予相关工作规范性的指引。

（三）构建先进的档案管理信息系统

人事档案管理随着现代化的不断发展，对信息系统的构建提出了更高要求。首先，信息数据库要为人事部门保存职工完善的基本信息。其次，档案目录的建设要成为查询人员方便进入信息系统的专业入口，因此要更符合人事工作的查询习惯。

（四）优化人事档案管理流程，提高工作效率

企业在进行人事档案的收集、整理、归档、存储的过程中，应当根据相关部门规定的档案材料收集规范及整理工作细则，贯彻落实工作流程和工作规范。但是，随着社会科技的不断发展和进步，当前我国企业在短时间内得到了快速发展，同时人事档案管理工作本身具有一定的持久性和动态性，导致传统的档案管理模式无法满足企业及社会发展需要，同时耗费了大量的人力物力资源，导致档案管理工作事倍功半。

结语

当下，科学技术突飞猛进，大数据已经成为了引领时代潮流的主要技术手段，各大企业必须迎合时代需求，为保证自己不被市场所淘汰，重视人事档案的管理工作，将档案管理与信息技术手段相结合，提升企业人力资源管理质量。企业负责人应当认识到人事档案管理的重要性，针对当前管理过程中存在的不足不断地进行整改，从而扩大企业在市场上的竞争力，带动企业健康发展。

参考文献

[1]赵欣琪.创新企业人事档案管理工作的举措[J].办公室业务，2019（06）：177-178.

[2]王好萌，刘敬微.企业人事档案管理的现状与对策[J].劳动保障世界，2019（03）：61.