信息化条件下的科技档案管理工作分析

刘玉梅

[摘 要]近年来，伴随着我国科技时代的不断改革与发展，科技时代的进步对于科技档案管理工作水平提出了更高的要求，信息化技术的发展为科技档案管理提供了一个改革契机。信息化档案管理主要采用计算机信息技术和网络技术，促进了档案工作的发展，不仅实现了档案管理的数字化和资源共享，还提升了档案管理的整体水平。目前，我国信息化条件下，档案管理工作还存在很多的问题，严重影响了科技档案管理工作水平的提高，文章阐述了信息化技术应用到科技档案管理工作中的意義，针对于目前科技档案管理工作发展现状，提出了信息化技术下科技档案管理的有效策略，希望能够给予相关部门一些参考意见，从而能够提高我国科技档案管理工作水平。

[关键词]信息化条件 科技档案 管理 分析

中图分类号：G275.3 文献标志码：A

科学技术的不断发展与完善，为我国科技档案管理工作提供了一个重要的改革契机，伴随着信息时代的来临，科技档案管理工作又走进了一个新的发展空间。将信息化技术有效利用到科技档案管理工作中来，不仅减少了人工操作出现的失误，还有效地提升了工作效率及科技档案的管理水平。现阶段，信息化技术在科技档案管理应用中还存在一些问题，导致科技档案管理水平不能加速提升，因此，档案管理人员应该不断研究信息化技术在科技档案管理的应用问题，找到有效解决方式，推动科技档案管理工作的进一步发展和革新，提升档案管理水平，从而实现科技档案管理的统一化、规范化以及标准化。

一、利用信息化技术进行科技档案管理工作的意义

（一）提升工作效率

现阶段，阻碍科技档案管理水平提升的重要原因就是相关人员对于信息化技术的应用缺乏深入的了解，也没有重视计算信息技术应用。另外，管理人员专业素养不高，没有专业的计算机操作能力，导致了信息化技术在科技档案管理工作中的应用水平无法提升。因此，科技档案管理人员必须重视信息化技术在科技档案管理的应用，认识到信息化技术可以有效地提升科技档案管理的工作效率。传统的科技档案管理方式，由于人工管理导致很多档案发生错误的情况，并且工作效率非常低。利用信息化方式管理档案，不但可以减少人工操作的失误率，还能提升档案管理水平及工作效率。计算机信息技术的应用还节省了档案管理工作人工成本，相对于传统的管理模式而言，利用信息化技术进行管理更规范，更有效率，提升了档案管理的整体水平[1]。

（二）达到信息和技术资源共享的目的

科技档案管理不仅仅是档案管理的重要部分，也是一项基础技术工作。尤其是对于科学研究院来说，更有重要的作用。科学研究院重要的科技档案指的是在自然科学研究、生产科技研究中归档保存的文字、图片、视频材料，等等。这些档案资料包含了科学研究院的所有研究记录，可以有效地将信息和技术资源进行统一的管理，达到共享、传播和使用的目的。同时，在信息化技术的应用下，科技方案管理也提升了科技信息交流速度，及时地反馈和处理有关科技信息，为科研工作信息交流提供了一个良好的信息保障。

（三）促进企业的发展与进步

众所周知，利用信息化技术管理科技档案，大部分都是在互联网上开展的档案管理工作，将数据档案进行及时有效的开发、利用，实现资源共享。企业在发展过程中，只有不断地研究档案管理方式，提高档案管理水平，才能在竞争激烈的市场中站稳自身的脚步。在企业发展道路中，企业应该把握住改革的时机，不断研究档案管理信息化建设手段，这样才能跟上时代发展的脚步。以XX市科学研究院科技档案为例，只有以最快的速度，精准找出所需的档案资料，才能让相关人员更快地根据数据档案资料，进行科研技术工作。科学研究院的科技档案管理数据具有指导性作用，为科研人员提供了重要的技术性资料和数据，能推动专业的发展，所以说，信息化技术不仅全方面实现科技档案的数字化和网络化，还有效地促进了企业单位的发展和进步，信息化档案管理在企业发展中有着无法取代的地位和作用[2]。

二、信息化技术在科技档案管理工作中的应用现状

（一）管理人员专业水平不高，缺乏专业性队伍人才

档案管理信息化，显而易见，离不开计算机信息技术，计算机信息技术包含了多媒体技术应用、人工智能以及网络管理技术，等等。信息化档案的管理需要有经验的档案专业人才，更需要计算机专业应用型人才。但是，目前，我国科技档案的发展现状是，缺乏既掌握信息化技术，又有专业档案管理能力的复合型人才，现有的管理人员专业水平不够，自身专业素养不高，对档案专业知识不够了解，没有丰富的管理经验，并且计算机应用技术也不高。这些原因导致信息化档案管理水平较低。

（二）信息化网络技术自身存在安全威胁

信息化技术在科技档案管理工作中发挥了重要的作用，不仅提升了工作效率，还提高了档案管理工作水平。档案信息化能更好地为社会所使用，有效地实现了资源信息共享。但是在应用信息化网络技术对档案管理时，还存在一定的安全风险，那就是信息网络技术自身的安全漏洞，主要的漏洞包含黑客恶意攻击、网络病毒，等等。有些不法分子利用网络漏洞盗取重要科技信息数据，网络安全问题严重地影响了信息化技术档案管理工作的正常开展[3]。

三、在科技档案管理中应用信息化技术的有效途径

（一）加强信息化安全管理意识，提高管理人员专业素养

随着科技时代的不断进步，信息化已经成为当代社会发展的新趋势，相关管理人员都应该具备信息化管理意识，让档案信息化管理方式代替传统化管理档案的方式。所以，首先应该顺应时代发展的需求，创建统一规范的信息化档案管理方式，不但可以让科技档案得到安全保密的管理，还能提升管理水平和工作效率。应用信息化技术，还能节省大量的人力和物资，对科技档案从分类到立卷一步到位。其次，科技档案管理员要树立正确的信息化档案管理意识，深入了解计算机应用技术，跟上时代的发展脚步，科技档案管理工作是一门综合性很强的工作，要想做好档案管理工作，就必须不断地提高自身的专业水平，不断地学习新的知识，为科技档案管理工作提供坚实的后盾。目前，由于我国很多档案管理人员的管理意识不强，导致信息化科技档案管理出现了很多违法违规问题，因此，要想更好地管理科技档案，就应该不断提高管理人员的专业素养，定期对人员进行法律法规培训，加强信息化安全管理意识，这样才能促进信息化科技档案管理工作的顺利进行。

（二）加强信息化标准建设和管理

科技档案管理最重要的基础就是加强信息化科技档案管理的建设工作，首先，一定要加强信息化标准建设，信息化标准建设不仅是保障整个科技档案管理信息化水平的重要因素，也对整个科技方案管理工作水平起着关键性的作用。同时，加强科技档案管理，具体体现在科技档案的数据录入、备份和安全管理上，以科学研究院为例，需要对科研数据进行整理、录入，规范化和统一化以及标准化，只有这样，才能保障信息数据的共享和传输。其次，要重视档案数据安全工作，对于重要的数据信息，要通过计算机技术避免数据被盗或者丢失，防止不法分子盗用，利用数据信息去做违法乱纪的事情。同时对于数据资源应该设置密钥或者防火墙等，以及保密性很强的技术档案，科研人员可以进行内部档案信息化标准建设，加强科技档案有效管理，是保障信息化档案管理工作顺利开展的前提[4]。

四、结语

信息化条件下，科学档案管理水平的提升是促进科技方案管理效率的重要手段，更是加快科技档案管理工作规范建设的关键要素。随着时代的不断发展，信息化技术也在不断完善和改革，逐步实现了档案管理的统一化和规范化，给很多企业的档案管理工作提供了有利的条件。为了更好地利用信息化技术实现档案管理工作，管理人员应该不断探索有效管理方式，这样不仅可以提升科技档案管理水平以及工作效率，还为企业的发展奠定了坚实的基础。

参考文献：

[1]秦彩霞.浅析信息化时代科技档案管理工作创新研究[J].才智，2018（33）：217.

[2]王玫.基于“互联网+”的科技档案管理创新分析[J].通讯世界，2018（10）：319- 320.

[3]王敏.信息时代科技档案管理工作的创新研究[J].企业改革与管理，2018（2）：38，73.

[4]殷娜.基于信息化条件下的科技档案管理工作探究[J].办公室业务，2017（19）：63- 64.