以顾客为导向的高校科研经费管理问题研究

施伟 蔡艳婧

[摘 要] 传统的高校科研经费管理都是以科研管理部门为主导，科研工作者常常是处于一个被管理的地位，产生了很多不必要的冲突和矛盾。文章以科研工作者为顾客，分析了当前科研经费管理效率低下的原因，并提出以信息技术为基础的变革方案，提出成立科研项目服务中心组织形式变革的最新模式。

[关键词] 高校科研经费 顾客导向 技术变革

中图分类号：G647.5 文献标志码：A

一、绪论

过去科层制的管理模式下，科研工作者是作为管理部门的管理对象而存在的，因此在科研经费的管理过程中，科研工作者缺乏与之相匹配的平等地位，造成了在实务工作中矛盾突出、效率低下、情绪不高的现状。实际上有很多问题不是出于管理部门的态度不好或者是服务水平不高，问题的根本在于信息沟通不畅、服务精准点把握不够、专业服务不衔接。从客观上解决以上问题是需要从多方面入手的，不仅是原来所谓的提高服务水平、改善服务手段、简化流程、变革制度来解决的，因为从本质上讲并没有改变其不平等的地位。所以，只有当科研工作者与其他管理部门之间有了平衡的能力，处于平等的地位，才能实现真正的服务到位与满意度提高。

高校为了提高科研工作者的满意度，提升服务水平，响应“放管服”的整体要求，为科研发展与提升做了很多工作，不仅提高了部门的服务水平，同时还改进了流程以及简化制度，以物流化财务报销系统为典型的信息化改革手段，为广大科研工作者带来很多便利和时间上的节约。但是我们仍然可以发现，物流化报销系统的出现，并不完全是以解决科研工作者的需要来实现的，主要还是为了解决财务工作流程信息化、自动化的问题，同时仍然存在着财务的信息孤岛问题，并不能从根本上解决科研经费的全过程问题。在空间上，管理部门仍然以科层管理模式分散在各个楼层，甚至包括各部门内部的科室也分散在不同区域，作为科研工作者首先在空间上就得分清、理清自己的行动轨迹，否则就如同无导航状态的乱碰乱撞；从时间上讲，基础科室的人员基本在岗在位，但是，对于高层领导常常不能及时找到，就存在着时间上的一种错开，常常为了寻找一种交集而等待很长时间。所以我们改变的不仅仅是制度和流程，更重要的是如何减少空间上的隔断和时间上的错开。而我们在考虑这些问题的时候出发点究竟是什么？是从管理部门的角度考虑，还是从科研工作者的角度考虑？过去很多变革似乎是从科研工作者的角度来解决问题的，但是我们会发现仍然是建立在科层体系的管理制度下，只不过做了一些形式上的变革而已，比如统一制服、统一标语，即使在技术上做了一些变革但是我们仍然可以发现只不过是原来手工做法的电子化。当制度修订和流程再造的时候，仍然可以发现出发点仍然是站在管理部门的角度来改变科研工作者的行为，而并不反思如何去改变自己。比如制定的规则没有一个解释说明，甚至连一个简明的操作手册常常都很困难，这些事情反映的仍然是以管理部门为主导的科研经费管理模式。因此如何改变当前以管理部门为主导的模式，從本质上讲就是要扭转科研管理工作者不对称的信息地位和管理地位。

二、当前高校科研经费管理问题分析

长此以往，当某些事情习以为常，就会觉得理所当然。高校科研经费管理体系也如此，作为传统的科层体系具有分工明确、责任确定、内部效率高的特点，但是当面对不同的顾客、不同的科研项目、不同的流程却呈现出低效率的状态，究其原因有以下几个方面。

（一）单一流程不适应产品和服务多样化需要

当前科研经费来源渠道多样、层次多样、规则不同，导致了在提供对应服务时，需要建立多样化的服务流程和产品规格，也意味着传统的单一或少量流程和提供产品规格不会适应这种需求。比如纵向经费和横向经费相比管理的内容和要求是不一样的；同样的纵向经费，国家级、省部级、市厅级项目的管理内容和要求也是不一样。因此，对于反复多样的管理要求，如果完全按照硬性的规定和流程来进行处理的话，必然会导致与科研工作者的需求之间发生冲突，因而需要一种柔性的管理。而柔性的管理常常又会被科层体系硬壳所束缚，实际上我们在前面所讲到的“放管服”的变革，就是要突破科层体系的硬性束缚，而课程体系是不可能改变这种硬性束缚去实现一个柔性管理。所以，当科研工作者作为顾客需要不同种类的服务时候，传统的管理体系是很难提供的，就可以想象为什么做一些形式上的改变并不能真正地提高满意度和工作效率[1]。

（二）过细分工不能满足业财融合需要

科层体系的高效率是建立在其明确的、细化的分工上，从而实现对标准化业务的高效率。这种分工针对的是标准化业务，而当前的科研项目管理是不具备这个前提条件的。当前的科研项目管理不仅仅是大类的差别，就是每一个具体的项目都有它特殊的要求，因此用一般的规则和流程去面对多样管理内容时，就需要科研工作者花费大量的时间和精力在各个部门之间进行沟通协调。由于这种业务和管理的脱节，导致了效率低下和矛盾冲突。加强经费管理的业财融合是一个必然的趋势，如何把握业务与经费管理之间的关系将是以后的研究改革的重点。

（三）信息技术落后不能满足高节奏管理的需要

尽管现在进入了信息社会，但是科研工作者在面临科研经费问题的时候发现自己很多时候仍然是手工状态的做法，即使用Excel表也只是把纸质的表在电脑上填一下而已，信息化的手段没有能够充分利用。比如科研经费的使用状况，所有的数据全部在财务系统当中，科研工作者不能及时得到财务信息，至于已完成报销的原始票据只有通过查档案才能得到。这种信息技术的落后导致了大量的时间和精力在查找会计票据上，更不要谈经费管理的其他文件信息化。所有经费管理的活动必须通过人工传递的方式进行，没有通过信息流、物流、资金流实现管理过程的现代化。所以整个管理过程中把大量的时间浪费在人工传递及相互交接上，为了加强内控，防止在交接过程中出现遗失问题，处处留痕，导致了原本不高的效率更加低下。同时，为了追溯过去的信息，也需要花费大量的时间去查找。

三、以顾客为导向的管理变革——以信息技术变革为核心

传统意义上的改革几乎都是以行政部门自身改革为导向，对机构的设置重新进行组合，对职能进行优化，究其本质仍然建立在科层体系中的分工与协作，是以科研经费管理过程的内部控制为基础的变革，科研工作者的地位并没有得到本质上的改变。所以，我们提出一个新的视角就是以科研工作者作为内部顾客为导向的管理变革，作为一个管理变革要涉及组织重构。科层体制的出现是与信息流、物流、资金流等信息与实物传递过程需要大量的人工为媒介有着密切的关系，因此出现了其特定意义的组织分工与协作模式，在信息化技术迅猛发展的情况下，信息流、资金流可以通过网络技术进行可靠的传递与保存，物流也可以通过其他技术进行有效传递，因而组织架构建立的技术基础已经发生了重要的改变，不需要通过人工来进行交接。

实际上高校已经做了许多改革，比如物流报销系统改变了传统的人工排队报销的方式，单据的传递已经实现了局部的物流化，由于存在网银，资金流的问题得到了相应的解决，已经大幅度减少了科研工作者排队报销的时间。同时，物流化网上报销系统还解决了信息流的传递问题，可以在系统中查询自己经费的使用情况和汇总报告，查询票据报销的物流信息，甚至网上银行支付失败信息也能查询。某些高校增加了网上审批软件，改变了传统等待审批的状况，采用手机APP进行，有效解决了时空差所带来的时间耗费。以顾客为导向的体制改革需要充分利用信息化技术手段，实现科研工作者的需求，充分发挥其主动性[2]。从科研工作者申报科研项目开始，相关的管理部门就应当提供相应的数据和服务支撑科研活动的所有过程，下面按照科研项目运行的一般过程来论述。

（一）科研项目申报书预算编制时

对于某一个具体项目的申报，按照申报文件所要求的预算总额进行预算细目的分配，但是过去是一个经验性的过程，常常会导致在实际使用过程当中某些经费细目不够使用，而有些经费细目使用不了，这就需要对过去类似项目的经费使用情况进行了解。在现有的财务统息系统中，科研工作者可以查询到过去项目的经费使用情况，可以依照比例，按照新项目的实际使用情况进行编制。如果更为先进的话，财务部门应当建立大数据分析软件，对类似项目曾经的使用状况进行一个数据分类比较，能够提供出较为合理的经费比例安排。

（二）科研项目经费到账时

当科研项目进行申报之后，应当是在统一的科研项目管理数据库中留有相关的经费到账信息，当科研经费到账之后能够与以往申报的数据进行匹配，同时进入财务系统按照申报书设置预算，而不需要人工进行查询核对。可以及时通知科研负责人按照预算要求使用经费，不需要再次向财务部门提供相关申报书及预算书。

（三）科研项目经费使用过程

随着电子发票的推广普及和手机报账系统的运用，经费报销过程不再需要传统模式的纸质原始凭证的传递，可以采取凭证影像系统来实现审批，审查审核过程中的原始资料，款项支付可以采用无现金支付手段。对于材料采购和设备购买的问题，由于涉及较多的管理部门，采用网上申报批准的方式，能够高效实现流程顺畅进行[3]。

（四）科研项目经费结题时

对于对科研经费事前、事中控制，经费使用过程严格遵循了合法性、合规性、合理性的原则，在最终经费结题时，科研工作者可以在财务系统上查询到汇总数据，并且在科研管理系统提交相关表格，进行电子签名。

（五）科研项目后续审计等活动时

过去科研项目进行审计时，科研工作者需要复印大类原始凭证以及其他资料提供给审计单位。不仅耗费了科研工作者的时间和精力，也影响到财务和其他部门正常的工作程序。当采用完整信息系统之后，这些问题将都不是问题，需要的信息可以迅速从系统中调出。

四、科研管理中心的设置与运用

即使能实现网上信息处理与传递，但是由于科研项目经费管理的复杂性和多样性，仍然需要在一般性的管理过程中增加人工管理的内容，因为再具体的规则再简化的流程都无法应对实际当中出现的各种情况，因此建立起适应新技术条件下的科研项目管理体系变得十分重要。在传统模式下，管理部门在管理过程中的时间错位和空间分散是导致效率低下的一个重要原因，即使靠信息化技术弥补了绝大部分时间错位和空间分散的问题，还有少部分问题必须依靠人工进行解决，因此仍然需要改变传统的科层管理体系。我们可以将所有的科研管理部门集中起来成立一个科研管理中心，突破原有的部门之间的界限与隔阂，以流程管理为主线，以科研工作者为服务对象，集中高效率地解决科研管理工作。

（一）科研管理中心职能设置

科研管理中心必须以信息化建设为核心，突出信息化管理职能，围绕着该职能进行展开。以科研项目设立、执行、经费使用、考核、结项的过程为主线展开相关活动，实质上就是将原来的科研项目部门、采购部门、财务部门、资产管理部门的职能集中化，转变了原来以部门分设的形式，实现中心内部岗位的分离与牵制。

（二）科研管理中心管理重点

科研管理中心主要是用来解决普遍性、一般性的问题，通过信息化技术手段主动与科研工作者进行联系，发现其诉求及愿望，主动解决科研工作当中的问题，通过现代化技术实现物流、信息流、资金流等融合。对于利用信息化系统不能解决的问题必须采用人工解决，需要设立科研管理服务大厅，集中办公统一解决科研项目管理过程当中的问题。从中可以发现，以信息化与人工相结合的管理模式，是当前高校科研管理的一个较为快捷的转变方式。科研经费的管理必须建立相应的项目管理流程和模式，绝对不是孤立于其他管理部门而存在的。

（三）科研管理中心科研经费管理变革

科研经费的管理仍然是建立在分工与相互牵制的内部控制制度之下，突破了原来以科室为职能分工的模式，突出以岗位相互牵制。可以预想到将来随着票据电子化、网上审批自动化、资金监控全面化、区块链技术的发展，会计核算越来越趋向于自动化，下一步的重点是加强科研经费的财务管理。通过财务管理的事先预测、事中控制、事后评估，有效增进科研经费使用绩效，改变传统的追求合法性、合规性的主要目标。

参考文献：

[1]王娟.关于科研项目经费管理的研究[J].中国集体经济， 2019，592（8）：56- 57.

[2]刘艳.高校科研经费预算管理的探讨[J].财会学习， 2019，212（3）：61- 62.

[3]马伟彬.科研事业单位科研经费管理问题研究[J].财会学习， 2019，213（4）：162，164.

★基金项目：江苏省社科应用研究精品工程财经发展专项课題（18SCB- 34）