试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策

【摘要】随着经济建设的不断完善和社会的不断发展，信息技术与我们的生活联系越来越密切。在学校档案管理过程当中，档案管理的信息化已经成为了一个发展趋势，档案管理工作在当今仍存在着一系列的问题亟待解决。笔者根据当前学校档案管理信息存在的一系列问题，提出了有效的解决措施，希望能够为学校档案管理工作的信息化建设提供一定的借鉴。

【关键词】学校档案管理；信息化建设；失范；对策

【中图分类号】G273 【文献标识码】A

对于学校而言，档案管理工作开展信息化建设，不但可以在一定程度上提高档案管理水平，而且还可以提高工作人员的工作效率。当前，档案管理部门需要适应现代化发展趋势，将档案管理工作与信息化建设联合起来。与发达国家相比，我国的档案管理工作起步较晚，并且发展缓慢，所以，为了有效提升学校档案管理信息建设，必须积极借鉴其他发达国家的先进经验与管理方式，对学校的档案管理工作进行信息化建设，为学校以后的发展提供一定的保障。

一、学校档案管理信息化建设的“失范”

学校的管理要求具有秩序性，但是，如今在档案信息管理过程中，一些学校的档案信息化建设发展较慢，管理混乱，学校的信息和管理建设不够完善，存在着一定的失范现象。

（一）档案管理工作人员的技术水平较低

很多学校的档案管理者多是年纪较大的工作人员，无法满足当前信息化的要求，再加上学校档案管理的工作机制不够健全，这无疑阻碍了学校开展档案信息化建设工作，因此也无法实现档案信息化的应用价值。

（二）档案管理工作失衡

学校在管理过程当中，对于档案的管理工作缺乏重视，造成学校档案管理工作无法得到有效开展。另外，学校的管理人员从管理层面上没有重视到档案管理工作的重要性，在人员的配备上也没有有所倚重，导致档案管理工作存在很多弊端。为了有效提升管理水平，学校必须要重视档案管理的重要性，重视档案的整体发展，档案工作需要与其他主要工作一样，应当受到学校应有的重视。

（三）档案管理工作失速失控

档案管理工作是各项工作推进与发展的基础，也是学校长远发展的必要条件，但是，目前档案管理工作与学校的发展速度不匹配，跟不上时代的发展脚步，档案工作越来越落后，无法充分发挥档案的真正价值，在一定程度上阻碍了学校档案的未来发展。

除此之外，在进行档案管理工作时，由于缺乏完善的管理体系与管理制度，使档案管理工作出现一定的混乱情况，比如，学校的重要材料没有得到妥善的保管、部分档案借出去之后没有及时归还，造成档案丢失的情况等，这对于完善档案管理工作是十分不利的。

二、如何有效解决档案管理信息化建设的“失范”问题

对以上档案管理信息化建设的“失范”问题，要想得到更好的解决，就必须从档案管理信息化建设着手，从而为学校的建设提供更好的保证和支持，最大程度地促进学校档案管理工作水平。

（一）完善學校档案管理制度

健全的制度是进行档案信息管理工作的重要依托，因此，在学校管理过程中，学校需要明确档案管理的职能，搞好档案管理建设与学校管理建设之间的关系。学校应当成立专门的管理部门，如学校档案管理委员会，通过档案管理委员会的审核，制定出符合学校档案发展的制度和规范，将档案管理工作的完善性和有效性进行充分体现，加强对档案的搜集与整理，避免出现档案堆放、档案混乱等问题。通过档案管理制度的支持，有效规范学校的档案管理工作，使得档案管理工作走向正轨。

（二）增强学校档案的保密性

有效的加强学校的档案管理工作，需要保证学校档案的保密性和安全性。学校的档案包含大量的老师与学生的详细信息，关系着很多人员的隐私，一旦档案泄漏出去，则会造成无法预测的后果。因此，档案管理工作人员要增强责任心，明确自身的工作职责，进行档案管理工作时要格外注意，切勿发生失泄密事件。另外，存放纸质档案的地方要绝对安全，电子档案要设置密码，从而保证文档的安全。同时，要加强档案信息安全保障体系建设，对于网络安全问题一定要引起重视程度，加强保密工作建设，提升网络安全系数。学校的档案管理信息化工作一定要在内部网络开展，同时对内部网络进行安全技术保护，增加防火墙等安全设备，严格控制电子档案的知悉范围，对于不宜公开的内容要指定可查看的具体人员，无关人员不可访问、借阅、查看。随着档案信息化的不断发展，在以后的管理工作中逐步提升档案信息化水平，进一步加强整个档案管理体系的监督与布控。

（三）实现档案管理的网络化

由于档案管理工作十分复杂，所以，整个学校的人员要努力配合档案管理工作。因此，要想有效解决此问题，需要实现档案管理的网络化，对档案管理的速度有效提升，有效减少人力资源的浪费，提高整个学校的管理水平，提高整个学校的管理效率。通过将纸质档案转化为电子档案，可以进一步提升档案的信息化建设水平。档案管理人员的工作效率提高，在一定程度上促进了管理人员的工作积极性，为更好完善档案管理提供一定的帮助。

（四）加强档案的宣传工作

加强学校的档案信息化建设，应当从学校的领导人员思想认识方面入手，让学校的领导对档案的重要性充分了解。另外，加强学校档案的宣传工作，将学校的档案管理工作作为重要议题进行讨论，相关领导部门必须加大资金、精力的支持，深化学校的档案信息化建设，在强化思想的基础上提升理念认识，树立新型的管理理念，指导信息化档案管理建设，对档案信息化建设加大资金投入，对最基础的工作内容进行完善，从而更好地开展档案管理工作。

（五）加强档案管理人才队伍的培养

良好的人才支持是各项工作进展的有力保障，因此，为了提升档案管理工作的信息化管理水平，必须优化档案工作人员队伍结构，引进计算机管理方面的专业人才，通过长期的培训，使人才具有较高的基础知识水平和专业能力，通过学科知识与管理工作的结合，提高档案管理工作的有效性，扩大档案管理工作人员的知识面，使其不断掌握新的管理技术，促进档案管理工作的信息化和规范化发展。另外，在管理方面，通过加强各部门之间的联合，实现多部门资源共享，通过完整的校园体系建设，有效地对档案资源进行收集，充分发挥学校档案的优势，实现一体化管理，从而使各部门的资源得到合理利用，避免各部门资源的浪费情况，使各部门之间的沟通交流进一步加强，避免资源不足等问题的出现。

总之，学校的档案信息化建设能够有效提升档案管理水平和学校的管理水平，在一定程度上提升学校对档案管理的重视程度，为有效推动学校的发展作出贡献，为管理人员提供更多实现自我的机会。学校开展档案管理信息化工作，并且对学校档案管理制度进行逐步完善，可以促进学校的长远发展，为提升我国的档案管理工作水平做出一定的贡献。

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作者简介：李婷（1985-），女，汉族，山西晋中人，助理馆员，本科，晋中师范高等专科学校，研究方向：档案管理。