高校学生事务工作流的信息化建设机制研究

苏子龙

摘 要：在大数据时代背景下，在“双一流”大学建设的国家战略机遇下，提高高校教学管理的信息化水平是一项十分重要的课题，也是各高校在极力推进的工作之一。其中，高校学生事务管理的信息化建设使工作格局实现扁平化、动态化、智能化、人性化，对提升学生事务工作的效率、服务水平有着极大的帮助，也是学生工作价值理念向“体验至上”的变迁。

关键词：学生事务;工作流;信息化

新时代的高校学生事务管理服务工作的主要矛盾随着社会主要矛盾的变化也发生着变化，主要体现在学生的多样性需求和管理服务供给侧不足之间，当下学生对高校学生事务工作的需求日益网络化、即时化、精细化，并做到可追溯、可交互、可监察。同时，当前国内高校学生事务工作人员千针一线的处境是阻碍其投身专业化的重要因素之一，其在学生党建、奖勤补贷、日常管理等多个维度的工作中，如何串联好组织部、学工处、团委、校医院等各个部门形成的工作流数据，通过信息化的工具手段，实现先进、高效、透明的学生事务管理格局，是现代化办学的必然趋势。

一、高校学生事务工作流信息化建设的意义

目前学生事务管理工作流程繁冗，日常工作的部署先从学校相关职能部门到院级单位再到学生个体，直接导致工作流程冗长且繁杂;目前高校学生事务工作人员具备的信息化工具还停留在QQ等即时通讯工具上，它仅仅在信息传递上占据优势，但是在信息的整合与串联方面存在很大劣势;除此之外，学生事务管理相关部门之间的合作办公效率也是制约因素之一，由于学生事务涉及学校不同部门，需要部门之间的协作，且不同部门对学生信息的需求侧重点不同，在数据的整合归纳方面也占据了很多工作人员的精力。

工作流技术是一种经营过程，它可以以提前设定的过程规则，使文件、讯息或任务能够在不同的操作者之间进行传递与执行。将学生在学校内的各项管理内容所组成的过程作为研究对象，以学生在校期间的每一个业务单位串联成的工作流为主要线索，对学生学涯中各个阶段的事务和学生事务工作人员在管理过程中所扮演的角色进行划分与匹配，简化工作程序、提升工作效率。相关职能部门的事务性工作可绕过学院单位垂直到达学生群体，每个学生可以根据自身情况进行自我管理和自我服务，学生事务管理人员通过后台的数据系统对学生发起的工作流程进行审批、归档与汇总，这种动态的、可追溯的大数据工作流模式可令学生事务管理工作实现扁平化、动态化、智能化、人性化。

二、国内高校学生事务工作流信息化研究现状

目前国内对高校学生事务管理的研究还是比较丰富的，一些高校还专设了研究方向，不过大部分还是基于传统模式和环境作为样本分析，很少结合当下先进的信息技术手段，对高校学生事务工作流信息化的研究还是比较少的，一是近年来网络技术不断进步，尤其是移动互联网开始在国内蔓延开来，几乎所有的高校学生都加入了移动互联网的世界，高校学生事务管理服务工作在移动互联网领域的应用还处于萌芽状态，但移动互联网的即时性、广泛性、精准性与当代青年大学生对高校学生事务管理服务供给侧的需求不谋而合;二是在“双一流”这个新的国家高校建设战略背景下，越来越多的高校管理层开始关注与国际先进办学模式的学习和接轨，打造一流的管理来支撑一流的办学。

三、高校学生事务工作流信息化建设的构建模式

将“增强用户体验，提升师生交互效率，做到动态可追溯”理念贯穿始终。早在上世纪90年代英国已经将学生视为“顾客”，为学生提供服务。学生是学校的工作主体对象，学校的学生事务管理模式和设计应从服务学生、方便学生入手。将每一个学生从入校到毕业的所有与学校相关的管理服务数据作为一个横向工作流，这个工作流内涵盖选课、就业、入党、加入社团任职、校医院就医、奖助学金申请、学生证办理、请假等具体事宜，这个工作流内涵盖事件、时间、相关人员、审核老师等信息;相关学生事务管理人员可通过工作流管理信息平台发起纵向工作流，与相关学生的横向工作流程形成交织，产生结点，也可以对学生主动发起的工作流进行审批完毕或推送至下一审批人，通过后台系统对各项工作流进行调控补充、实时把控、统计汇总等管理工作;学生组织或班级单位可通过工作流信息化平台进行社团注册、活动申请、荣誉备案、学生违纪情况备案等事项，通过平台上传相关证明材料至该纵向流与相关学生的横向流产生的结点由学生事务管理人员进行审核留档。这样通过具体的事件、不同的人员形成的工作流交织的网络，形成了数据库资源，从后台可以导出任何一个维度的工作流数据，大大提高了高校学生事务管理者的工作效率。同时，作为工作主体即服务对象的学生，也可以通过客户端察看个人的横向工作流数据，掌握生涯发展动向，植入人工智能系统应用体系，通过分析学生的行为习惯和特长技能，为学生精准推送合适的活动与竞赛，对学生的生涯发展提供实时的建议帮助。

四、高校学生事务工作流信息化建设过程中的关键事项

一是要建立强有力的组织领导机构，设置专门的工作领导小组，强化主体责任，为学生事务工作流的信息化建设提供有力的组织保障;二是在客户端的原型设计阶段就要广泛征集师生的意见和要求，在界面设计、功能导航、后台页面等多个方面做足功课，积极引进有相关经验的互联网公司提供运营和技术支持，达成校企合作共同开发;三是要在全校范围内推广运行该客户端，做好培训、试运行、调试、日常维护等各个环节的工作，尤其在学生群体当中，培养学生在客户端上与学生事务管理人员交互的习惯，为数据库积累首批的原始数据;四是要搭建数据安全防护体系，随着客户端不断的推进，在一个个工作流中产生的数据会涵盖学生大量的信息，如果遭到不法分子的入侵，对学生的个人利益将是一个巨大的损害;五是一些必须通过面对面的方式开展的工作如心理咨询、生涯咨询、校医院门诊等，需要及时将在线下产生的数据在线上备案，形成完整连贯的工作流，为后续的分析提供充足的数据支撑。

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（作者单位：济南大学，山东 济南 250022）