信息时代档案管理工作面临的挑战和策略

李大轩

摘 要：随着科技的进步，网络的发展，信息化的时代随之到来，档案管理传统工作模式开始向信息化模式改变。本文从信息化档案管理工作所面临的新挑战进行分析，提出如何在信息化时代做好档案管理工作。

关键词：信息时代 档案管理 挑战 策略

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）09-00-01

一、信息时代传统档案管理工作的现状

时代在进步，经济在发展，信息时代的档案管理工作逐渐为大家所重视起来。信息时代档案管理工作的挑战有很多种，信息时代下传统档案管理有如下现状：

1.传统档案管理不能有效保存档案

传统的档案管理理念十分注重收藏，但是往往忽视了运用，不能发挥出传统档案管理的真正的作用。传统的档案管理受到了空间、时间、人员的限制，尤其是时间久远的档案则会花费大量的时间和人工去查阅 ，而作为传统档案，多以文件档案为主，随着时间的推移，就会使得文件的损坏。这就是传统档案管理的一些缺点，传统档案管理类似和古代的历史档案，一直沿用至今。随着科技的进步，网络时代的快速发展，电子档案的兴起很大程度上解决了这些问题。

2.传统档案管理的安全系数有待考量

传统的档案管理理论是很多形式表现出的记录载体的保存，传统的档案管理一般是纸张保存，但是这种保存方式存在了很大的风险，因为很多珍贵的文件都是孤本，不可能存在复印件，但是一份珍贵的文件无限次的借阅，又会让珍贵的文件损坏。所以网络技术的发展带来传统档案理念的革新。网络时代带来了信息大爆炸的时代的来临，不仅仅是以文件纸张作为记录的载体，更多的录音、影像、电子档案等，这些记录方式和管理的方法与传统的档案管理是截然不同的。在现今社会中，我们对信息时代下的档案管理，不仅仅在理论上，而且在方法上进行优化。但是这样的优化不能够满足时代的需求，不仅如此，档案管理的实践已经远远落后。当前，对于新型载体的管理， 我们在理论和方法上都在不断改进，但还是不能符合时代变革的要求，并已经落后于档案管理的实践。

3.传统档案管理的管理制度比较混乱

电子档案是网络信息化时代的产物，它的出现带来了资源共享和信息获取的途径，作为新型的档案管理方式。是对电子档案的安全性挑战，作为科技的产物而言，电子档案的安全性也一直是个大问题，电子档案数据的真实性、价值性都是大家所研究的重要课题，保证电子档案的安全性对档案管理工作的发展有着及其重要的战略价值。在网络时代下，档案管理的模式和方法也出现了根本性的改变。如何使档案管理适应时代潮流的发展是面对信息化档案管理化进程的重大课题，在新时代的发展过程中，档案管理必须与时俱进，在自身发展的同时也要和社会的发展同步，只有这样档案管理工作才能为新时代发展进行服务。

4.档案管理工作人员的工作效率低下

档案管理工作的主体说到底还是依靠工作者，管理人员的工作素质很大程度上影响了档案管理工作的水平。新时期的档案管理工作人员需要面临很大的挑战，能否熟练运用电子设备和网络是档案管理人员必备的技能，所以档案管理工作急需一批专业技术素养很高的工作人员。此外对档案业务操作不熟练的工作人员更需要加强学习，档案管理者是档案信息的保管者、管理者。档案管理的工作人员只有加强自我学习才能更好的面对挑战，才能适应社会的发展潮流。

二、信息时代档案管理工作的分析策略

1.档案管理信息完全化

信息时代下把档案组织、文档管理、信息交流等融合放在工作开展的重要目标，只有这样才能切实的把自己的工作做好。传统的档案放在固定的储存场所，对于档案管理的完全化，是让纸张文件逐渐向电子档案转变，形成实体文件向信息前段的转变。这样以来，熟悉业务和网络技术的工作人员会从幕后走向前台，慢慢适应信息时代下档案管理技术的改变，比如：信息档案的在线服务、信息档案的无纸化管理、档案的保存和归档等等服务。

2.完善信息化档案管理的制度

档案管理由很多程序來进行统一的分配、管理，档案管理必须建立自己完备的管理制度，在这一点上不仅要加强程序的监督，而且要保证信息化档案管理的运用。从文件档案形成归档开始，要进行符合程序的控制，再到档案的信息化管理、文件的信息分析、文件档案的管理，这样以来可以形成完备的程序链。建立完备的管理制度能有效的对档案管理起到标准化的作用，在制度的约束下，工作的效率会得到很大的提高。

3.信息化档案管理编码化

传统的文档数字化管理往往取决于时间跨度，对于档案的电子化，可以依托新时代科技的发展，把实体的文件档案进行数字化管理，做好数据的采集和存储。档案电子化的过程中可以借鉴图书馆这一参照物，做好相关工作，把文件的信息和年份、图像等做好相对应的目录和索引，可以很大程度上把后续借阅、搜索的工作简便化，但是前期无疑是个巨大的劳动，这需要档案管理工作人员发挥出自己的耐心，积极做好自己的本职工作，为档案管理的信息化做出自己的贡献。

4.信息化档案管理与网络相结合

在网络时代中，信息的传递有很多种途径，档案管理者可以很好的运用网络信息技术，把档案服务网络化和信息化，这两点是在信息化背景下，档案管理工作的重中之重。实现信息化档案管理工作，更好的服务社会，也是大家的共同目标。信息化时代可以通过网络技术，实现全国乃至世界的网络联合体，在实行信息化档案管理工作的同时，可以充分和国外进行交流，通过关键词的搜索，更准确的查找到资料的所在，也极大方便了整个档案信息获取的途径。新时代下的档案管理只有更好的融入当今的经济社会中，才能更好的为社会服务。

结语

档案管理工作紧随者时代进步在发展着，不仅对工作者提出很高的要求，也对当前工作的发展面临的挑战提出了要求。只有不断的与时俱进，做好档案工作与时代的接轨，而信息化档案管理只是个开始，科学的把档案管理做到信息化，高效地服务单位、服务社会。

参考文献

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