A公司基于互联网技术实现设备成套项目全过程财务管控的实践

张楠

摘 要：以设备成套业务为主营的企业所承接的成套项目存在着履约周期长短不一、物资采购不确定、资金周转不稳定等问题，导致项目财务管控难度加大，实际收益与预期偏差大。设备成套项目全过程的财务管控，是项目完成履约、实现预期收益的保障。为了保障项目合法履约、实现预期利润，A公司财务主管要花2-3年的时间统计核算项目履约成本，并且核算结果是滞后于项目实际进度，不能及时为公司管理者和项目负责人提供有效的财务数据。近年来，互联网技术的普及为公司财务管控提供了有力支持。自2016年，A公司将互联网技术与財务管理思路相融合，通过开发项目管理系统，有效解决了项目全过程财务管控的难题。

关键词：互联网  项目全过程  财务管控

以下介绍设备成套项目全过程财务管控系统的搭建、操作流程以及参与者体验和取得的效果：

一、基于互联网技术设备成套项目全过程财务管控系统的搭建

A公司在执行项目45个，质保期项目15个，年新签项目50个，项目合同额累计达4.5亿。公司根据实际业务内控流程搭建了基于互联网技术的项目全过程财务管控系统，以一个项目为管控单位，包括项目履约管理系统、财务管理系统、设备物资管理系统、经营管理系统、合同管理系统、项目文档管理系统等6个子系统。

项目履约管理系统：主要用于项目立项和项目经理对项目合同履约任务执行进度的把控，协调各任务之间的工作节奏，保障项目完成履约，并能够及时收回合同款项。它包括项目概述、财务状况、物流对比表、销售合同、采购合同、文档等模块。

项目概述主要用于统计提示项目履约的关键信息，包括1）相关编号、简称、业主信息、项目简要描述;2）统计项目不同任务类别数量，在任务数量界面可直接连接打开对应任务的过程记录，项目任务包括设计任务、采购任务、入库任务、发货任务等;3）项目收款计划、6）项目合同主要约定条款及财务专户、保函等信息。

财务状况主要用于汇总提示项目资金收支、收入成本平衡、预算收益等信息，包括项目合同收款饼图、资金收支曲线图、项目预算成本对照表、项目收入成本信息表等。

物流对比表主要用于反映项目设备物资从设计下单采购到入库、发货，全过程记录。项目经理可以清晰地看到项目所需设备的名称型号数量，采购合同的信息、是否入库或发货，收发货地点。

销售合同及采购合同模块用于统计列示项目签订的全部上下家合同信息，如合同编号、名称、客商名称、合同金额、收付款金额、发票开具金额、应收应付款等。

文档模块用于连接记录项目执行过程中全部文件，如合同扫描件、会议纪要、业主签收单、验收文件、财务履约保函等。

财务管理系统主要用于记录合同到款、发票开具、项目预算及实际费用支出等信息。

设备物资管理系统主要用于项目设备物资从项目设备设计选型、项目用料申请、采购到货入库、发货管理、业主签收等任务的发起、接收、执行，全过程记录。

经营管理系统主要用于经营投标和合同签约评审、签约归档、保证金支付收回过程记录。

合同管理系统主要用于录入销售及采购合同的主要履约节点信息。

项目文档管理系统主要用于录入项目履约相关的全部文档。

二、基于互联网技术设备成套项目全过程财务管控系统的操作流程

该系统运用互联网技术，将项目从立项，设计，采购，发货，调试，验收全过程记录下来，为财务管理提供依据。

项目立项：编制项目编号，录入项目业主、名称、项目规模、项目组成员等基本信息。

项目经理根据设计联络会的要求，下设计任务，设计负责人根据技术要求完成设备选型，出具设备选型清单，该清单为后期采购、仓库工作的原始依据。采购和仓库不得随意更改设备选型及数量等信息。

项目经理根据项目实施进度，及时下采购任务，采购负责人接到任务后，做好询价、招标、定价、签约的工作，按期将设备采购到位，并经项目经理审核后，下入库任务。同时项目经理还要根据现场进度，下出库任务给仓库。

仓库根据出、入库任务内容，逐一核实实物，无误，完成出、入库任务后，关闭任务。同时上传业主签收单据扫描件，留底备查。

合同管理员、项目文档管理员，需要及时登记上传合同信息及过程文档资料。合同管理员同时要登记经济合同相关的财务收支、发票等信息。

三、基于互联网技术设备成套项目全过程财务管控系统的参与者体验

设备成套项目全过程财务管控系统是利用信息化手段，特别是依据“互联网+”的理念构建的，以解决传统项目管理中存在的问题。

无论从领导层、项目执行各环节参与者和企业管理的角度，项目全过程财务管控模式都带来了很好的体验。

公司领导通过财务管控系统可以随时掌控项目执行阶段和整体收益、资金情况;查阅任务过程记录，发现问题，可及时纠偏。

项目经理对自己负责的项目，掌控全过程节点状况。设备物资现状，根据业主需求，及时安排收发货。验收资料随时准备，随时与业主勾兑项目进展。根据合同约定，及时办理收款手续，保证项目不延期。项目经理只需在有网络的环境下就可监控项目的实施进展，与业主开协调会议，信息随时可取，可最快速的响应业主。

由于设计人员及时维护设备数据库中的型号和标准价格，减少了商务报价与实际合同执行成本的偏差。也为采购提供了询价对比的依据。

采购依据项目经理下单询价，签订采购合同，根据合同执行的实际，提交入库申请、付款申请等。物料及合同信息一览表，可清楚的帮助采购人员整理供应商、合同执行、应付账款等。系统还可以根据项目经理任务时间自动排列采购优先级，提高采购人员的计划工作效率。由于设备的名称型号数量等信息均在系统中选取，无需采购二次录入，避免了错购、少购等偏差。

仓库接到入库任务，在系统中逐一核对设备物资信息，识别设备的对应项目，避免错入库、少入库。

由于财务及时将收付款、发票信息上传系统，项目经理无需单独记账，系统为数据使用者提供了各类查询图表，无论是合同欠款，还是账面应收款、应付款，都可一目了然。省去了过去逐笔对账的低效工作。

從企业管理的角度，内控机制更加严密和可靠，提升了项目管理的科学化和规范化，

四、所取得的成效

（一）提高了项目执行的时效性

成套项目中一般70-90%是设备物料成本，设备选型、采购筹划和执行若做得准确到位，基本可以有效管控好项目的收益率。在系统中项目经理要依据设计的设备选型清单勾选后发起采购申请;采购要依据项目采购申请中的物料清单，开展采购询价签约，合同中的设备选型及数量信息勾选自采购申请;仓库要依据购货合同设备清单核对确认;项目发货依据已入库的设备型号取数勾选形成最终业主签收单。项目的设备的一切流转起点是设计选型，只有在前期做好与业主的技术沟通确认，后期的工作均可以此为依据开展。如此一来，成套项目中80%的设备成本便有据可查，有效的避免了项目经理口头或手工单据申请造成的重复、漏项的弊端。采购人员在编制合同清单时，不必重复录入，勾选并核对即可，大大提高了采购的准确性和合同清单编制的时效性。

（二）为财务核算提供了真实有效的依据

财务核算中无论是确认收入，还是成本，都需要业务凭据的支撑。在基于互联网技术设备成套项目全过程财务管控系统中，财务可以通过项目合同履约节点文档确认收入。

业务内控流程正确了，提供给财务核算的原始凭据有效性就有了保障。如购货入库，入库单的信息有了采购合同和发票、实物的校核一致的保障，财务账面才能够真实反映公司实际经济状况。

（三）为绩效考核提供了公平公开的数据依据

项目全过程的财务管控系统，将项目执行中各个岗位的工作过程记录在案，保留了任务完成的时效记录，为项目考核、员工考核提供了原始依据。

对单个项目的预算考核时，公司管理者可时时监控项目实际执行结果与预算偏差，偏差原因还可以通过过程记录分析原因。

对同类项目考核好坏，可以通过比较项目的收益率、执行周期、回款周期等指标进行排名，进一步分析形成各指标排名高低的原因，同时也能帮助各项目经理之间有据可依地交流工作经验。

对于不同类型的项目考核，可以通过比较同类任务完成效率，以及预算执行偏差率等指标，来分析项目执行结果的好坏的原因。

基于互联网技术设备成套项目全过程财务管控系统，各岗位的工作成果均可在系统中共享，也形成互相制约和促进。数据共享后，大大减少了各岗位重复劳动，更避免了各自登记的笔误。未来我们还将进一步实现与项目预算信息的对接和融合，提升财务管控信息化水平，为项目执行和管理提供更为有效的财务服务。

参考文献：

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[3]沈海峰.互联网背景下财务共享平台的构建与研究——以四川长虹为例[J].商场现代化，2019（03）：137-138.