浅谈技术变革与档案管理创新研究

李晓风

摘 要：随着信息技术不断进步展，传统的档案管理方式逐渐被淘汰和改变。科学技术的应用带动了档案管理工作的变革，因其中涉及的方面广泛，档案管理工作呈现出复杂性，而要提高档案管理的效率与质量，则需要将信息管理技术应用在档案管理中，实现技术变革创新发展。本文主要分析了信息技术变革下档案管理工作中存在的问题，进而提出相关建议措施，以供同仁参考。

关键词：信息技术；档案；管理；创新；措施

一、 信息技术档案管理工作创新意义

（一）提高文件档案共享水平

档案管理工作是企业的重要基础，其基本职能是为企业提供档案服务。在科技信息技术的背景下，档案管理的创新与变革，使档案管理更加简易化、智能化、实用化。目前，档案管理机构发展中的主要矛盾是档案管理机构不能满足用户日益增长的需求。基于此，有必要构建高度统一的共享平台，深入挖掘档案信息的价值，进一步提高档案管理机构的服务质量，全面落实档案服务的各项功能要求。

（二）促进档案管理信息化建设

与传统的以档案借阅为核心的档案服务不同，信息技术档案服务更注重与客户的隐私和互动。在我国不断开放和改革的时代下，档案信息化建设是一个必要的改革方向。现在我国的档案信息化建设还处于发展阶段，需要建立健全机制，及时发现不足，并加以改进。创新和变革必然形成档案管理的全方面改变，工作人员需要实现档案服务的开放化，为档案管理发展奠定坚实的基础。

二、技术变革下档案管理工作问题

目前，档案管理的技术变革已成为发展的必然趋势，工作人员需要在实践工作中，探索变革的积极作用，但需要明确的是，在其实际进展中仍存在许多不容忽视的问题，主要有以下三个方面：

（一）维护意识弱，共享水平低

现今，我国档案价值宣传教育缺失严重，工作人员对档案的认识不足，缺乏基本的维护意识和方法。值得注意的方面，工作人员对档案的类型、保密性和使用过程不十分清楚，档案资源利用没有进行规范、合理的运作，导致档案资源共享水平低，档案价值开发水平低，档案资源利用效率低等。

（二）档案管理缺乏科学性

企业单位的档案管理缺乏专业的管理人员是较为普遍的问题，在档案管理过程中通过简单的档案柜进行档案存储，并没有通过专业的人员对其进行系统能够管理，一旦应用各种档案信息就手忙脚乱，无法有效的利用档案信息资源。在一些单位中的档案管理人员没有通过技术训练，导致档案过程中存在丢失、遗漏等问题。同时，在档案管理工作开展过程中缺乏规范的流程，工作人员对自己的责任以及管理范围不明确，导致工作内容混乱、冗杂，降低了管理质量与效果。

（三）保障体系不完善

目前，我国档案管理现代化建设滞后性问题已经十分突出，与互联网技术的整合层过低。现实维度，档案管理工作作为社会公共治理和服务的重要内容，政府无疑起着决定的主导作用，但由于档案管理无法为国家创造直接有效的经济效益，所以许多地方政府将档案管理企业放在了“边缘地带”。长此以往，必然会制约档案管理规范化、现代化、信息化建设的顺利推进。

三、 创新措施

（一）打造数据中心，加强动态监控

目前，如何将分散的数据进行快速整合、高校共享和综合利用，已经成为“互联网 + 档案管理”建设的一大重点，而打造数据中心既是解决传统档案存储与共享问题的重要路径，也是档案管理信息化建设的核心内容，这就要求档案管理工作者抓住机遇，积极介入到数据中心的打造实践中，攜手技术部门开展科学合理的顶层设计，对当前档案管理信息化建设进行整体审视和总结，对形成的数据特点和管理经验进行梳理归纳，并结合自身实际确定数据中心模块布局和内在逻辑，并制定相应的保障体系，确保数据中心能够全面覆盖所有单位结构，提高运行效率，降低档案信息收集成本，进而为实现档案信息的优质服务提供坚实保障。当然，档案工作者必须要有能力成为数据中心的掌舵者，可以对数据价值生成过程进行动态监管和控制。

（二）明确权责，优化管理结构

在档案管理工作中，必须要明确不同岗位的不同责任，明确其具体的责任以及权益，有的放矢的开展工作，才可以提升工作质量与效果。在实践中要对具体的工作内容进行系统划分，通过精细化的管理方式对其进行系统分析，在实践工作中合理的进行管理，这样才可以保障档案管理工作的科学性。而在企业单位的档案管理中存在的作为主要的问题就是工作量大以及工作效率低下的问题，出现此种问题的主要因素就是管理不到位，管理粗放等问题导致的。对此，必须要优化管理结果。在实践中要对档案管理工作人员进行系统分析，通过对不同部门的不同人员行政管理档案的构建、通过电子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、财务系统化管理等方式，确定管理内容，完善管理结构内容，进而在根本上保障管理工作质量与效果。

（三）加强人员建设

在档案信息化建设不断推进中，工作人员整体素质已成为影响档案发展的重要因素。为加强这一方面，档案管理主体者应采取有效的激励措施，调动档案管理人员的结构，调动人员参与信息建设的积极性。同时，档案管理机构还应加强对内部人员的理论学习和专业培训，使其充分掌握信息档案管理的基本内涵、价值诉求和应用要领，进一步拓展视野，拓展业务能力空间，从而使内部人员的理论学习和业务培训更加深入。在多元学习和多维互动中掌握现代档案管理的知识和技能。实现科学技术与档案管理的深度融合，提供了基本的人才。此外，作为档案管理变革的见证者和实践者，档案馆管理者必须不断学习，积极接受新思维和新技术，广泛接触各行业知识的最新动向和前沿，不断丰富知识储备，不断提高管理水平。

四、结语

综上所述，科学似乎时代下档案管理的创新与改革，不仅是时代发展的必然选择，也是档案管理发展的内在要求。目前，国内档案管理信息化建设尚处于发展探索阶段，许多方面上仍存在一些偏差，这也影响着档案管理战略的推进。因此，政府有关部门和档案管理机构必须及时转变观念，树立科学合理思维，增强发展意识、积极创建数据中心，推进信息建设，积极制定统一标准，完善规章制度，加强队伍建设，同时提供基础保障。只有这样，才能实现档案管理的深度变革，进一步释放档案管理的积极作用，最终实现档案管理的可持续发展。

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