档案信息化管理系统在电力企业中的应用

李杰

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息化建设在电力企业档案管理中日益普及。本文主要从档案信息化管理系统角度出发，阐述了档案信息化管理系统在电力企业管理中建立的必要性，分析了档案信息化管理系统在电力企业的应用现状，总结了在电力企业应用档案信息化管理系统的未来发展趋势。

关键词：档案信息化；管理系统；电力企业

一、电力档案信息化的内涵

1. 档案信息化管理的内容

信息化技术是把文字、图片、视频等资料改全部变成数字信息的一种综合性技术，电力档案信息化管理就是把电力档案信息化管理的方法，它是将企业存储的声音影像、纸版电力档案等信息化处理，集中地保存为有序的信息化资源库。这个过程利用了电脑技术、大数据技术、扫描技术、数字压缩技术和储存技术，提高了原版音像资料、纸版资料的保存价值，减少对原始电力档案信息的磨损，减少了保存原始资料所要需要的空间，同时提高了管理和检索的效率。

2. 信息时代下电力档案管理工作目标

应结合企业自身工作实际和特点，认清信息时代下电力档案管理的工作目标，积极推进档案管理信息化建设，提高档案质量和管理效率。具体表现为：（1）实现电力档案数字化管理，加快电子档案的建设；（2）完善档案管理信息化的标准，形成统一的档案管理制度；（3）电力档案管理建设与电力企业信息化同步发展，保证档案管理的建设具有良好的建设平台和发展基础；（4）加快档案管理信息网络化的进程，方便信息的查询和检索，便于使用者在权限范围之内随时随地获得需要的信息；（5）构建档案管理网上系统，提高档案管理的工作效率，减少人工失误。

二、档案信息化管理系统在电力企业的应用现状

1.优势分析

（一）实现了纸质文件与电子文件同时归档。传统的电力企业档案管理模式下，常常会出现文件收集不完整，归档不及时等情况。尤其是合同档案的收集，由于电力企业会有许多电力工程建设方面的项目，使得合同档案数量会很多，传统的档案管理模式已不能适应电力企业现代化的发展。现在很多电力企业的档案信息化管理系统，可以与其他应用系统进行一体化集成和数据资源共享。

（二）简化了纸质文件归档的程序。传统的档案管理模式下，案卷目录或归档文件目录都是手工录入，不仅耗费人力、物力，而且容易出错。档案信息化管理系统上线后，在以“件”为整理单位的文件级整理下，归档文件目录，可以直接从文档管理系统中打印出来，不需再手工录入，而且使传统的纸质文件归档的范围发生了变化，以前只要对本机关有保存价值的纸质文件都要进行归档，而现在一些电力企业，不再对保管期限为短期的纸质文件（发文）进行归档，比如一些会议通知，如果需要纸质文件，则可以从档案信息化管理系统中下载打印，这样一方面可以减轻文件归档的压力，另一方面还可以减小库房压力，从而减少人员及设备数量，降低企业成本和投入，提高经济效益。

2.存在的不足

（一）电力企业档案管理制度不健全。档案信息化管理系统建立后，一方面要依靠计算机网络技术，这与传统的纸质管理不同，更多的是对电子文档的管理。对此，我国曾制定的一些与电力档案管理相应的制度，已不能满足现在电力企业的业务需求，这使得信息化环境下的电力档案管理无法可依，归档时无章可循。另一方面由于网络的开放性，使得电力档案信息的保密变得尤为重要。

（二）档案管理人员的业务素质有待提高。档案管理人员是实现档案管理信息化的主要参与者，但在许多企业中，管理人员在实际工作中并未发挥其重要性。一是大多数档案管理人员缺乏对现代化管理和计算机技术的认识，未熟练档案信息化管理的相关知识，专业水平不高。另一方面，缺少参与档案信息化管理的主动性，通常是遇到问题才去解决，影响了档案管理的质量与效率，及信息内容的开发。

（三）纸质文件归档不规范。档案信息化管理系统应用到电力企业档案管理后，电子文件可与纸质文件同时归档，在普遍使用电子技术环境下，电子文件归档的程序远比纸质文件归档的程序简单，目前大多数电力企业的档案管理人员，过于注重电子文件归档程序，而忽略了纸质文件的归档标准，这就造成档案管理人员对纸质文件归档的程序不太熟练，归档手续不太规范。

三、提高电力企业档案信息化管理水平的措施

（一）建立现代化电力企业档案管理制度。电力企业档案信息化管理，必须建立与电力企业现代化发展相适应的档案制度作保证，必须规范化、程序化，还要适应电子文件管理的特点。一方面，各电力企业根据《档案法》建立企业自身的档案管理办法，并且要与电子文件管理、计算机管理规范相结合，建立适应性的现代化电力企业档案管理制度。另一方面，各电力企业要遵循涉密电子文件保密管理制度，并建立企业内部适合档案信息化管理系统的保密制度，使《保密法》与信息环境下的电子文档管理相融合，在实际操作中要完善权限设置，将利用者与管理者的权限设置清晰，数据保管和传输采用最新的加密技术，從而保护企业档案信息的安全。

（二）提高档案管理人员的整体素质。提高档案管理人员对档案信息管理系统的实际操作能力，加强其整体业务水平，对于深化档案信息化管理系统在电力企业中的应用具有重要意义。一方面，举行定期培训，除了进行档案业务的专业知识以及电力系统的相关知识培训外，更要加强档案管理信息化的相关业务培训，提高档案管理人员的信息与管理素质，增强其运用现代信息工具的能力。另一方面，可以将电力企业的竞争机制引入档案管理中，加强档案管理人员业务竞争，提高其工作的积极性，最终达到可以将丰富的档案信息资源传递给广大的利用者的目标。

（三）加强系统接口工作的完善。电力企业需要加强档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口工作，完善对接技术。一方面，对档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口进行统一规范，比如宁夏电力公司通过对档案资源的定义，实现了档案管理信息平台与其他业务系统接口的统一规范。另一方面，完善电力企业各系统间的对接技术，关注各业务应用系统的更新升级，保证其他业务系统中的用户信息与档案管理系统中的用户信息一致和同步。

（四）完善电力企业纸质文件归档制度。电力企业要建立并完善信息化建设下与电子文件归档相融合的纸质文件归档制度，须参考《归档文件整理规则》并结合本单位的档案种类等实际情况，建立适合本单位的归档制度，使纸质文件归档标准化、规范化，促进纸质文件与电子文件的统一规范化管理。

结语

现阶段，电力档案信息数据化的重要性还没有被大多数人意识到，电力企业档案信息化管理服务意识和工作模式滞后，人才不足的现象比较普遍，所以真正实现电力档案数据化和资源共享化将是一项庞大而长远的工程。我们要及时发现在发展电力档案数据化过程中出现的问题，及时找到解决办法，吸取经验教训，才能不断提高档案管理的工作效率，使我国的电力档案信息化水平不断提高。

参考文献：

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