对新形势背景下水利工程档案管理工作的分析

李学艳

摘要：档案信息在我国水利工程管理与建设工作中占据核心地位，科学地收集、利用与管理档案资料，可推动水利事业更快发展。新形势背景下，水利工程档案管理逐渐向信息化、智能化的方向发展，但是，其管理体系及管理模式仍需要进一步调整，这是水利工程档案管理迎合水利工程系统设计、方案规划、施工管理的必然需求。因此，水利部门应充分了解档案管理工作的重要性，并主动制定有效的管理措施，努力優化管理成效。本文立足新时代背景，探讨了转变水利工程档案管理方式的必要性，分析了有利条件及不利因素，提出了水利工程档案管理方式转变的路径。

关键词：新形势；水利工程；档案管理；分析

引言：

随着水利事业与社会经济的快速发展，水利工程档案的管理工作也面临新情况与新特点，这就需要档案管理人员大胆创新传统的管理方式，以便更好地符合新时期的管理需求。

同时，在科学技术飞速发展的时代，面对新形势、新任务，如何实现水利工程档案管理由传统方式向现代方式转变，这是水利工程档案管理面临的一个重要问题。因此，本文就新形势下创新水利工程档案管理的途径，进行了深入的探究。

一、新形势背景下水利工程档案管理的现状分析

新形势背景下的档案管理工作调整与落实，其侧重点是对现有文件进行收集与整理，并没有从信息化技术应用、专业化管理、信息资源分类的角度进行维度化管理，进而出现水利工程档案管理不全面、文件信息丢失的情况。现有水利工程档案管理仍然存在资料分类划分不明确、档案存储安全系数不高的情况。虽然承包单位注意到新形势背景下的信息资源利用，但是，水利工程档案的信息收集、整理、采集及存储等方面仍然缺少相应的配套管理方案，直接影响水利工程的资料信息应用。

二、影响档案管理方式转变的因素

1.有利因素

首先，信息技术的快速发展为水利工程档案管理方式的转变提供了技术支撑。水利工程档案管理可以利用云计算、大数据等信息技术，建立适应水利工程发展需要的档案信息管理平台，缩短从归档存储部门至用户终端的时间和人力成本，可以极大提高文件查询使用效率。其次，当前水利工作的快速发展也为水利工程档案管理方式转变提供了有利时机。近年来，国家做出一系列顶层设计全力推进水利现代化建设，对水利工作的资金投入也呈现逐年增加的趋势，应抢抓机遇，积极争取财政支持，引进技术人才和现代化管理系统设施，实现信息化管理。

2.不利因素

主要体现在分管领导抓档案管理工作的力度不大，档案室被当成摆设、信息化制度不健全、经费保障不足；工作人员较少，经常会临时调整，而且欠缺计算机操作技能，对移交后的文件难以进行信息化处理。还有会出现档案资料信息利用率降低的情况，其关键性的问题是水利工程档案管理标准不完善，并没有针对档案信息的不同环节、信息不同存在方式、应用方式等方面进行专项管理标准制定，直接影响水利工程档案信息的管理质量。水利建设管理部门对档案管理工作不够重视。在水利工程施工管理过程中，长期以来存在忽视档案管理的问题，许多部门不能遵循把档案管理工作贯穿始终的原则，无法及时收集到准确的文件信息。经常被当作临时工作来应对检查或者竣工验收需要，造成档案资料收集不细致、不齐全、分类归档不规范，不利于用户全面掌握项目情况。

三、创新档案管理机制

创新传统的水利工程档案管理机制，是提高新形势下水利工程档案管理成效的有效保障。在实际的创新档案管理机制的过程中，需要做好以下几点。

1.坚持分级管理与统一领导原则

水利工程各个参建企业应安排分管领导直接负责档案管理工作，构建完善的责任制度。逐渐健全水利工程档案行政主管机构以领导为主体、其他各方积极参与的水利工程档案管理工作机制，以保证密切配合、各尽其职、明确分工，从而全面激发与彰显档案管理人员的才能，为水利工程档案管理工作负起责任、承担义务。

2.水利工程建设企业应全面落实法规制度

水利工程建设企业应全面落实《水利档案工作规定》《档案法》等法规制度，结合工程具体特点，依据自身条件，构建出一套完善的档案保密、查询借阅、归档保管的岗位责任制，使档案管理工作者都能明确自身的义务与职责，把档案管理效果当成考核个人工作情况的主要依据，并依据考核结果实施恰当的奖励与惩罚，从而提高档案管理人员的责任感，激发他们的工作热情。

四、优化水利工程档案管理工作的措施

1.优化档案利用体系

水利工程开展档案管理工作的主要目的是有效利用档案资料，以促进水利事业的快速、健康发展。在实际优化水利档案利用体系的过程中，应做好以下几点。

1.1提高档案资料的数字化程度各级水利机构应将建设数字档案室纳入信息化建设规划中，努力从财力、物力与人力方面统筹安排，以逐渐提高水利工程档案信息存数的网络化与数字化，各个部门的档案管理人员应努力提高工程资料的数字化程度，为档案资料使用人员提供方便。

1.2推动档子信息的网络共享程度县以上级别的水利机构应借助现有的信息传输平台与网络，努力提高档案信息的共享程度，构建地区或地方水利工程档案系统，激励档案室将可公开的信息、档案上传到网络上，使档案使用者可远程使用。

3.提高收集与整理档案资料的力度

各级水利机构应将水利工程档案管理及其他工作提高到同等地位进行统一设计、规划与落实，成立分级的专项管理小组，以保证档案工作与工程建设活动同步开展，尽可能将搜集资料的范围等同于工程施工范围。

4.健全归档制度

只要是归档的材料文件，不管是录像、录音、视频还是电子文件，在竣工验收过程中都应及时移交给水利部门或项目办，所有人和部门不得拒绝归档或据为己有。针对丢失或损毁档案的，应及时补救并严肃处理相关责任人。

5.培训管理及工作人员

利用培训体系的构建，对档案管理人员的工作态度、工作方式、信息化技术应用等方面进行培训，以提高档案管理人员本身工作能力的方式，推动信息化数据库的建设。另外，需要利用奖励机制与约束制度，对档案管理人员的信息收集方式、信息整理速度、信息化技术应用质量等方面进行专项管理，再者就是人性化与约束化的管理落实，需要对不同的档案信息进行针对性分析，充分考虑档案信息整理、存储的工作量，以此实现人性化管理的落实。最后，水利工程档案信息的管理工作，需要根据档案信息化数据库构建、工作特性进行制度落实，以此确保档案信息资源全面、准确及有效。

6.档案信息管理体系

档案信息管理制度注重纸质档案管理的基础上，对档案信息的网络存档、信息筛查等方面进行综合筹划，这对水利工程的档案信息整理、应用等方面的优化有积极作用。需要针对不同的施工环节进行信息资源分类与整理，并明确信息化档案库的管理方向，对推动档案信息管理及资料信息应用有积极作用。

结语：

总之，在新形势下，水利工程管理部门应依据新时期的新特点与新情况有针对性地创新水利工程档案管理方法与措施，逐渐提高档案工作的先进性、完整性与高效性，最终为水利工程档案信息使用价值的提升奠定基础。希望通过对档案管理体系的设计与分析，能够为同行业人员的管理创新、管理效果优化提供略微帮助。