浅谈数据化在人事档案管理的应用

摘要：随着时代的进步，科技也在不断地发展，大数据时代逐渐的进入了我们的日常生活与工作中来。随着数据化的不断引进，极大地方便了我们的日常生活，以及工作中的各种需求。与此同时，越来越多的档案信息被不断的数据化存放在相应的数据库中。档案信息是记录人们生活中所发生过的各种点点滴滴的记录册，档案信息的数据化，极大的方便了我们在生活中对档案的查阅以及修改等工作。本文中将以数据化在人事档案管理中的应用进行数据化的探讨。

关键词：数据化；人事档案管理；大数据；办公软件

1 人事档案管理数据化建设的现状

人事档案一般负责保存记录人一生的各种大小事情，从小学高中等到毕业院校信息到一生中获得的相关荣誉以及奖项均记录在案。对于人事档案的管理一直以来都采用了纸质档案的管理模式，对于纸质档案的管理模式，在某一方面对于工作人员的工作量需求较大，另一方面纸质版档案更新以及修改等较为繁琐。所以为了减少工作人员工作量，以及使人事档案的修改等更加便捷。人事档案也逐渐的采取了数据化的管理模式。

（1）由于人事档案中记录的东西大都属于一些机密性较高的文件，所以其数据化的建设相对较差。并且在数据化的过程中由于缺少国家的有力支持，我国的数据库相关软件均是各个公司独立研发的，所以在人事档案数据化的管理过程中会出现许多的不兼容现象，这无疑也导致了人事档案管理数据化的滞后。并且由于市面上所流传的数据库软件有很多都是国外企业编程的，所以很多人并不能熟练地运用，此外，由于人事档案的机密性极高，所以在进行数据化之前必须要对相关软件的安全性进行详细的检测，以防出现底层的编码漏洞或是硬件级漏洞，这都会造成相关文件的丢失对于我们来说损失是不可估量的。并且，在我国目前的形式下，不同的單位对于人事档案的用途均不同，这也造成了人事档案数据化管理的限制。

（2）人事档案数据化管理方式相对落后。随着目前科技的不断更新，U盘等实体化的存储设备已经在逐渐的被淘汰，新型的云盘开始盛行。相比较于曾经的U盘等实体化存储设备，云盘的存储速度和网速直接挂钩，若是上传速度足够快的话甚至可以比的上usb3.0设备的存储速度。此外，云盘还有远超U盘的存储空间以及不必贴身携带等多种益处。现如今我国的人事档案数据的主要存储方式还是移动硬盘或是大空间的U盘等进行存储，这无疑是落后的。为了使得用户可以更加方便快捷的查找所需资料，我们应当对于人事档案建立专门的数据库管理模式，并将其分门别类的进行汇总整理。数据库式的管理模式既可以方便用户对于相关信息的查找，也可以防止数据的丢失，这无疑是一举两得的。

2 人事档案管理数据化的必要性

（1）随着时代的发展，人事档案数据化已经成为了必须的工作。现如今无论是升学，或是单位之间的调任，都需要人事档案进行相关的调度。所以为了方便各个部门更好的进行工作，人事档案管理的数据化已成为必然。随着人事档案管理的数据化，档案之间的调动也变得更加的方便轻松，此外对于一些获得表彰或是荣耀的人，我们也可以及时的对其档案进行相关的更改。同时，我们也可以对于人事档案的信息更加规范的进行整合与管理，对于之前的一些在人事档案中资料不全的人们，我们也可以对他们开放相应的端口使他们可以将档案资料补充完整。

（2）人事档案管理数据化是信息规范的必要条件。在以前的人事档案整理过程中由于没有相关的人事档案管理条例，以及由于各地的政策不同，所以对于人事档案中的内容有很大的偏差。为了更好的管理人事档案，并且规范人事档案中的内容，我们需要对于现有的人事档案进行数据化的管理，对于其中的档案进行相关的整改，对于信息不全的档案进行填补。这样不但方便了我们日常对于档案中相关资料的查找，同时也方便了有关部门的管理工作的实施。

（3）人事档案数据化管理模式的建立是现代化办公手段的需要。随着科技的发展，现代化的设备已经已经逐渐的进入了各行各业。为了保证人事档案资料的共享性，以及减少人工工作量，人事档案数据化管理模式已经变得必不可少。人事档案数据化的管理模式，极高的利用了现代化的设备，充分的实现了资源的共享，同时也极大的提高了工作人员的办公效率。

3 人事档案管理数据化建设的目标

（1）对于人事档案数据化管理模式的建立，首先要完成的就是完整性以及共享性。对于人事档案信息，我们必须要保证的就是其相关信息的完整，再此之前可能由于种种原因而导致某些人的人事档案中的信息并不完整，在进行人事档案数据化管理的同时我们需要对所有人的相关信息进行核查并进行补齐。在保证了信息完整性的同时我们还应该确保信息的共享性，我们需要保证相关的领导及有关部门，可以随时随地的查看相关的人事档案，以方便他们识人用人的准确性。

（2）对于人事档案数据化管理模式的建立，我们除了要保证其完整性以及共享性外，还需要对其的安全性进行相关的考察。由于人事档案中记录了人们一生中大大小小的事情，所以有些属于机密的事情必须要进行相关的保密措施。为了保证档案数据的安全性，首先我们应当加强数据库防火墙的建设，此外我们还需要安排定期的值守人员对于数据库的安全提供相应的保证。除了对于人为危害的防护，我们还需要对“自然灾害”进行相关的防护。首先我们应当定期对于数据库中所有的数据进行备份，以防止由于软件或是系统的问题而导致相关文件的丢失。此外，我们还应该定期对于数据库进行维护，同时我们还应该规范的使用数据库。只有这样才能保证人事档案数据化管理模式的安全性。

4 小结

人事档案的管理工作无论在公司或是机关都是极为极为重要的，数据化管理模式的引入，不但方便了相关信息的管理，而且减少了相应的人工成本，同时也可以更好的规范人事档案的管理工作。但在人事档案数据化的模式下除了需要保证对于信息的完整性以及共享性，也需要重视信息的安全性。

参考文献：

[1]赵漪.新时期人事档案管理信息化建设分析[J].才智，2014（27）：315.

[2]陈智芬.高校人事档案管理数据化刍议[J].学理论，2013（12）：191192.

作者简介：胡蓉（1984），女，汉族，云南人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。