浅析档案信息化建设的影响因素与对策

汪洋

摘 要：档案信息的管理过程十分繁琐，需要仔细校对各种信息的正确性和时效性。由于所需要统计的信息数量庞大，需要精准的分类和审核，因此需要建设一个档案信息化系统。档案信息化系统的建设为信息管理节省一定的时间和空间，不再使用传统的信息档案保存。档案的信息记录着城市以往的发展和规划，是指明城市前进的航标，需要管理员妥善保管。由此可见，档案信息的管理对城市的未来路径有一定的影响力。因此，领导者必须抓紧档案信息的管理和归纳。

关键词：档案；信息化建设；影响与对策

前言：档案信息化建设在领导者眼中不过是一个微不足道的部分，但事实是不可任意更改的历史底蕴。城市的发展都依靠城市的规划和完善，而城市做出的每一份改变都是档案中的一笔，城市也有一份档案作为发展依据。在城市的日后发展中，领导者都需要翻看历史的档案信息化建设，使城市能够平稳顺利地向上升阶段前进。

1.档案信息化建设的概况

档案信息结构是指公司按照国家行政单位的要求使用科技信息技术，更新和优化传统的档案管理模式，从内部进行促进档案信息来源的采集。档案信息记录了一个国家或者一个公司的进化过程，每一分数据都具有可分析的意义。通过分析这些数据就能获得市场的具体需求和人们需求，使国家和企业在未来的发展阶段满足这些需求。国家对数据分析和档案管理是十分重视的，最先建设了档案管理系统。经过多年的实践和探索，逐渐推出一个合法的档案管理网站。中国国家档案馆网站逐渐建立，目前有数以千万计的档案信息网站，各地采取了相应的对策，档案建设和信息提供正在全面展开。世界档案管理部门最先提出使用信息化系统，将文字信息转化为数据信息，使用先进的科技技术统一管理档案信息，大大程度地提高了信息的保密性和封闭性。

2.档案信息化建设的重要性

档案信息的建设对于这一级别的现代档案馆来说非常重要。科学技术的不断优化和发展，推动了信息技术产业的快速发展，所涉及的信息存储技术的发展也取得了令人惊讶的成果。信息存储技术使企业信息资源的收集和管理更容易，存储密度高于以前的纸张存储。信息存储技术增加了档案信息资源库存的库存指数，从单一纸张存储方法到现阶段的多样化存储方法。各级档案管理部门通过各种广告方式加强档案管理推广，帮助人们充分了解档案工作，相关法律等，使人们了解档案信息的构成做广告。加强对社会各界对档案信息建设的认识，激发他们的宣传精神和斗志。将档案管理信息化有助于长久地保存档案信息，不再使用纸质档案储存信息，不会受到自然环境因素的影响发生变质现象。用档案信息化管理和储存信息是十分恰当的，利用安全保密性强这一优势来维护重要地信息，推动城市的健康发展。

3.档案信息化建设的影响因素

中国每个地区的档案系统都存在着不良的关系和统一性，这与国家档案和国家统一信息不相容。在许多领域，档案管理部门在建立档案信息计划时目标不明确。国家档案信息结构尚未统一标准，缺乏与其他地区的联系和沟通，给国内一些档案带来了大量的接待工作。在互联网上传播的信息中，政府在文件中提供了大量信息。档案信息的建设有助于政府信息的披露，有助于中国档案管理的发展。我国电子政务档案计算机化的现状仍然不突出，出现的问题是数字档案资源的结构不合理，档案信息和标准管理系统存档不完整。

4.档案信息化建设的解决措施

4.1强化资源整合

档案信息化建设是档案工作新形勢的必然要求，也是充分发挥档案在信息社会中的优势的必然选择。归档资源的整合应实现总分总归档工作系统，现有国内归档资源的有效配置，以提高归档资源的共享。除了包括编目和系统化的基本组织外，归档合并还必须使用知情档案。通过编辑和研究提高档案的内在价值。为了归档资源集成，归档管理主要涉及应用系统与数据资源集成的集成，应用系统集成是指基础框架等的构建，通过不同技术和时期建立的系统形成一个完整的整体。数据源的整合是为了改善档案资源的使用并使它们得以整合，将逻辑集成到一个完整的数据库系统中，符合社会发展的需要。

4.2采用先进设备手段

在信息时代，创新是文件管理的必然要求，它对档案管理提出了更高的要求。为了适应这种需求，档案管理必须具有创新性，并在上下文中获得更大的发展空间和发展机会。在档案信息的构建中，必须充分满足各种用户的实际需求，帮助他们无缝获取必要的资源，档案信息的构建存在各种问题。档案管理部门使用的电子设备都过于老旧，有些系统不能兼容管理软件，可能会出现在数据乱码。档案管理部门要进口国外的先进设备，更新档案管理的基础设施，建设一个高级管理框架。快速更换损坏的文件管理基础架构，开发新的文件管理系统，优化文件管理工作流程。加强和丰富现有信息库，数据库需要及时更新，并在推动文件管理和开发的过程中共享信息。除了处理档案信息的基本设备之外，还要使用高级网络管理系统。现在国外有各种高级黑客组织专门入侵档案管理系统，窃取信息贩卖给其他国家或政府，容易造成国家重要信息丢失。为了避免信息被窃取，档案管理人员要熟练掌握计算机技术，操控好档案管理系统和安全保护系统。

4.3建设系统的档案工作体系

目前的档案管理工作都是随机而定，缺乏一套系统的管理体系和运行法则，相关部门要根据世界档案管理秩序创造一套合法的档案信息化工作体系。这套体系中必须有一个详细的工作方案和应急预案，档案的信息化容易被更改和意外删除。管理人员需要经过系统的培训和实践操作，将档案信息按照指定顺序放置在档案箱中。在实际工作中，可以构建归档信息，主要目标是实现相应的文件管理工作，以适应与社会发展竞争，最大限度地发挥文件管理的作用。档案工作不止是只有储存信息资源，还有档案信息的推动宣传。信息在网络中更容易被传播，管理人员要适当的发布城市建设信息，让市民们知道城市的发展走向。同时，要收集市民们的反馈意见和建议，更好的推动城市发展。

结语：管理档案的工作如同警察保卫城市的安全一般重要。面对如此大量的档案信息，必须要建立起一个严谨详细的管理信息系统。使每一份文字信息转换成系统信息，扩展档案信息化程度，能够更好更长久的保存起来。管理人员不能缺漏任何一份管理文件，也不能伪造任何一份管理文件，否则会对城市的造成深远持久的影响。管理人员要遵守好档案管理的法律法规，不能做出逾矩行为。同时，要推广各个地区的管理部门都是用档案管理系统。

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