机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究

郎翊辰

摘 要：随着信息社会的发展，档案信息技术的广泛应用使人事档案管理成为现代管理的前沿。为了适应新形势，更好地发挥档案作用，紧跟时代步伐，近年来，机关事业单位市场化运作的步伐一直在加快，导致市场竞争激烈。人力资源是提高竞争力的核心。因此，对于现有机构，有必要加强人事档案管理，进一步推进人事档案建设，以更好地发挥人力资源和机构健康的优势。可持续发展奠定了良好的基础。本文着重于机关事业单位人事档案的信息管理。首先，分析了机关事业单位人事档案信息管理中存在的问题，然后提出了加强机关事业单位人事档案信息管理的策略。它将为机关事业单位提供一定的参考作用，以改善人事档案的信息管理。

关键词：机关事业单位；人事档案管理；信息化

引言

现阶段事业单位人事档案管理工作存在很多问题，对事业单位人事档案管理工作的开展产生很大的影响。本文首先针对人事档案管理工作中的主要问题进行分析，然后针对问题，提出几点有效解决措施，从而不断提高人事档案管理信息化建设水平。

1事业单位人事档案管理信息化建设的问题

1.1缺乏完善的信息化建设设备和信息化管理系统

随着科学技术的不断发展，人事档案管理工作也加大了对信息技术的应用，人事档案管理信息化建设需要用到一些列的机械设备，尤其是一些硬件软件设备，这些都是必须的。但是很多事业单位人事档案管理设备陈旧落后，没有进行更新，缺乏必要的计算机技术人员，使得人事档案管理工作仍然以手动操作为主，即使有计算机设备，也无法充分发挥计算机设备的使用功能，导致人事档案管理工作停滞不前，信息化建设不能得到有效发展。

1.2工作人员的技术问题

事业单位人事档案信息化建设中对工作人员的技术要求比较高，但是现阶段事业单位的技术人员在操作计算机时没有按照相关的技术操作要领进行操作，导致动作不规范，不能有效的完成档案信息管理工作。部分事业单位的档案信息化建设只是形式化的，没有实质性的作用。事业单位的档案管理信息化建设没有一个统一的标准和规范，管理人员在工作的过程中无论是技术还是素质方面相差比较大，无法有效发挥档案管理信息化作用。

1.3档案管理人员的素质问题

事业单位档案管理信息化建设中，档案管理人员的素质水平是十分重要的，管理人员素质水平的高低对档案管理信息化建设水平和建设质量有着直接的联系。现阶段许多多事业单位的档案信息管理工作人员存在着年龄偏大，不具备专业的信息管理水平，无法有效使用信息化管理设备的问题，由于管理人员年龄偏老龄化，使得他们不能积极的接受新的事物，不能熟练掌握信息化管理技术和能力。

2事业单位人事档案信息化建设的有效措施

2.1引进先进理念

在机关事业单位人事档案管理中，要以“人”为核心，机关事业单位人事档案信息管理水平与人事管理人员素质密切相关。因此，在当前机关事业单位人事档案信息管理中，档案管理者需要加快观念转化，运用先进的档案管理理念，全面完善人事档案信息化建设的过程。由于科学技术的飞速发展，这也要求机构的人事档案管理不仅要有专业的档案知识，还要掌握信息管理技术，具有良好的职业道德。只有这样，才能更好地满足当前人事档案信息管理的需要，加快人事档案信息化进程。

2.2增强档案信息化管理的安全意识

在机关事业单位人事档案管理中引入网络信息技术后，人事档案管理质量得到全面提升，人事档案信息得到更好的开发和利用。但是，在当前使用人事档案信息的过程中，由于缺乏必要的安全意识，这导致文件信息的泄露。特别是对于当前的电子文件，在特定的存储和使用过程中很容易被损坏，这会影响文件信息的安全性。因此，在人事档案管理工作中，要做好安全防范工作。不仅要严格定义各种文件信息资料的保密级别，还要在特定工作中充分利用计算机的加密功能对数据库中存在的数据进行分类。加密处理，处理人事档案信息资源的存储和利用之间的关系，及时消除不安全的隐患，保证人事档案信息的安全。

2.3构建完善的人事档案信息化管理制度

这就要求基本业务单位真正需要管理人事档案，以及需要进行信息管理，改进档案管理系统的管理流程，并加强人事档案系统的计算机管理协助。掌握上下级之间的工作实施。它还规范了人事档案的文件采集和归档管理以及转移和转移，建立了完善的内部控制系统和相应的人员责任提取系统，确保了人事档案信息管理的安全性和可靠性。另外，随着时代的发展和信息管理技术的不断完善，人事档案管理系统必须不断变化和更新，才能真正实现人事档案管理的科学实用性。

2.4提高对人事档案信息化管理重要性的认识

为了提高人事档案管理的管理水平和质量，有必要提高单位内部人员和各级领导的档案意识，了解人事档案信息管理的重要性，并宣传他们真实的人事档案。管理工作转变为自己部门的工作。主要是通过各种形式宣传和教育档案管理人员的工作目的和概念，使他们真正认识到人事档案信息管理在信息技术快速发展中的重要作用。充分认识档案管理岗位的价值，真正培养工作责任感和敬业精神，促进档案管理的发展。

2.5加强对人事档案管理信息化的安全建设

事业单位人事档案信息化建设虽然能够进一步提高档案管理水平和管理效率，但是在档案信息安全方面存在很大的问题，档案信息安全得不到有效的保障。因此事业单位进行档案管理信息化建设时需要加强对档案信息安全的管理，避免管理工作中出现档案信息泄露的事情。一方面需要加强档案管理人员的保密意识，对档案数据库进行加密处理，所有访问人员都需要输入正确密码才能进行信息访问，以免档案信息被泄露。另一方面需要不断高管理人员的职业道德，提高他们的安全意识，如果出现工作人员泄露档案信息的行为，需要严格进行处理，从而提高人事档案管理工作的安全性和可靠性。

2.6提高档案信息化管理安全性

在人事档案的信息管理中，我们必须注意文件操作的每个过程，如文件生成、收集和验证、以及归档和利用。同时，在提交人事档案后，还应注意文件检查和维修工作。相关人员必须定期对存档文件进行维修和检查。一旦出现问题，必须及时参考原始纸质文件。要进行比较和修复，以确保文件的真实性。另外，应该很好地构建人事档案信息数据库。数据库的构建可以有效地帮助文件存储做人员识别工作。但是，数据库应严格按照数据库的有关规定予以遵守。同时，加强人事档案管理人员的安全技术教育，增强信息安全保障意识，确保人事档案信息化的信息安全。

结语

随着科学技术的不断发展，信息化技术在事业单位人事档案管理工作中也得到了广泛的应用。但是现阶段事业单位人事档案管理信息化建设中存在信息化建设设备和管理系统不够完善、工作人员的技术水平和素质水平低等问题，不利于人事档案管理工作的正常开展。针对这些问题，事業单位可以通过加强对档案管理信息化建设的重视，建立统一的规范的档案信息化管理机制以及提高事业单位档案管理人员的综合素质等措施来提高人事档案管理信息化建设水平，从而促进事业单位人事档案管理工作的顺利进行。

参考文献：

[1]赵明.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].科学技术创新，2017（7）.

[2]陈莹琳.机关事业单位档案管理存在的问题及改进对策探讨[J].经营管理者，2017（19）.

[3]樊欣.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].财会学习，2018（2）.