中职学校人事档案管理中存在的问题及对策

黄玲

摘 要：档案是伴随一个人一生的一项文件，其记载了每个人在每个时期的主要事件，同时也是企业对于一个人考查的标准之一，基于此，做好人事档案管理工作便显得尤为重要。本文对中职学校人事档案管理工作存在的问题进行了分析，并提出了针对性的对策。

关键词：中职学校;人事档案管理;问题及对策

中职学校档案上面记录了一个人在小学、初中、高中等阶段的学习的所有档案，其中包括学习情况、思想倾向、毕业情况等方面的信息。并且，档案还会关系到其本人在以后的职称评比、转正定级、工龄计算等方面的所有内容，同时，档案也是学校对于教职工考量的基本要素之一。基于此，中职学校需要加强对于档案管理的重视程度，提升档案管理工作的质量与效率。但是，在实际的工作当中，中职学校档案管理还存在着些许的问题，下面本文将针对其中存在的问题进行深入的研究探讨。

一、中职学校档案管理中存在的问题

（一）中职学校对于人事档案管理的重要性认识不足

目前，在中职学校中对于档案管理工作的重要性认识不足是其中一个较为显著的问题。在档案管理的阶段，由于缺乏档案管理工作重要性的宣传，并且在档案管理人员中也存在部分工作人员职业素养不高的现象，这样情况的产生，便是中职学校的档案管理工作存在疏漏之处，同时也使档案管理工作的重要性受到忽视。这种情况的产生并不是片面的，而是一种普遍的现象，这种现象产生的主要原因是中职学校本身对于档案的重视程度不高，并且认为教职工已经投入到工作当中，所以其档案便失去了具体的意义，所以便疏于对档案的管理，这种观念是档案管理工作中的一种误区。产生以上现象的主要原因便是中职学校对于档案管理的重要性认识不足，所以，若是想要有效地管理档案工作的质量，便需要提升对于档案的重视程度。

（二）中职学校人事档案管理机制有待提升

部分中职学校对于人事档案的管理有着一定的缺陷，同时在档案管理部门也有制定较为完善的档案管理制度，這便使档案管理工作人员在档案管理工作期间的工作态度散漫，这种工作态度的产生便会使其在工作当中不能够正视自身的工作，同时也不能够将本职的工作很好地完成。而以上情况出现的主要原因为：在中职学校中没有一套统一的档案管理机制，进而使档案管理工作出现混乱、疏忽的现象，同时也给档案管理工作人员提升了工作难度，继而使其工作量增大。在这种管理方式下，档案保存的质量也无法得到保证[1]。若是在保存的过程当中一旦出现问题，便会对于教职工以后的职场评比、升职、工龄计算等造成一定的影响，也会使档案管理工作失去本来的意义，进而使档案管理工作中投入的人力、物力、财力等方面的资源付诸东流。

（三）中职学校人事档案管理手段落后

在中职学校人事档案管理工作中，主要应用到的便是手工操作的管理方式，这种管理方式存在着一定的局限性，同时在管理过程当中效率也较差，并且，还受到管理人员的影响，若是档案管理人员在进行档案管理的过程中出现误差或者疏忽，便会使档案管理工作的准确性受到损害。与此同时，通过手工操作进行档案管理的方式也会给相应的档案管理人员带来大量的工作量，进而使其工作的质量不能够得到全面的保证。所以，在进行档案管理的过程当中，需要适当引入现代化的手段对于档案进行管理，这样才能够使档案管理工作更加精准且安全。

（四）人事档案管理人员工作能力不强

在档案管理人员工作阶段，其自身的专业能力不强也是其中一个较为显著的问题。目前，在中职学校档案管理工作当中，仍然存在部分档案管理人员管理意识不强、管理手段单一、管理效率落后的情况[2]。而造成这种情况的主要原因便是由于档案管理人员自身的知识储备量不足以胜任该项工作，或者是其对于相关档案管理方面的技能不够娴熟，这样便会使档案管理工作受到一定的影响，继而使中职学校档案管理工作的质量得不到提升，甚至在严重的时候还会造成中职学校教职工档案的完整性受损、档案遗失的情况，进而给中职学校教职工以后的工作考核、职级晋升或者是工龄评定等方面的发展带来限制。

二、中职学校档案管理对策

（一）提升对于人事档案的重视程度

在实际工作中，若是想要提升中职学校档案管控力度，首先，便需要提升中职学校档案管理工作的重视程度。在管理的过程中，中职学校可以适当的开展提升档案管理意识的宣传大会，或者是通过学校的广播、宣传栏等多方面对于档案管理的重要性进行宣传，甚至在必要的时候，中职学校还可以通过举办以“重视档案管理”为主题的活动，对档案管理的重要性进行适当的宣传讲解，使教职工以及档案管理工作人员双方都能够了解到档案对自身来说有什么作用，以及在进入岗位之后档案怎样处理等方面的内容，这样才能够使中职学校教职工以及档案管理工作人员充分重视其对自身档案的管理，进而使档案管理工作人员能够对自身的工作郑重以待，继而更好地完成档案管理工作，通过这样的方式，能够提升中职学校档案管控力度。

（二）完善人事档案管理机制

在中职学校档案管理的过程中，完善相应的档案管理机制也是档案管理工作的一项重要举措。在上文提到，中职学校档案管理工作的混乱是由于在中职学校没有一套统一的、完整的档案管理制度，基于此，中职学校在人事档案管理工作中便需要完善档案管理机制的建设[3]。在这个过程中，中职学校需要对档案管理工作的各个环节进行充分的考量，例如：档案的储存、档案的交接、档案的整理、以及档案的调取等，以上方面的内容都是在完善管理机制过程当中需要注意到的方面，只有将这些方面都充分考虑到，才能够使中职学校档案管理工作更加具有科学性可言。

（三）加强档案管理信息化建设

我们当前所处的时代是一个信息技术极为发达的时代，所以，在进行档案管理的过程中，也需要通过现代化手段来对于教职工档案进行管理[4]。例如：通过信息化技术来管理中职学校教职工的档案，能够在一定程度上使档案管理人员的工作效率得到质的提升，同时也能够减轻档案管理人员的工作量，继而使档案管理工作的质量能够得到全面的提升。并且，通过信息化手段对于档案进行管理，还能够避免在工作的过程当中出现人为的失误造成中职学校教职工档案的受损或者是遗失。

（四）强化人事档案管理人员专业技能

在实际的工作中，通过提升档案管理人员专业技能的方式也能够在一定程度上提升档案管理工作的质量[5]。中职学校可以针对于档案管理人员开展定期的技能提升培训大会，在大会上对档案管理人员的知识盲点进行补足，同时向其传授档案管理经验，从而使中职学校档案管理工作能够得到全面且根本的落实，并且也能够使档案管理工作人员将自身的知识与实践相结合。同时在培训过后，还需要档案管理人员根据本次培训，书写一些心得体会，进而深化本次培训大会的效果。通过这样的方式，能够使档案管理人员的专业技能得到全面的提升，进而使档案管理工作质量得到保证。

结语

综上所述，中职学校需要给予档案管理工作一定的重视，同时也要加大对于档案管理工作的宣传，这样才能够有效地提升中职学校档案管理工作的质量与效率，通过对于问题的剖析也明确了在中职学校档案管理工作中所存在的主要问题，只要在工作中将解决问题的措施落实到实际当中，便能够使中职学校档案管理工作更加具有科学性。

参考文献

[1] 戴玲. 干部人事档案任前审核中存在的问题及对策[J]. 档案管理， 2017（2）：64-66.

[2] 屈俊华. 新形势下高校人事档案管理问题与对策[J]. 山西档案， 2017（1）：58-60.

[3] 张丽娜. 大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J]. 山西档案， 2017（2）：71-73.

[4] 钱艳. 新时期高校会计档案管理存在问题及对策[J]. 档案与建设， 2017（10）：88-90.

[5] 窦娜. 基层广播电视台音像档案信息化管理工作现状及对策[J]. 档案管理， 2017（3）：93-94.