当前医院人事档案管理信息化建设的思考

荣玉真

摘 要：随着信息技术的快速发展，如何利用信息技术进行人事档案管理成为医院卫生机构的研究重点。分析人事档案管理工作效率低的原因和人事档案管理发展中遇到的问题，提出推进档案管理信息化建设的方法。

关键词：医院人事档案管理；信息化建设

医院人事档案是医院人事决策的依据，是医疗系统人事管理部门的重要组成部分，医院的人事档案管理与医院的发展建设有着密不可分的关系。新的时期，医院人事管理部门必须要深化人事档案管理的供给侧改革，提高人事管理工作的供给质量和效率。

一、当前医院进行人事档案管理信息化建设的原因

首先，当今社会是信息时代，也是科技时代。利用信息技术可以提高人们处理数据的效率和速度，使人事档案管理更加科学化，这是医疗卫生机构进行人事档案管理信息化建设的原因。其次，如果人工对人事档案进行管理，会在管理中受到很多人为因素的影响，例如：员工的情绪、负责程度及工作效率等。这些人为因素给人事档案管理工作带来很大的困难。因此，利用现代科学技术，对人事档案管理进行信息化建设是其发展趋势之一。最后，对人事档案管理进行信息化建设可节约人工成本，实现集约化管理，提高效率。人事档案管理借助于网络进行管理，增加了信息的安全性，防止人为泄漏个人信息。实现集约化管理，医疗机构可以精减一些管理岗位，减少人力管理成本。此外，对于个人信息的修改来说，人工修改会耗费大量的人力，信息化管理系统具有高效的优势，可以极大提高工作效率。因此，对烦琐的人事档案工作进行信息化处理很关键。基于以上原因，医疗机构对人事档案进行信息化管理十分必要。

二、医院人事档案管理发展中遇到的问题

（一）管理人员队伍建设落后

医院人事档案管理中存在管理人员工作水平较低、队伍建设落后的状况，这种情况的发生，主要是因以下三方面的影响。首先，在医院人事档案管理中，由于档案是跟随个人的工作而变动的，增加了管理难度。其次，一些医疗机构不重视管理人员的培养工作，在选拔和招聘中，不注重选择标准，影响了管理人员的整体素质。最后，在管理人员中，很多人不是专业的管理人员，往往身兼数职，使得工作不能落实，管理工作效果较差。

（二）对档案管理工作重视程度低

医院人事档案管理效率较差的原因主要是工作人员对管理工作的重视程度较低，主要体现在两个方面。作为医疗机构的领导人员，其主要工作是引领企业发展，为机构的发展提供指导，但是许多领导忽视了人事档案管理工作的重要性，导致人事档案管理工作出现错误，使得档案管理效率较差。對于人事档案的管理人员来说，缺乏制度规范，在思想上对档案管理没有充分认识，更加降低了档案管理工作的效率。

（三）人事档案管理手段落后

近年来，随着信息技术的发展，人事档案管理工作都依靠互联网进行操作，而很多医疗机构没有组织工作人员进行专业的技术培训，没有引进先进的管理手段，还是采取以前的纸质管理，管理人员需要翻阅大量的文件才可以对个人有全面了解，这就导致工作效率的降低。传统的手工管理方式也可能会由于人为错误操作导致损坏，使时间较早的人事档案信息丢失，对医疗机构造成更大的损失。

三、推进档案管理信息化建设的方法

（一）合理使用资金，开发管理平台

目前，各个企业为了提高档案的利用效率，加强对人事档案的管理，加大了信息化建设。为了保障建设，首先要做到合理使用资金，不能过度浪费，要学会合理分配，将资金完全用于建设人事档案管理系统和平台开发。另外，当前医院要招聘一些专业的技术维护人员，开发管理平台，卫生机构应购买较好的硬件设备，以支持信息化进程。信息化建设的实现必须要借助于各种硬件设备，通过这些设备搭建管理平台。因此，医院必须要购进先进的设备，保证设备的处理效率，满足工作需求，发挥管理平台的实际作用。

（二）建立独具特色的信息数据库，做到资源共享

每个医院都有各自的人事档案管理部门，他们的管理方式大体相同，但是为了实现信息化管理，必须要开发有自己特色的数据库系统，收集员工的信息，并建立管理平台。另外，由于医院中涉及多个角色之间的关系和关联，其人事结构复杂，在数据库的建立中，要注意个人信息的完善。同时，为了保证档案信息的正确性，要注意在进行资料修改时，要有依据的修改，这样才是有用的信息。现阶段各个医院不是独立工作的，有些信息必须要和其他机构共享，因此，必须要注意管理平台的信息共享。

（三）进行身份验证，加强信息保护力度

在人事档案管理中，有时会发生信息泄露问题。如果一旦发生了信息泄漏问题，不仅会影响个人，甚至会威胁医院的发展。为了加强信息安全性，必须要安排专门的工作人员，加强对数据库的管理，一旦发现外界威胁，就要及时进行维护和管理，解决相关问题。可以在档案管理过程中，设置一些权限保护，对访问者的身份进行确认后，才可以允许相关管理人员进行访问。人事档案信息有时也会发生变化，需要进行删除或添加信息，在这个过程中，系统可以只允许管理人员进行操作。在技术管理员修改的过程中，管理员必须要有较高的觉悟，保证不会泄漏个人信息，对个人信息进行更好的保护。

（四）注重人才培养，提高团队素质

基于现阶段医疗机构人事档案管理工作人员工作水平较低的现状，为了保证人事档案管理工作的开展，必须要提高人员素质。在人事档案管理过程中，管理人员要注重学习，提高对档案管理工作的重视程度，提高个人能力，进而保证整体队伍素质的提高。其次，人事部门要组织学习，给管理人员学习的机会，帮助他们提高个人能力，使其更好地进行人事档案管理工作。

（作者单位：山东省单县终兴镇中心卫生院）