办公自动化的影响研究

王辉

摘 要：计算机技术已应用于办公任务的自动化。虽然很多该技术的出发点可能不是提高现行办公程序的效率，但却改变了办公室工作方式。办公自动化的发展给公司和组织带来了许多问题。公司里的员工将如何学习该技术？它将如何影响传统意义上的办公室工作？它对个人有什么影响等等。本文从需求出发，讨论在推广和实施自动化办公系统时，可能潜在的积极和消极的影响。

关键词：办公自动化;办公系统;影响

一、总述

通常认为“办公自动化”一词指使用计算机和通信软件来管理办公环境，优化办公效率。自动化办公系统是指通过网络处理业务，文本，以及通信的结构化方法，该办公网络可能包括用于生成即时通信，电话会议，传真，电子文档系统以及公司对内部和外部的web系统。 在自动化办公室中，不仅办公工作的执行效率更高，而且办公工作的理念将会发生改变。办公自动化的最大潜力其实并不是所谓的改善办公环境，而在于管理效率的大大提升，企业或机构的管理人员可以大大增强对相关单位或组织的有效管理。

两个主要因素促使企业管理者考虑使用自动化办公系统。 首先是利用即时通讯，邮件，电子文档等工具提升办公效率，间接减少办公开支。比如在没有普及办公自动化的1975年到1985年十年间，虽然对办公室的投资费用翻了一番，但实际的办公效率却只提高了百分之四。据估计有多达95%的管理者将时间花在书面和口头交流上，这其实是可以通过办公自动化系统的普及而节省的开销[1]。

管理者对办公自动化感兴趣的第二个原因是组织决策和信息需求日益复杂。传统通讯方式，例如电话、邮件和面对面的会议可能无法有效地快速处理大量信息。在未来的办公环境下，办公自动化技术可能是处理日益复杂的信息以及管理快速变化的组织架构唯一可行的方法。

二、自动化办公系统的组成

OA系统的组成包括硬件和软件两部分。硬件有通信设施（如计算机局部网络、程控交换机、电话网、用户电报网、公用数据网、综合业务数字网等），数据处理设备（超级微型计算机系统或OA工作站），终端设备（如電传打字机、交互式终端、智能终端、图像终端、传真机、书写终端、可视文字处理终端、可视用户电报终端等），办公自动化设备（如文字处理机、绘图机、激光打印机、智能复印机、电子照排轻印刷设备等），接口设备（如调制解调器、适配器、集线器等）。OA系统的硬件通过计算机局部网络连成一个整体，实现资源之间的相互共享。

OA系统的软件有系统软件（如操作系统、编译系统、数据库管理系统等），通信软件（如通信规约、网络协议、电子邮件、电子会议等），应用软件（如文字处理、表格处理、图形处理等工具软件以及针对OA系统专项业务而编制的软件，如人事管理、财务管理、库存管理等专用软件）。OA系统的性能在一定程度上决定于软件的功能。现在已有功能齐全的OA软件包，如 IBM公司的PRROFS，DEC公司的All-in-One，王安公司的WangOffice，DG公司的CEO等。组合软件Lotas 1-2-3-4-5已把文字处理、电子数据表、图形、数据库和通信结合在一起。OA系统还常采用窗口软件。

三、组织中的自动化办公系统

办公系统自动化的改革分为硬件，软件两方面。硬件是指我们所能看的办公设备，用电脑、键盘、传真机、投影等逐渐取代笔纸以及距离带来的不便。办公室不在拘泥于狭小的空间，办公自动化支持移动办公和异地办公，让工作人员从桌面解放出来，不受时间和空间的限制;软件则是运用网络和计算机，铺助文秘工作尽善尽美，推进办公室管理的现代化、决策的科学化、和业务的标准化，还能节约纸张节省经费。

实现办公自动化的过程，也就是促进办公室管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。员工的考勤不必要浪费时间签到、点到，利用指模轻轻一点就能清楚了解每天考勤情况，方便管理且不能投机取巧。电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个会议，还会巧妙地解决同一段时间中多人参加的多种会议，轻易地应对大量会议改期或撤消等情况;能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到;还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。

四、办公室自动化对工作性质的影响

过分的依懒计算机和网络，领导需要秘书人员些什么文件、报告、总结，由于对网络产生一种依懒养成惰性，无需自己动大脑只需在网站上找到相似的文章，复制、粘贴就形成了自己的文章。导致办公室人员的文字功底逐渐降低，文章都是千篇一律，原创是越来越少，自身的文字才能在无形中浪费，竟而影响领导的决策。

办公室事务性工作错综复杂，办公室人员在为领导提供决策辅助的过程中，一般通过面对面的传统沟通模式。办公自动化引入了计算机网络等现代化办公设备后，取代办公室人员与领导之间、员工与员工之间面对面的沟通模式。过分依赖办公自动化系统，单纯点击几下鼠标，忽视了语言、表情、肢体等面对面的交流，容易造成沟通不良，甚至造成彼此间的误会，使工作变成了“机器”与机器之间的工作，不利于及时有效地开展工作[2]。

办公自动化使办公室人员工作离不开计算机以及网络的应用，因此，计算机带来的安全问题就成了相关人员工作不容忽视的问题。办公室人员平时没有养成资料存盘备份的良好习惯，那么一旦计算机发生故障或遭受病毒攻击，计算机里的信息资料完全消失，就将无法正常开展工作，甚至导致工作瘫痪。办公室人员过分依赖办公自动化系统，将文字工作当成完成任务，长期不动脑筋就到网上复制、粘贴，借用计算机网络的方便操作，通过互联网随便下载一些相关内容的资料来应付完成。而对于调查报告，没有调查就没有可信的资料，只有通过调查，才能使资料具有真实性。相关人员过分依赖互联网或相关自动化设备，会逐渐丧失工作的主动性和积极性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，长此以往必定会使工作处于一种被动、消极的局面，形成不踏实的工作作风，也不利于自身发展[3]。

五、结论

自动化办公系统可以提供强大的功能，提高生产力和改善管理，通过改变基本信息即时高效的处理的方式，对整个企业或组织工作方式产生了重要的影响。本文的讨论旨在为研究自动化办公的影响提供一个起点。希望相关研究可以为未来出现更精确更强大更有效率的办公自动化系统提供观点，通过这些系统使得企业或组织的管理效率大大提高，相关开支降低，从而造福社会。

参考文献：

[1]Stewart，J.The inhuman office of the future.Saturday Review'6，13 （June 23， 1979） 14--17.

[2]陈榕.办公自动化及其发展趋势[J].黑龙江档案馆，2003，02.

[3]曹德兰，苏新操.论计算机给秘书工作带来的负面影响和解决方法[J].决策探索，2007，01.