信息化时代电网公司科技档案管理数字化技术的要点分析

吴超娜

摘要：在信息化时代，人们的生活方式以及工作方式正逐渐地发生着改变，只有主动地适应时代和环境的发展，才能够谋求更好的突破。对于电网公司科技档案管理来说，也是如此，只有牢牢的抓住这一时代机遇，通过应用数字化技术，提高科技档案管理的整体效率，才能够促进电网公司的可持续发展。本文就信息化时代背景下，电网公司科技档案管理数字化技术的应用要点进行分析。

关键词：信息化时代；电网公司科技档案管理；数字化技术；要点

信息技术的发展给电网公司科技档案管理带来了很大的变革，传统运用纸质进行档案管理的方式已经逐渐被人们所淘汰，通过应用数字化技术进行电网公司科技档案管理，促进了科技档案管理模式的创新。电网系统中，各个数据以文字的形式表达出来，还能够自动的生成这个图像档案，使得电网公司每一项科研或是决策都能够得到有效的记录。与此同时，应用数字化技术进行档案管理，还能够拥有更大的储存空间，档案的存储也更加的便捷，在减少人力物力投入的同时也给档案管理带来了很大的优势。

一、信息化时代电网公司科技档案管理数字化技术应用意义

信息化时代电网公司科技档案管理应用数字化技术有其重要的应用意义。从整体上看，在进行档案管理的过程中应用数字化技术不仅仅能够改变档案的建设方式，还能够从很大程度上创新科技档案的管理方式，因此这两者有着十分重要的关系。在电网公司科技档案管理的过程中，数字化档案的形成主要指的是档案的模式从传统的纸质化记录过程中逐渐的脱离，最终实现应用计算机平台对电网公司的科技档案进行管理[1]。这种档案管理方式突破了传统电网公司档案的分卷宗、分年代的建设方法，与此同时，也解决了电网公司在档案管理过程中存在的信息局限性问题以及不同地区的档案管理问题，应用数字化技术能够使得电网公司档案管理涉及的内容更加的广阔，能够收集的信息也更多。

在进行电力公司科技档案目录编制的过程中，应用数字化技术管理员除了纸质实体版档案，还可以通过同步录入数字档案系统，根据这些信息进行文件的组合放置，在后期需要这些信息时管理者只需要根据档案的内容进行打印，并将档案移交给归口部门，除此之外，在信息化时代电网公司科技档案管理模式还能够根据不同的部门，按实际的需求进行分类管理，一些部门根据其特性，可以运用计算机软件对信息进行分类，之后可以用信息打印的方式改变成纸质档案再对这些档案进行分类，这样一来工作人员能够减轻工作压力，改变以往的工作模式，工作人员大部分的时间可以应用于档案的开发中，并逐渐的转变档案服务模式，将每个部门所需要的信息及时地传递，能够有效地提高档案信息获取的整体效率[2]。

二、信息化时代电网公司科技档案管理数字化技术要点分析

（一）建立专业数据库

信息化时代电网公司科技档案的收集是档案管理的基础，只有收集全面的完整的信息才能够真正的体现科技档案的价值性，因此作为档案管理人员，要加强顶层设计，通过建立科学统一的管理中心，不断完善档案管理，各部门之间的协调联动机制，从上而下的收集每一个档案工作人员手里的资料。想要扩大电网公司科技档案收集的视野范围，要将各个部门的职责明确，每份工作应当落实到各个环节的办理人员，通过统一档案归档的时间，认真地梳理每一份档案的目录，严格的记录项目的全过程信息，全面地收集具有总结性的档案材料，才能够提高数据库的专业性。与此同时，我们也可以通过改善相关信息化的设施，引进最新的科技和软件设施，优化资源的整合升级管理系统，建立专门的数据库，从而充分的发挥信息化时代数字化技术的相关特性和优势，在实现数据整理和系统化集成的同时也为工作人员后续的工作节省了大量的时间，提高了整体的工作效率[3]。我们可以通过远程访问的模式访问资料库，不但能够实现信息的共享，每个部门都可以通过这一平台来获取相应的信息和资料。这样能够有效地提高档案查询的效率，促进电网公司的发展。

（二）转变管理思想

信息化时代电网公司科技档案管理主要产生于科学生产工作并为电网公司的各项科研生产以及管理决策提供有效的信息资源，因此在电网公司科技档案管理的过程中，应当将档案工作与科研生产两者相结合，不断地促进和推动公司的可持续发展。在互联网的背景之下，电网公司科技档案管理工作不仅仅是协调单管理部门与此同时，还应当将其列入公司领导的日常议事日程，将科技档案作为一项具体的内容来落实，从而协调各个部门的工作[4]。作为电网公司科技档案的管理人员，应当及时地向单位领导进行相关档案法律知识的宣传，需赢得领导们对档案管理数字化技术应用的重视。这样一来，能够为电网公司档案管理提供良好的工作环境，就档案管理的结构来看，科技档案管理需要具有综合素质较高的人员来从事这项工作。因此，我们要提高工作人员的专业素养和敬业精神，通过加强技术培训，使得工作人员适应数字化技术应用的需要。

（三）健全管理机制

通过重置档案管理的流程和结构，可不断地健全电网公司科技档案管理的机制。简单来说，就是在应用数字化技术之后，对电网公司科技档案管理的各项工作要求以及各个环节按照电网公司的现状进行重新的安排，使得应用数字化技术之后，档案管理模式能够迎合各个岗位的實际需求，从而不断地提升数字化技术与工作人员的契合程度，从根本上提高档案管理的工作效率，不断地推进电网公司科技档案管理的制度化和标准化。在科研的过程中我们需要引进高素质高专业的人才参与其中，并对电网公司科技档案管理进行适时的调整和收集，实现科研管理与档案管理两者的协调，而作为电网公司科技档案管理人员当全身心地参与到电子化技术应用的研究实验以及推广转化等各项科研项目的过程中，确保各项科学技术能够被及时的收纳归档。

三、结束语

综上所述，信息时代电网公司科技档案管理应用数字化技术改变了传统的档案结构和管理模式，加快了电网公司科技档案管理的现代化建设，使得其更加适应当下的企业发展形势，在提高档案利用率以及管理效率的同时，实现了资源的共享，从而为电网企业的发展提供了更加优质的档案服务。

参考文献：

[1]高子静.推动电力企业档案信息化建设 促进档案开发利用[J].档案学研究，2017（S2）：32-35.

[2]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017（04）：8-13.

[3]伍恒. 黑龙江省电力勘察设计院档案管理现状分析[D].黑龙江大学，2017.

[4]伍伟珍.科技档案数字化技术在电力系统中的应用[J].办公室业务，2017（04）：185-186.

[5]王燕.基于“互联网+”的科技档案管理创新[J].档案与建设，2016（03）：87-89.

（作者单位：广东电网有限责任公司东莞供电局）