高校大型仪器设备全流程平台管理模式

刘岚　徐宇

摘 要：高校大型仪器设备具有资金来源广、价值高昂、涉及学科门类丰富、专用性强等特殊性，是高校科研实力的体现。本文分析了国内各大高校大型仪器设备管理的特殊性，总结了国内高校大型仪器设备管理现状、优势和可能存在的隐患，对高校大型仪器设备管理组织结构体系进行了重述，并据此设计出大型仪器设备全流程管理平台，实现对大型仪器设备从申购到报废的全流程管理，旨在促成大型仪器设备实物管理与价值管理的统一，希望借此提高大型仪器设备使用效益，为高校大型仪器设备管理工作提供参考。

关键词：大型仪器设备;平台化管理;全流程管理

一、高校在大型仪器设备管理方面存在的突出问题

大型仪器设备是高校开展教学科研活动的重要物质基础，为培养创新能力、输送高层次人才提供了前提保障，是科技创新活动的基石和活力之源，在高校固定资产结构中享有举足轻重的地位。随着近年来国家对人才强国战略的重视，国家和地方政府逐渐加大对高校的扶持和教育经费的投入，知名高校科研经费募集能力不断提高，高校大型仪器设备在总量上、结构上有了翻天覆地的变化。党的十八届四中全会报告中明确指出，“对财政资金分配使用、国有资产监管等权力集中的部门和岗位实行分事行权、分岗设权、分级授权、定期轮岗，强化内部流程控制，防止权力滥用。”这也对高校资产管理工作提出了更具体、细化的要求。但如今许多高校对大型仪器设备的管理仍然简单粗放，“重使用、轻管理”，仅一味追加资金投入和设备购置，对大型仪器设备管理的重视度不足，导致大型仪器设备难以达到预期使用效益，造成国有资产流失。

目前，我国高校在大型仪器设备管理方面存在的突出问题主要有以下三点。

（一）实物管理与价值管理易脱节

大型仪器设备的实物管理由资产管理部门负责，价值管理由财务部门负责。也就是说，大型仪器从申购到报废，由资产管理部门负责管理并记录相关信息，财务部门负责在此期间对大型仪器的会计核算工作。在对大型仪器的实物管理方面，资产管理部门享有绝对主动权，财务部门的参与程度非常有限。两个部门之间各自为政，缺乏沟通、协调与必要的监督，极易造成实物管理和价值管理分离，最终导致大型仪器设备账实不符，甚至造成资产流失。

（二）大型仪器设备配置结构不合理

一些高校为彰显自身规模和实力，一味追求资产的种类全面、性能完善，未经过专家论证和评估，盲目购进大型仪器设备;或因为缺乏资产管理方面的专门知识，大型仪器设备配置不当，造成资金浪费;或受制于办学特色和学科建设的现实要求，某些发展较好的学科相较其他学科而言可以取得更多的资金支持，但由于配套资金分散在不同课题组，各部门固定资产购置、使用的信息并未有效共享，导致大量具有类似功能的固定资产重复购置。从全校的角度来看，大型仪器设备种类单一、配置不合理。这些做法都将导致资源的闲置和浪费，不能物尽其用，与构建资源节约型社会的目标相悖。

（三）大型仪器设备共享率有待提高

高校大型仪器设备共享率低的现象有两方面成因。一方面，“信息孤岛”效应使得资源共享存在一定困难。固定资产管理的有关信息公开化程度低、实时性差，资产管理部门很难从全局掌握学校各类大型仪器设备分布的情况，更无法统一调配。另一方面，大型仪器设备的实际持有人共享仪器设备的主观意愿不强。一些高校的大型仪器设备管理办法中虽规定各部门应当在大型仪器设备闲置时段提供共享服务，但对于共享服务如何提供、是否有明确收费标准、服务结果如何考量等问题语焉不详。各部门共享仪器设备缺乏配套资金支持和确定的结算方式，也缺乏政策激励，预期效益不明朗。

二、高校大型仪器设备管理组织体系的重构

为解决大型仪器设备实物管理与价值管理脱节、配置结构不合理、共享率低等问题，需要对现有大型仪器设备管理模式进行拓展，在保持现有管理部门权责划分不变的情况下，在原本的一级职能机构中设置核心管理部门，加强对大型仪器设备的集中管理、全过程管理，化解多头管理带来的大型仪器设备价值管理与实物管理脱节的风险。通过有机整合大型仪器设备在业务流程、管理流程、财务会计流程三个层面的活动，推进業财一体化管理。

在这一思路下，需要重构大型仪器设备管理组织体系，在保持各部门原有管理职能分工不变的前提下，设置资产管理中心作为核心部门，统一领导、调配下设各归口管理部门和财务处，设立大型仪器设备全流程管理平台，在业务层面上利用互联网技术对固定资产的申购、验收、使用、报废业务等流程进行优化，将各部门的固定资产管理信息通过系统接口进行归集、分析、处理、交换，从而打破大型仪器设备从申购到处置的全过程中各相关业务板块之间的信息壁垒，实现业务信息与财务信息的充分集成和共享，最终实现对大型仪器设备管理活动事前、事中、事后的全过程控制，推动大型仪器设备管理模式向纵深发展。

三、高校大型仪器设备全流程平台管理模式的构建

大型仪器设备全流程管理平台的一条主线是大型仪器设备的全流程管理，平台涵盖了大型仪器设备从申购到处置的整个阶段，监控大型仪器设备在此期间的异动情况，完整真实记录设备所有变动日志，为资产的规范使用、高效管理提供支持;与之并行的另一条主线是大型仪器设备共享服务，倡导以共享服务为核心，以激励为主要方式的设备开放共享服务平台，辅以基金服务带动开放共享，结合效益评价为设备购置论证提供决策支持。

为避免设备购置阶段论证不充分导致大型仪器设备购置决策失误所带来的资源浪费，平台引入专家论证系统，确保大型仪器设备购置论证科学合理，防范化解相关风险，做到事前控制;对已经购进的大型仪器设备，平台已实现“时空”管理，可以实时获取当前时点设备的各项变动信息，强化流程控制，并通过开放共享，使设备得以最大程度地发挥效益。该平台的投入使用还将解决与大型仪器设备管理相关的各部门之间长期割裂、各自为政的问题，实现两个“一站式”服务，即为全校师生提供一站式的大型仪器设备相关业务办理服务，为职能部门提供一站式的资产管理平台，创造更加顺畅的信息交换和沟通的渠道。

平台搭建后，原本孤立、串行的各项业务被整合到同一平台，分散、碎片化的数据将以规范格式在平台上集中并共享，使管理人员和大型仪器设备使用者可以及时获取、调用第一手数据。该平台在确保固定资产账实相符、优化资源配置结构、规范物资采购等方面发挥了显著优势。

（一）对接财务管理系统，确保固定资产账实相符

前期在全校范围内开展资产清查工作，核实现有大型仪器设备是否账实相符，检查大型仪器设备固定资产分类、账面价值等信息是否准确，并重新设置格式统一、易于读取信息的固定资产卡片，为平台架构提供前期保障。通过扫描固定资产卡片上的二维码，将校内各部门目前在用的所有大型仪器设备信息录入大型仪器设备信息库，包括初始入账价值、资金来源、更新维护情况、折旧及减值情况、所在位置等一系列变动信息，并根据仪器类别、名称、功能设置关键词作为索引字段，提供实时查询功能，以实现大型仪器设备在时间管理和空间管理上的统一。

资产管理系统将与财务管理系统对接，建立中间数据库进行数据交换，增设一键对账功能，目的在于实现资产入账、变动、维修、调出、核销等环节与财务系统直接对接，实现智能对账。系统根据固定资产单据号等信息每日定时自动抓取数据定期对账，具有较高的精确度。

（二）建立专家论证系统，优化设备配置结构

复旦大学、天津大学等全国知名综合类高校在大型仪器设备管理办法中明确提出，大型仪器设备申购环节中必须进行专家论证，并依据大型仪器设备类别、价值等对专家论证作出了明确要求。当前条件下，组织专家论证的手续较为繁琐，申请人需先提交书面论证报告，经由相关部门审批后，组织相关专家召开论证会，由于申请从填报到审批完成通常耗时较长，需要多次与管理部门进行沟通协调，而经济和科研环境瞬息万变，在此期间，原本申购的大型仪器设备可能已经不能满足科研活动的需求。而提高专家论证的效率，无疑将大大增强论证效果的及时性和可靠性，同时提高工作效率，避免时间成本和人力物力的浪费。

大型仪器设备全流程管理平台中通过与OA办公系统对接，由申请人通过OA提交申购报告，各部门进行线上审批，审批进度可直接在OA办公系统中查询，简化了申请流程，缩短了专家论证的前期准备时间。审核通过后，申请人即可登入专家论证系统，与专家就设备购置方案进行线上沟通交流。在此过程中，双方信息均经过加密处理，沟通在双盲环境下进行，极大限度保证了论证结果的公平公正，杜绝了徇私舞弊的可能性。论证过程由系统自动记录，论证完成后，系统自动汇总所有专家对购置计划的总体评价并给出结论，由系统管理员审核通过，形成最终决策意见，发送回执给申请人。论证结果也可导出形成纸质化文件归档备查，

作为佐证。

（三）开发物资采购管理系统，强化内部控制

自主开发物资采购管理系统，通过公开招标等形式遴选一批符合条件的供应商入驻，提供供应商资质查询、仪器设备等固定资产购销及后續维修服务，并嵌入内部控制模块对物资采购业务流程进行监控。物资采购系统对接学校招投标管理系统，各部门在采购申请通过专家论证进入实际采购环节时，可直接在采购系统上发起招标，经各供应商竞价后，选定中标单位、履行相关审批手续并签订合同，货款由财务部门定期汇总相关数据并直接通过学校账户与供应商进行结算。资产管理部门应会同财务管理部门，通过定期抽查的方式，从系统中随机进行抽检，防范化解可能风险，确保该类经济活动的真实性。

此外，物资采购系统中搭载了大型仪器设备日常维护维修模块，学院可将维修需求发布在物资采购系统中，使维修服务提供单位可以第一时间获取需求并响应，及时进行维护，以免耽误教学科研活动进度。

（四）开发大型仪器设备共享系统，提高资源利用率

大型仪器设备共享系统采用预约制度，使用人需提前3～7个工作日在大型仪器设备共享系统中查询所需使用的设备在未来时间内的空余状况，进行预约方可使用。该系统的开发将实现同一高校不同校区甚至省内高校大型仪器设备资源共享，有利于优化资源配置，降低固定资产闲置率。通过查询大型仪器设备的预约和使用情况，可大致了解校内各类大型仪器设备的使用情况，排查满负荷运行设备与闲置设备，并重新进行调配，使各部门大型仪器设备配置结构趋于均衡;也可通过筛选关键字段，从系统中导出各类别大型仪器设备使用情况数据，制成分析表格，作为绩效考核及后续年度制定大型仪器设备采购计划的参考。

为调动各部门参与大型仪器设备共享的积极性，学校应统一领导，做好政策宣传工作，并给予适当的配套经费支持。对于共享大型仪器设备取得的收益，学校应事先制定合理的服务收费标准，在大型仪器设备共享系统中嵌入计费模块，按照收支两条线的原则，将共享大型仪器设备取得的收入统一收归学校，年终根据各院系大型仪器设备使用情况进行综合考量，实行绩效奖励。

四、结语

对提升大型仪器设备管理水平而言，除调整组织架构、利用技术优势建立一站式管理平台外，营造良好的外部环境也是必不可少的。首先，财务部门应量入为出，做好预算管理工作，谨慎批复各类经费和固定资产购置预算;其次，资产管理部门及使用部门应转换思想，强化责任意识，发挥主观能动性，建立科学、高效、规范的大型仪器设备管理机制;再次，审计部门应发挥内部审计的作用，对大型仪器设备管理内部控制有效性进行评估，及时查找出风险点并给出反馈意见，维护良好的内部控制环境;最后，领导层面要重视人才培养，建立完备的绩效评价机制，鼓励更多的有志之士献计献策，将创新创造活动融入到大型仪器设备管理实际工作中。

参考文献

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