探析道路工程档案管理存在的问题及其措施

潘立娟

摘要：道路工程档案具有专业性强以及形成时间长等特征，其既是道路工程建设的真实反映和记录，又是道路管理养护的重要依据，并且在道路工程建设管理维护过程中发挥着重要作用，基于此，本文阐述了道路工程档案管理的重要意义，对道路工程档案管理存在的主要问题及其措施进行了探讨分析。

关键词：道路工程；档案管理；意义；问题；措施

一、道路工程档案管理的重要意义

道路工程档案管理的作用主要表现为：（1）是道路规划工作的基础。道路规划就是对道路或道路中各种要素，根据道路的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素，进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。道路规划编制应当依据当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点、统筹兼顾，综合布置。在道路规划中不仅形成了道路规划档案，而且在规划之前形成的大量工程档案又是道路规划的重要基础。（2）是积累道路建设经验以及进行道路建设技术储备的重要手段。道路工程建设活动的成果主要包括：一是道路产品，二是工程档案。道路工程档案真实的记述了建设生产活动的全过程，记载了道路工程建设的思想、技术、经济，因此它是储备道路工程技术、道路工程经验的工具和手段。同时它又是一个由少到多、由简至繁、不断积累、逐步完善、服务于档案管理的过程。对一个部门、一个地方来说，如果它拥有质量较高、数量较多的道路工程档案，就在一定程度上标志着他拥有比较雄厚的道路工程技术基础。（3）道路工程档案是道路建设、维修、改扩建和管理的重要依据。随着道路现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来。特别是道路工程的维护、管理、改建、扩建等工作量会越来越大，而这些必须以道路工程档案为依据。

二、道路工程档案管理存在的主要问题分析

結合笔者实践工作经验，认为道路工程档案管理问题主要表现为：（1）档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。（2）档案管理意识不强。档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关。（3）档案管理机构和人员不到位。基于人员和经费等因素的影响，许多道路工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案质量安全；还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中。

三、 加强道路工程档案管理的措施

1、严格道路工程档案管理制度建设。具体体现在：（1）建立健全文书处理制度。首先建立文件收发登记制度，把好收、发文关，根据掌握的信息和工程项目的特点、规律，确定可能形成的文件材料，及时编制初步的归档目录，使档案部门和道路参建单位对将形成的工程档案材料做到心中有数；其次，建立跟踪制度，跟踪收集要求档案人员经常深入到各部门和施工单位，及时获取准确信息，时刻紧追工程文件变化情况和运行过程，达到收集齐全、完整的目的；再次，建立督促和催办制度，在文书处理过程中，文书档案人员要关注文件运行过程，跟踪督促办理，对处理完毕的文件、会议评论、工程文件、图纸要积极主动上门收集。（2）建立档案保证金制度。档案是道路养、建、管以及改造的依据。目前档案流失和收集不全已成为档案管理工作中比较突出的问题。因此应建立保证金制度，在各项目计划中列支一定比例的保证金，在项目竣工验收后，移交验收档案材料时，按验收得分情况返还档案保证金。以保证道路工程档案的完整、齐全、系统、准确和相互配套。（3）严格档案检查验收制度。严格按照国家有关档案法规、政策，坚持档案部门参与工程验收和道路项目鉴定，做到下达任务与提出归档要求同步、检查进度与检查档案形成同步、验收鉴定成果与验收鉴定档案同步管理，这是确保档案齐全、完整、准确的有效措施。

2、提升档案管理意识。道路工程档案工作是由建设、设计、施工、监理单位的专兼职档案人员来完成的，同时也需要各级领导和全体员工的大力配合，因此，要想做好档案管理工作，就必须要强化全员的档案管理意识。档案工作收集和整理，很多并不是由专业的档案部门来完成的，而是由一些基层单位来完成的，因此必须要加大档案管理的宣传工作，以便做好档案的收集整理工作。

3、加强道路工程档案信息化管理。主要表现为：（1）确立档案工作现代化发展思路。信息化、自动化是档案管理工作现代化的重要内容和主要路径。从事道路档案管理工作的人员，必须要具备现代档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学等专业知识，具备道路工程建设过程中质量、安全、环保、科研、协调等各个方面的相关知识，同时，还要具备计算机和网络等方面的相关知识。（2）努力实现档案管理工作的“数字化”。努力推进计算机技术、网络技术在档案管理工作中的最全面、最广泛的应用，实现计算机网络系统下对电子文件的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编纂等，推进文件和档案一体化管理技术、磁介质技术、缩微技术和档案保护技术等。（3）努力实现档案管理工作的“智能化”。将档案管理人员更新与知识结构更新、档案管理技术更新紧密结合起来，培养具有现代档案管理知识、现代科学技术的年轻队伍，推进现代电子技术在档案管理工作中的普遍运用。

4、提高档案管理人员的业务素质。（1）突出专业化方向。加强道路系统专业人才的引进、培养和储备，要引进一批经过具有档案专业理论素质和有一定的文化素养的人才队伍，对于其它专业的人才，要加强档案管理学相关知识的系统培训、学习和掌握，熟练运用现代档案管理技能，对于档案信息能进行深层次的研究和深入的发掘，并能较好推进档案工作的组织与管理，使道路工程档案管理工作符合档案工作自身的发展规律。（2）突出行业化方向。在道路工程建设过程中，档案管理工作必须紧密结合建设的实际，服务建设大局，在精通档案管理规律的同时，要精通道路管理规律，打造适合道路工程建设需要的具有行业特征的高素质档案工作队伍。

四、结束语

综上所述，道路工程建设的道路项目筹备、建设和使用过程中，会产生大量的档案。而档案管理是是道路工程建设管理的重要内容，其能够有效反映道路工程建设的实际，给道路工程后期营运管理工作提供基础条件，因此必须加强对道路工程档案管理进行分析。

参考文献：

[1]沈昕.浅谈公路工程建设项目档案管理[J].公路交通科技，2017.

[2]李丹.浅析公路工程的档案管理工作[J].科技视界，2017.

[3]陶京.论档案管理工作在路桥养护中的作用[J].中国管理信息化，2017.

（作者单位：乌兰浩特市工程建设管理站）