掌握5W2H方法，提升管理水平

摘  要  管理需要不断学习，但不能一味追求新方法新工具，为求新而求新。5W2H是一种很好的管理方法，通过“反思必要性”来发现问题和矛盾，通过“更佳选择”来摆脱现状。管理者千万别把追逐当作获得，别把了解当作掌握，别把知道当作应用！

关键词  5W2H;产生背景;应用领域;深化应用

当下，管理知识得到前所未有的普及，这要归功于培训业的快速发展和互联网的强力推动。在一个正规组织里，每个受过培训的初级管理者都能随口说出数个企业管理理论和方法，比如：二八法则、PDCA循环、精益管理、绩效管理、目标管理……但对于绝大多数人来说，即便已被称为“管理者”，但其内心仍未把“管理”当作一项技能。在他们看来，专业是其职能定义，包括研发、生产、销售、财务等，管理则是务虚，似乎是一个没有技术含量的名词。

一、问题描述

不少企业管理者总在抱怨：员工缺乏积极性，不主动反馈结果;核心人员流失严重;研发流程明确，但项目总是拖期;销售目标年初就已分解到人，但结果总有缺口;跨部门的沟通有壁垒，工作进展迟缓;制度里的奖惩似乎对员工失效了;委派工作总是陷入管与不管的纠结……这些问题都不是直线管理者口中的“专业”所能解决的，恰恰是“管理”发挥威力的领域。

管理，靠什么？用什么？梅尔·施瓦茨著的《可能性法则：量子力学如何改善思考、生活和爱的方式》一书中有这样一句话;“当我们看到想法的运行时，我们真的在思考，这就是思考的目标。”其背后的涵义是，我们要掌握进入自己意识领域的方法，能观察到自己的想法，能察觉到它如何发生，这样就能掌控自己的想法，而不被惯性或定势所控制，从而专注面对问题并予以解决。

不少管理者在行使权力时，其言行只是大脑简单运行的结果，没有产生新的思考，更没有意识到自己搞管理靠的是什么？用的是什么？可见，不是“管理”没有技术含量，而是没有真正掌握，也不懂得如何应用。

二、5W2H的基本特征

5W2H是一种很好的管理方法！的确，很多人都觉得5W2H就是几个问题，一点也不“高大上”，似乎一听就都懂。而这几个问题恰恰是所有工具方法中对管理最有效的，会提问才是抓管理的开始！

众所周知，5W2H就是what、why、when、who、where、how、how much，只是知道，但不会用。作为管理者，每天要决策很多事，或者要了解很多事，这时5W2H就派上用场了。比如，下属来找你确定是否启动某个项目，而你对细节不像他了解的那么深，怎么作决策、怎么让下属对工作有所思考而不是按部就班？你可以问他这几个问题：做什么？这个项目到底是什么？为什么要做？对你有何意义？凭什么批准立项？一定要现在启动吗？时机是否合适？谁来负责？需要哪些人配合？如果启动，思路是什么？怎么保障结果？需要什么资源？预计投入产出是否合理？……一连串的问题下来，通过他的回答，双方又一次厘清了思路，决策与否就变得简单了。

启发一：我们总在追求新方法，却忽略了当下可用的方法，最终能用好的却没有;

启发二：对于工具方法，实践中试一试，真正去用一用，总比只看一看要好很多;

启发三：学习上太聪明，什么东西一看就会，却从来不用，已成为管理实践的最大问题之一。

综上，管理并非玄之又玄，而是理念到实践的贯穿，关键在于：你如何学？如何理解？如何应用？

三、5W2H的本质性理解

1.5W2H的产生背景

5W2H又叫“七何工作法”，最早起源于二战时美國陆军兵器修理部。对既定或选定的项目、任务，从七个问题代表的方面来提问、激发思考，从而对工作进行深度的明确、细化和分解，并尽可能创新。

不少管理者非常清楚，企业的很多工作都流于形式，甚至很多工作计划只需把日期改一改就能继续使用，这样并不产生价值，很多工作也经不起推敲，比如招聘新人真的是在解决骨干流失问题吗？

企业管理者让下属对自己要采取的行动或选择的项目提出问题，思考如何才能真正有效解决问题，与5W2H的产生背景如出一辙，首先就找到了应用场景的一致性，也就引起共鸣，激发起下属学习管理工具的欲望。

2.5W2H的应用领域

学习一项知识或工作方法，一定要了解其发挥作用的领域，才能知其可否采用！什么情况下使用更好？一般而言，5W2H对以下几方面的益处最大：

一是发现既定工作中可能存在的漏洞和问题;

二是帮助独立思考，使其更加系统周全;

三是通过提问，重新梳理思路，避免个性化和惯性化;

四是对工作进行复盘和评估;

五是进行工作创新和改善，避免思想僵化。

作为管理者，虽然不用像普通员工那样处理很多具体事务，但应清楚管理方法对自己的价值，一般在以下三种情况下可用：对重要工作的独立思考;未充分了解情况下的决策;需要下属改善工作，并对其进行辅导。经过一段时间的应用，就会非常清楚什么情况下该用什么方法，也就找到了方法的价值。

3.5W2H的深化应用

很多人在学习过程中，只看表象，觉得特别简单，甚至不屑一顾。就如5W2H，几乎每个人都能看到是哪7个问题，而未深入了解应用方法，只是简单照搬提问，很难产生相应效果，所以就觉得简单、无效。实际上，远不止告诉你对工作要提7个问题那么简单，而应是：

7个问题告诉你要系统全面审视工作。在实际应用中，管理者们会发现，5W2H之所以成为广泛应用的工具方法，是因为它的结构完整，7个问题就是审视工作的7个角度。掌握了它，能让思维更完善，进而减少漏洞。

7个问题需进一步深化演变。很多人对工具方法的认知，仅仅停留在“是什么”，缺少“反思必要性”和“更佳选择”这两步的深化。如下图

5W2H 现状 反思必要性 更佳选择

目的（why） 为了什么 有无必要性 理由是否充分

对象（what） 干什么 为什么要干这个 能否干别的

地点（where） 在何处干 为什么在此干 有更好的地点吗

时间（when） 在何时干 为什么这时干 有更好的时间吗

人员（who） 谁来干 为什么由他干 有更适合的人吗

方法（how） 用什么方法 为什么这样干 有更好的方法吗

花费（how much） 花费多少 为什么花费这些 有更节省的办法吗

可见，5W2H真正发挥威力的在后两项，一是通过“反思必要性”来发现问题和矛盾，二是通过“更佳选择”来摆脱现状，产生更有效的新想法。

企业管理者在采用5W2H方法与下属对话时，表面上是问现状的7个问题，实际上在问“必要性”，激发下属产生“更佳选择”。

因此，通过分析很多人看似简单的5W2H方法，就能懂得其中的管理秘诀，而且越用越好。至于你觉得方法简单，而不去用它，是你对它还不够了解。

惠普公司的创始人之一大卫·帕卡德说过：“死于消化不良的公司，比死于饥饿的公司多得多”。这句话同样适用于个人。不停地学习新概念新方法，同时也不断抛弃过去所学信息，因而学的越多，却越不知道自己能用什么，这就是知识“消化”出了问题。

四、5W2H的学习掌握

我们用5W2H重新看待管理者抱怨的问题，例如：针对“制度里的奖惩似乎对员工失效了”，优化绩效管理制度。

What：哪些可以不用改变？绩效优化什么？加大奖惩幅度的目标是否正确？真正要解决的问题是什么？是员工动力问题还是绩效制度本身的问题？

Why：为什么要优化？理由是否充分？要解决的问题是不是普遍现象？

Who：优化制度会影响到谁？需要谁参与、谁审核？员工接受度如何？员工的支持点和抵触点分别在哪里？

When：什么时候开始优化？是否影响到其他工作？预计制度颁布的时间？

Where：制度优化完毕，是小范围试点？还是全面铺开？

How：怎么解决问题？惩罚对员工失效，是否就是绩效问题？

How much：需要哪些资源？投入是否值得？

针对这些问题，看似毫无技术含量的“管理”却发挥了积极作用。开始重新审视工作并行动起来，不再按部就班，更不会将问题停留在抱怨上。

掌握工具的本质，是學习应用的最佳方法。在眼花缭乱的方法论和工具包中，很多人永远在学、努力在学，却总是难以提升。数据化、互联网让我们随时随地可查询到自己想要的信息，同时也被海量信息所淹没，总在不停地学习，却仍然无所适从。

对于工具方法，为什么有的人总在创造，有的人却总在模仿？在于他们对本质的掌握之别。奉行“拿来主义”的人，总在寻找最为便捷的匹配之路，恨不得找到一“绝招”刚好就能解决自己头疼已久的问题，问题一旦解决或暂时解决，就会把那个“绝招”扔到一边，再努力去寻找新“绝招”，有如“猴子掰苞米，掰一个扔一个”，这正是当下职场人学习应用管理的真实写照。可见，只有开始思考工具的本质，才会真正理解并开启应用转化之门。

管理需要不断学习，但不能一味追求新方法新工具，为求新而求新。不能把管理变成一个追逐潮流的行为，而要认真研究一些本质性问题，并有效应用它。总之，企业管理者千万别把追逐当作获得，别把了解当作掌握，别把知道当作应用！

作者简介：何信文，男，湖北潜江人，1965年2月出生。1986年7月毕业于华中科技大学电气自动化专业。研究员，副总。系中国造船工程学会会员、中国海洋学会会员、中国数学会会员。长期在中船重工第七一〇研究所从事海洋装备研究与开发，以及人力资源管理、法务管理、企业经营管理等工作。曾借调原国防科工委工作，挂职中船重工集团总部。获国家科技进步二等奖等7项科研成果奖，获专利授权近10项，发表科技论文、管理论文100余篇。

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