浅谈实现办公室行政管理精细化的思路与对策

鞠媛媛

摘要：行政管理事关规章制度与人为努力间的密切配合度，要想在企业内部落实好现代管理理念，以提高企业的稳定性和员工的工作效率，就需要促进行政管理朝着精细化的方向发展，确保行政事务和办公事务的各项要求得以落到实处。因此，本文主要从办公室行政管理的角度来对相关内容做出分析，并提出了在其中引入精细化管理的相关思路及实践路径，确保企业经营管理目标得以顺利达成。

关键词：办公室;行政管理;精细化管理

引言

企业日常经常经营管理工作复杂，其中一项比较基础、重要的工作便是办公室行政管理工作。精细化管理便是企业管理工作的发展方向，这有利于提高行政工作的效率，因此结合实际的情况，制定出合理的措施便能实现精细化管理，因此在具体的实际工作中一定要努力仔细。企业实现办公行政精细化管理是顺应当前形势的需要，可以提高员工工作效率，同时也能节约人力、物力成本，这样便能完善企业管理水平，不断提高企业综合实力。

1我国办公室行政管理的作用

广义行政管理是指我国政府运用权力对社会各领域内各项事务，实施针对性、合理性管理活动，以其协调社会经济发展，达到促进国民生活水平提升的目的。狭义行政管理则广泛指代现代企业、高校、国有企业、事业单位及民营企业的办公室行政事务工作。然而无论行政管理主体属性划分如何，办公室行政管理主要涵盖办公用品、日常事务、文书档案、车辆、会议、涉外关系、人力资源、员工福利等管理工作，与行政主体机构管理运营及员工基本利益具有紧密联系，拥有显著的特殊性、敏感性及灵活性。因而办公室行政管理在实际管理环节中具备以下作用：首先是管理，行政管理部门通过部门特性与其他相关部门建立直接或间接联系，通过落实上级工作管理精神，实现各级部门相关管理工作，促进行政主体经营活动能够正常有序地运转。其次是协调。根据面向对象不同可分为两个层面，其一是内部协调，通常由于行政主体管理内容发生重大改变，部门与部门间工作对接、联系等环节易存在较大问题，因此需要行政管理部门进行有效调节，从而充分贯穿上级指示，落实具体工作环节，推进各部门发挥职能作用。其二是对外协调。尤其是政府、企事业单位及高校行政管理部门，在实际运营中作为行政主体对外的窗口、纽帶及沟通桥梁，负责协调外部对行政主体机构的需求及意愿，进而发挥行政管理工作最大效用。

2当前行政精细化管理出现的问题

2.1管理制度落后

为了顺应办公行政工作的基本要求，必须完善合适的管理制度，便于办公工作的顺利进行，现阶段，我国企业办公行政工作制度出现了不少问题。部分公司没有将办公行政工作隔离开来，存在着责任不清、职责不明的现象，这便很难激发工作人员的工作热情，各种职能部门划分不明确，不同的部分也可能存在相同或类似的工作，一时之间不知道派给谁做比较合理。这肯定会影响行政办公的效果，影响其效率。管理制度因为不够精细、全面，没有考虑到公司的具体要求，可以根据公司的实际情况，针对各部门制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整个管理制度无序混乱，绩效考核制度不够全面，没有完全按照能者多劳的原则实行，为了使工作权责分明、合理有序地开展，可以实现行政精细化管理制度。

2.2缺乏行政事务民主化管理

供电企业办公室行政事务管理职权过于高度集中，再加上相关监督机制的缺乏，将处理办公室行政事务管理工作的职权集中于领导阶层，容易因领导阶层的官僚主义作风影响供电企业办公室行政事务管理工作的民主性与全面性、公平性，未能考虑到基层员工的意见与建议，导致行政事务管理工作失去科学性，挫伤了员工的生产积极性，使供电企业整体组织结构松散，不利于领导决策的执行，影响了供电企业发展战略目标的实现。

3办公室行政精细化管理思路

3.1建立健全相关管理制度

相关监管制度的匮乏，削弱了办公室行政事务管理的执行力度，行政事务管理在供电企业各个部门中得不到有效落实，不利于行政事务管理模式的更新，影响着供电服务工作的有序进行。为进一步提升供电企业工作质量效率，扎实推进办公室行政事务管理工作，必须建立健全相关管理制度。以监管制度的制定与落实为例进行说明，为加强对办公室行政事务管理工作的监督，供电企业相关部门可设置奖惩结合的监督制度，对办公室行政事务处理部门的各项工作进行监察，保证其对供电企业近期发展目标与各项工作完成状况有一定了解，并要求根据供电企业经营状况与市场经济局面制定年度计划，并加快落实。办公室行政事务管理部门要加强各部门之间的交流联系，上级领导部门应派设人员成立专门小组，针对办公室行政事务管理工作中的服务工作完成度进行审核，当行政工作得到高质量的完成效果时，适当给予相关工作人员福利奖励，激发其工作积极性，当行政工作进度缓慢、各部门之间工作配合质量差时，要严加惩治，督促供电企业办公室行政事务管理部门加强新时期下行政事务管理模式的开发与研究，保证供电企业有力运转。

3.2加强人员培训

办公室行政管理人员是行政主体机构管理的核心，行政人员职业素养、办公观念及处事风格对办公室行政管理工作具有极大的影响。因此行政机构应强化对办公室行政管理人员培训力度。首先应以思想理念培养为主，提升相关人员工作态度，思想觉悟，促成相关行政管理工作责任感及使命感的形成，以身作则，以个人修养及修为营造出良好的环境氛围。其次，应加强办公室主管人员管理能力、管理方法及相关行政能力的培训。可结合西方先进行政管理理论，从营建文化环境入手，以精细化思想为导向，促进办公室主管人员各项业务能力及行政能力的提升。

3.3加强企业的内部宣传沟通，提高工作效率

企业的发展经营离不开众多部门的共同努力，要想促进企业的进度，各部门应该及时沟通协调，一旦出现了各种问题，坐下来协商解决共同商量对策。要实现办公行政部门的精细化管理，不能仅仅依靠行政部门的努力，应该积极发挥各部门的作用出来。不遗留任何一个环节，将每步工作落实到位。例如：关于如何处理相关文件资料，一般来说文件的派发、整理保存各种文件资料、办理各种手续，仅靠一个办公行政部门是无法完成，这也需要多个部门的积极合作。对于办公行政管理工作，一定要仔细规划各项流程，做好所需资源的规划处理，将成本控制在一定范围内，不断提高工作效益，节省各项不必要的开支。

3.4提高办公室人员的业务能力

办公室行政管理工作看似琐碎复杂，而一旦推行精细化管理后，各部门的工作分工将非常明确，每个岗位都有明确的工作对象。这就要求负责特定岗位工作的办公室人员要具有特定的专业技术和能力，这样才能保证整个管理工作的顺利衔接。因此，企业需要定期对办公室人员开展思想素质教育和专业技术培训，真正提高办公室人员的工作执行能力。另一方面，办公室人员每天与各种人员接触，其行政管理工作从本质上来说是一种服务性工作，所以要提高办公室人员的服务热情，力求做好领导的得力助手，并且可以热情周到地为广大员工服务。

结语

当前，企业发展面临着新的机遇，也面临着各种不同的挑战。办公室行政工作作为一个重点内容，为了提高企业工作效率，可以实行精细化管理方法，作为员工，应该严格遵守各种规章制度，努力充实自己，不断提高自己的业务水平，这样才能实现企业的精细化管理。

参考文献

[1]吕锐.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2018（13）.

[2]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018（2）：228.