开拓创新 锐意进取 全面提升财务管理水平

刘海波

一、背景描述

近年来，随着财务管控系统的应用及财力集约工作的不断深化，公司的财务管理水平不断提高，但在业务凭证管理方面，与大多数单位一样未进行电子化、信息化处理，电子单据只是纸质凭证的后备。在会计核算中，必须将电子凭证打印出来，再进行签字、盖章，与打印出来的记账凭证一起作为会计档案保存。这种“有字为据”的传统会计核算思想，仍在引导会计工作的开展，没有充分利用现代化的信息技术，强求纸质的原始凭证。

在实际工作中，大部分业务凭证都是纸质数据，而这些业务凭证在手工输入过程中有可能出现差错又未能审核出来。加上纸质凭证本身的真实性及信息的完整性等问题成了困扰财务工作进一步提升的难点。随着信息技术的发展，信息系统朝着“无纸化”“自动化”“智能化”的方向发展。业务凭证电子化的实现不仅仅是信息科技发展的必然结果，也是企业内部的自身要求。

二、主要做法

经过前期调研，实施部署等工作的开展，顺利地完成了工程类业务凭证电子化工作，主要做法如下：

（一）梳理现有业务凭证

整理公司现有工程类业务涵盖范围及所涉及的业务凭證，将现有的业务凭证类型与AIM影像系统中的业务规范进行逐一匹配。此项工作的意义在于：确定业务凭证电子化的实施范围，并保证后期影像采集过程中单据采集内容满足应有的业务要求，且符合公司实际业务开展，为后期业务流程的梳理做好准备工作。

（二）梳理并整合业务流程

1.梳理现有流程，查找提升空间。

在业务范围及业务凭证梳理的基础上，进一步梳理各项业务的管理流程。根据对现有流程的梳理与分析，发现公司现有业务流程相互平行、相互独立，并存在大量信息重复输入工作，例如业务人员在经营管理系统中录入业务工程信息及合同信息后，由于经营管理系统与财务管控系统之间无法进行数据传输，导致业务人员在办理付款业务时需在财务管控系统中再次输入合同对方和付款金额等信息。不仅降低了工作效率，还增加了出错概率。

2.优化业务流程，提升管理水平。

通过前期分析，为进一步提升公司业务处理效率，确保财务系统信息与业务系统信息的一致性，以业务凭证电子化为契机，在经营管理系统与财务管控系统之间建立了信息传输接口，并对两个系统中的流程进行整合与合并。通过流程的整合，解决了业务人员在不同系统间信息重复录入的问题。在实现系统间数据的自动传递后，进一步提升了公司财务信息化工作水平，深化了公司的业务融合。

在对业务流程整合后，收付款业务的初始起点均在经营管理系统中，业务的多项信息在经营系统中录入或采集，然后再由经营管理系统将相关数据推送至财务管控系统中。财务管控系统收到信息后，自动生成待办单据，业务人员对待办单据再进行补充，避免了业务人员在两个系统间的重复录入工作，不仅提升了工作效率，还提高了信息的准确性。

（三）系统平台的搭建与融合

为确保优化后收付款业务流程的顺利实施，经与各系统人员确定了各系统间的融合方案。经营管理系统与财务管控系统间建立数据接口，用于传输业务信息。两个业务系统同时与AIM影像模块进行连接，用于接收业务流程中各岗位上传采集的影像资料，并保证业务凭证影像资料可在两个系统中实时进行查询，达到财务信息的充分共享。

（四）系统单据修改

业务流程及系统平台搭建工作完成后，根据实际工作需要对各系统进行修改，包括在经营管理系统与财务管控系统各个节点中嵌入影像查看功能。在电子化工作中，工程预算的审核职能主要在经营管理系统进行，经营管理系统中原有系统设置基本已满足业务需要;资金支出的审批则在财务管控系统中，为确保全部业务审批手续在系统中进行，主要对财务管控做了以下调整：

1.在各个节点中嵌入影像功能。

根据业务的实际需要，在业务和资金审批流程的各个节点均嵌入了AIM管理模块，各个岗位节点均可浏览之前岗位录入的影像资料。每笔业务所采集的影像资料均有唯一的影像编号，一个影像编号对应同一业务下的多个影像文件。各节点查阅影像资料时，通过发送影像编号，调取该编号下的所有影像文件。在经营管理系统首岗、经营管理系统末岗还具备创建影像编号的权限，考虑到业务凭证采集时间不统一的因素，经营管理系统中各个岗位节点均有影像补录的功能。在财务管控的制证页面也开放了影像补录功能，用于采集银行回单。

2.修改财务系统资金支付申请单。

由于资金的支出需要关联财务管控中的业务预算，在现行的支付单据中，必须先关联月度预算才可以输入业务信息。业务流程变更后，由于业务信息全部由经营管理系统推送，业务信息的推送早于关联预算，致使财务管控无法顺利接收业务信息。为成功实现支付业务在系统间的无缝对接，对财务系统中付款单据进行了修改。修改后的资金申请单除了具备接收经营管理系统推送的往来单位名称、工程项目名称、费用种类及金额等信息外，还可以在接收支付信息后，再与月度预算进行手工关联。

三、实践效果

（一）快速审批

各级业务审批全部脱离了纸质流转，采用系统线上审批模式，审核通过后自动传递至下一审核岗位，打破了传递纸质业务凭据的地域、时间限制，解决了会计原始凭证主要依靠人工方式进行传递和流转，提高了业务审批速度。

（二）业务前移

以实际业务流程为基础，将原始凭证电子化工作拓展至业务前端，落实了内控责任，划分了业务界面，明晰了岗位职责，更好地推动核算与业务前端的贯通，提高原始凭证电子化应用的准确性、便捷性、高效性。

（三）信息共享

在原有工作模式下，业务单据原件在财务归档后，业务部门若需要留档则需自行复印。多数业务人员未能做好资料的留存备份工作。实施业务凭据电子化后，业务人员可登录财务系统实时在线查看影像资料。

（四）降低风险

集中结算压力与日俱增，验审处理效率和质量有待改进，传统的纸质凭证无法在线审核和追溯。实施业务凭证电子化后，业务审批进度和有关影像资料可实时在线查询，便于各审核岗位人员随时查询已审批业务的资料。

（作者单位：北京电力工程有限公司）