医院声像档案管理的问题及对策

张秀荣 席姗姗

摘要：医院档案是医院的宝贵财富，在医院档案管理工作中，声像档案是一种最直观又最真实的档案材料，占据着重要地位发挥着重要作用，为了加强医院声像档案的管理，本文结合工作实际，对存在的问题及相应对策进行了探讨。

关键词：医院;声像档案;管理对策

在当前信息化的医院管理模式中，医院声像档案在医院的医疗、教学、科研等应用中发挥着越来越重要的作用。医院声像档案是指医院在各种实践活动中通过记录手段形成的具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微层、幻灯片等各种形式的载体^[1]，一般分为两类，一类是在医院管理活动之中形成的;而另一类则是在医疗科研工作之中形成的。医院声像档案在医院里是一种特殊载体的专门档案，是十分珍贵的资料，但随着科学技术的飞速发展，医院声像档案管理也出现了一些问题，影响了医院声像档案在医院建设发展中的作用。

1.医院声像档案管理中存在的问题

1.1档案意识不强

医院声像档案以一种特殊的表现形式，对医院工作发展进行再记录，具有很强的保存查证和参考价值，因此具有较强的归档管理要求。由于档案管理培训工作不到位，医院相关档案管理人员对档案管理要求意识模糊，忽视了声像档案的形成、收集、整理和归档的质量，影响了医院工作的真实性和完整性。如医务人员缺乏声像档案管理意识，将会导致大多数原始信息无法以声像形式保存，失去了应有的保存价值和利用价值。

1.2收集不够全面

每年我单位都会对年度工作表彰会、学术交流会议、外宾来访、大型手术、文体活动等重大活动进行记录，大部分都由宣传处专门录像摄影，但特殊情况下会有科室自行录制，在这种自行录像摄影普遍的情况下，医院声像档案收集也就变得越发的难以控制，不能全面对其进行收集，在这种情况下也就很容易出现医院声像档案收集不够全面，经常会出现失控以及流失等问题^[2]。

1.3归档管理制度不健全，管理人员的专业素质有待提高

随着声像技术的进一步发展，医院声像档案管理制度更新不及时，与文书档案、科技档案等纸质档案管理制度不同步，不协调，没有真正将归档制度落到实处。如今很多医院在进行医院声像档案管理的过程中，有些科室和部门的声像档案大多是散放在声像制作部门和科室之中，并没有对所有的医院声像档案进行集中管理，不能及时进行归档，部分档案虽然归档了，但也由于管理制度不完善，档案人员缺乏管理的专业知识，缺乏责任感，有时候甚至还会出现损坏、丢失等现象，进而也就严重降低了医院声像档案管理工作质量。

1.4声像档案保管条件落后

声像档案是特殊的文件材料，需要特殊的保管方式，要具备恒温、恒湿、防磁等保管条件，但是在大部分医院，声像档案缺少专门的空间去保存，往往与文书档案等其它档案一并储存，致使记录历史、记录医疗工作等其他工作的照片出现变黄、褪色等问题，磁盘磁带消磁等问题，缩短了使用寿命，甚至失去了一定的利用意义，这些都影响了声像档案的保存质量。

2.医院声像档案管理完善的对策

2.1强化岗位意识

档案工作不仅仅是档案管理部门的事情，也是各临床科室和临床医务人员的事，这就需要加强《档案法》的宣传，强化声像档案意识，通过办展览、专题宣传、知识竞赛等形式，发挥档案的宣传教育作用，提高临床医务人员对声像档案工作重要性的认识，提高档案管理人员的工作意识、工作责任感，做到积极主动、责任明确。因此，档案管理人员要加大宣传力度，使医院领导认识此项工作的重要性，将声像资料归档及规范管理纳入重要议事日程，做到与医院业务建设同步规划同步发展^[3]。

2.2规范医院声像档案收集整理工作

做好医院档案收集工作，必须对档案收集范围进行明确，具体而言，可以将所有档案进行分类，像是公务照片、珍贵历史照片、医疗业务照片、重大活动类等等，通过这种分类的方式来对医院声像档案收集进行规范和明确，这样就能促进这一項工作的有序实施，真正解决医院声像档案收集不够全面这一问题^[4]。其次，还需要有效的保证医院声像档案制作齐全性，对医院声像档案整理、编目等工作进行规范。安排专门负责拍照的技术人员担任医院声像档案整理工作，做好拍摄计划，并且在拍摄活动完成后及时收集声像资料，然后做好移交、编排、说明等一系列工作，以使档案收集整理工作更加标准化。

2.3完善声像档案管理制度

要想真正做好医院声像档案管理工作，进一步改善声像档案管理混乱的现状，还需要加强制度规章建设，通过制定符合医院实际的行之有效的规章制度，来提升医院声像档案管理工作质量。在进行集中管理的过程中，管理人员需要对档案材料形成、收集、归档、借阅、日常管理等多方面进行规定，严格按照规定好的管理制度实施，可以借助于信息技术管理数据库，更好地应用管理医院的声像档案资料。除此之外，在管理过程中还需要在规章制度中强调，不允许任何人将医院声像档案据为己有，如果医院声像档案管理人员发生移交或者岗位变动，需要按照相关制度实行，这样才能避免医院声像档案出现流失、丢失等问题。同时，还需要提高加强档案管理人员的制度培训和专业素质培训，以提高声像档案资料的质量和水平，更好地促进档案管理制度的落实。

2.4改善声像档案保管条件

声像档案的保管需要规范管理，对保管环境要求十分严格，如果单位有条件尽量为声像档案提供单独的专门的存放空间，保证适宜的温度湿度、磁带和磁盘必须远离磁场。利用现代化手段进行管理，如将录像片转为光盘、将照片扫描进行存储，方便编辑归档，也方便查阅利用，保存也更耐久。同时，需要定期对档案的完整进行检查，发现有缺损、污损等声像资料及时进行修整和复制储存，确保声像档案的有效价值。

3.结语

综上所述，医院声像档案是医院发展过程和历史的记录者，在记载历史的同时，我们可以通过它了解医院解读医院，还能得到反馈信息，在一定程度上促进医院发展与进步。我们要继续谋求医院声像档案管理的新思路，使其为医院发展进步发挥更多更大的作用。

参考文献：

[1]耿金生.浅谈医院声像档案管理[J].卷宗，2012（5）：91-92.

[2]刘国红，许长田.医院声像档案管理的问题及对策[J]. 护理实践与研究，2014（8）：113-114.

[3]张洋. 医院档案管理现状及思考[J]. 中国新技术新产品，2011，9（9）：227

[4]王雨. 医院声像档案管理中现存问题及对策探讨[J]. 办公室业务，2017（20）：160-160.