探讨如何做好档案保密管理与利用

刘迎东

摘要：随着经济体制的改革，企业对档案管理也越来越重视，尤其是相关机密档案，包含着众多商业机密，所以对这类文件的管理十分重要。如何在现行的档案管理体制中对保密档案进行保密管理，是现行企业档案管理需要学习与改进的重点，文章通过对档案管理保密工作中存在的不足进行说明，及进行改进的方案及方法进行阐述，以促进档案保密工作的发展及保密档案的利用。

关键词：档案管理;保密档案;利用

随着信息技术的不断革新，企业在新时代的发展下也越发积极并跟上时代的发展，实施档案管理的变革。但市场经济发展过快，企业档案管理并不能及时跟上变革的脚步，现行的企业档案管理中存在着许多不足，针对保密档案的管理也存在各种泄密的瑕疵，如何对保密档案进行加强管理及确保档案信息的安全，是现行档案管理体制急需解决的问题，文章通过对档案保密管理的改进方法进行分析，希望为企业在加强档案保密工作的实施中，提供参考。

1.档案保密管理存在的问题

通常档案管理工作由于内容较多，工作性质较简单，不会被工作人员所重视，在企业的众多部门中，档案管理部门由于不是经济效益的直接部门，所以不能够企业领导所重视，所以在档案管理工作变革中，会产生较多地问题，在某一程度上阻碍了企业的发展。

1.1档案保密管理的保密意识差

过去我们不具备相应的保密意识，对待档案管理只是睁一只眼闭一只眼。但是随着改革开放的进一步发展，人们对档案管理的意识有了深刻的认识，意识到这是企业之间进行交流的重要保障。由此对档案的利用更加频繁，其开放程度与利用程度均有了进一步的提升。但是这种提升也带来的一些隐患，那就是档案管理的工作人员不具备正确的保密意识，没有形成严谨的工作态度，在工作中造成不少失误。

1.2档案保密管理的制度不全面

部分档案管理部门未能严格依照《档案法》以及《保密法》中的相关规定，制定完善的档案保密规章制度，导致档案管理工作在落实过程中缺乏相应的指导依据。而且部分档案管理部门虽然针对档案保密管理工作有明确的规章制度要求，但是缺乏相应的落实执行措施，导致各项制度形同虚设，难以形成强有力的档案保密管理体系。

1.3档案保密管理技术手段低

要想将档案的保密工作做到位，就必须要具备相应的保密手段。但是这种技术手段在当前的企业中并不常见。究其原因是企业档案的保密工作意识不强，由此阻碍了档案管理水平的提升。我们应该将先进的技术应用到档案管理中，使档案管理与技术手段完美的结合，促进保密工作的发展。另外，档案的管理工作也应该得到重视，只有工作人员具备认真的工作态度，才能运用多元化的技术手段促进档案管理的保密工作得到进一步发展，保证档案管理的安全性。

2.档案保密管理的改进方法

2.1提高档案保密管理的保密意识

档案保密工作的开展，首先要提高管理人员的保密管理意识，只有认识到了保密管理的重要性，保密管理才能顺利开展实施。其次，应该加强宣传进行普法教育，对于档案管理者而言必须要懂得《保密法》，从而约束自己约束他人，同时也要对档案使用的人员进行普法宣传，让使用档案的人知道相关保密法规，从而利于档案保密管理的工作。另外，作为档案保密工作，由于性质不同，而且保密档案一般关乎着重要的信息文件，一旦泄露将对企业或相关人员造成较大安隐患，所以应该成立一个专属档案保密管理的机构，在保密档案的用人选择中应在负责普通档案管理的人员中挑选，第一这类人员通常了解公司内部结构，对档案管理工作能够合格胜任，第二，选拔素质较高得员工，通常这样的员工具有较高的道德水准及责任意识，通过这种保密机构方案是实施，从而确保档案的机密性及安全性。

2.2完善档案保密管理制度

做好档案管理保密工作必须要有一套属于保密档案的机制，从而确保档案的机密管理。但档案管理涉及的细节较多，所以完善管理制度要从整体管理体系进行改进，从根本出发并结合实际中存在的不足使档案管理保密工作既不影响正常的档案管理顺序也能使档案的保密工作做好。同时档案保密工作也要进行等级划分，从而根据不同保密等级的需要进行相关保密措施，从而在一定程度上节省人力资源、及物力资源的使用。此外，在保密文件的使用上要严格把关，建立相关监督体系，对查看档案的人员进行相关规定，即在规定地点进行查阅，禁止拍照等，使档案利用变得安全，从而避免保密档案的泄密。

2.3使用各种新型档案保密管理技术手段

多媒体以及电子档案的保存方式主要有两种，一种是借助于存储盘进行保存，另一种则是直接存储与网络数据服务器上。对于通过存储盘等存储介质保存的电子档案资料，重点应该做好存储介质的安全保管，定期进行消磁以及修复，避免档案数据资料的丢失。对于存储于网络数据库内的档案资料，则首先应该强化与网络数据库相关的计算机信息系统的管理，通过设置内外网隔离或者是登录访问权限，并设置完善的防火墙，保证档案资料不会受到非法的窃取。

3.档案的利用工作

企业中的档案管理主要是将企业方方面面的资料进行整理与分类，从人员的个人信息到企业进行贸易洽谈的相关资料都属于档案管理的范畴。这关乎到企业的发展与员工的隐私的保密工作，因此我们应该重视起来。及时纠正在管理过程中出现的不良行为，从而保证档案的安全。例如，企业在进行谈判的过程中，需要掌握谈判对象的相关信息，档案在这种情况下就充分的发挥其功效，根据原有的文件分析谈判对象的心理与动机，从而促进谈判的顺利进行。如果不将这些案卷以及文件管理好，试想一下，又如何做到知己知彼呢，更不必说百战百胜了。如果发现了档案被销毁的行为，一定要通知相关的管理部门，向领导通报事件的经过，找到补救措施，从而将损失降到最低。我们每一个公民都应该具有保护国家机密的意识，这是我们的职责所在，是不容忽视的义务，更是档案管理人员的应尽的责任。但是在日常工作中，经常有相应的工作人员顽固职守，忽视档案的保密工作，对自身的任务不负责任，导致但上述现象的發生。管理好档案能够为企业领导解除后顾之忧，帮助领导做出正确的企业决策，从而促进企业的长远发展。

4.结语

综上所述，为了企业的健康发展，提高企业档案管理的方法尤为重要，尤其是企业中的保密文件管理，在一定程度上影响着企业的发展，所以应加强企业档案管理的保密意识，及建立健全档案管理的保密制度，从而确保档案的机密性。但在实际的档案管理中仍然会遇到更多关于档案管理保密工作的困难，工作人员应充分发挥主观能动意识积极的参与到档案的保密管理与利用中，从而使档案保密工作符合时代的要求。

参考文献

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