综合档案馆电子文件管理分析

陈志明

摘要：自从进入21世纪以来，我国的信息技术和互联网技术就获得了进步的发展，在我国社会生活和生产的各个领域中也得到了广泛应用，各行各业的发展都迈入了信息化的发展阶段，这给我国档案馆的工作也产生了很大的影响，尤其是档案馆内部的档案资料也呈现出了数字化的特征，各种电子文件的产生，给档案馆的文件管理工作提出了新的要求。在档案馆的管理工作中，电子档案管理是其中重要的内容，尤其是在当前的信息化背景下，电子文件管理已经成为了档案馆档案资料管理工作的重要内容，只是目前我国档案馆在电子文件管理工作中还存在着一些问题，其管理模式还有待改进。所以本文就对综合档案馆的电子文件管理工作进行探讨。

关键词：综合档案馆;电子文件;管理

档案馆作为档案信息存储、管理和应用的重要机构，档案管理工作的开展对于档案资料的利用以及社会生产生活都会产生重要影响。目前我国正进入了信息化社会，在信息化的时代背景下，档案馆的工作也发生了很大的变化，尤其是档案馆内部的档案资料和信息已经向着数字化和信息化的方向转变，电子文件逐步取代了纸质文件，这给档案馆的档案管理工作提出了更高的要求。所以在当前我国综合档案馆的建设和管理工作中，要求相关部门必须要重视电子文件的管理工作，并创新电子文件的管理模式，提高管理工作的效率和质量。

一、综合档案馆电子文件管理项目的功能

我国综合档案馆的电子文件管理项目功能是存在着很大差异的，管理的模式也不同，大体而言能够分为以下4种功能模式：

1、永久保管型

永久保管，顾名思义，就是对电子文件进行永久的保管和存储，这种功能主要针对的是一些确保了文件信息真实性，且能够在后期长期发挥作用的文件档案，对这种档案需要进行永久管理，以方便其后期的使用。这种需要永久保管的文件主要包括了需要资源共享和数字遗产的文件和资源，这种文件必须要保证其真实性和完整性，还要保证其长期可读性和可利用性。在综合档案馆的文件管理工作中，针对这种需要永久保管的文件和资料，就可以将其制作成电子文件，存储到服务器中，这样能够防止其丢失。

2、中转站型

中转站属于一种中间性和过渡性的管理机构，中转站型的电子文件管理就是构建起一个电子文件管理的中转站，使电子文件在该中转站进行短暂的存储，后期将其交至档案馆进行管理。该功能主要适用于各个机关的电子文件，需要在机关内部进行简单的整理和存储，然后将其移至档案馆进行保管，这种文件在结构和格式方面存在着很大的不同，可能存在着不规范之处，这给电子文件的整理和管理带来了很大不便，所以要求各个机关单位必须要先对其进行规范化的整理，然后将其移送至上一级的单位进行整理和筛选，最终将一些最为重要且具有保管价值的文件移至综合档案馆进行管理。在该管理模式下，档案馆内部也可以建立起数据中心，利用数据中心进行档案资料的整理和收集，然后进行跨平台传输和存储。

3、现行文件查询服务

在综合档案馆的电子文件管理工作中，除了需要对文件档案进行存储之外，最主要的目的是对文件档案进行使用，为社会各个领域的生产和发展提供服务。因此在综合档案馆的电子文件管理工作中，还具有现行文件的查询服务功能，该功能能够使用户进行文件档案的查询，档案馆能够通过专门的网站和内部网络进行档案文件的集中管理和调阅，然后向用户提供服务，方便用户进行查询。目前我国很多档案馆都设置了电子文件服务平台，该平台的主要作用就是对电子文件进行归档和管理，为用户的文件档案查询提供服务，该用户能够通过该平台，获取权限查阅档案馆的电子文件资料。从而实现电子文件的整理、管理和流转、利用。

4、备份型

备份功能主要是对某一地区的电子文件档案进行备份，防止档案在流转和使用的过程中出现缺损或丢失。

二、综合档案馆电子文件管理的注意事项

1、集中式保管

在档案馆的档案管理工作中，无论是纸质文件还是电子文件，都会采用集中式的管理模式，而在该过程中，档案的集中式管理，需要文件形成机构先进行文件的归档和建立，将其进行移交，然后由档案馆进行集中管理，而在该过程中，电子文件的管理比纸质文件的管理更加便利，因为电子文件在生成之后，只要不进行删除就能够长期存在，而且还可以进行备份和实时更新，能够满足不同用户的使用需要，但是纸质文件在使用的过程中很容易出现破损和丢失的问题。

2、档案馆电子文件管理与机构内部电子文件管理的关系

我国档案馆在进行电子文件管理时，其管理模式中包括了中转站型的管理模式，而该管理模式还包括了很多机关单位内部的电子文件管理工作，所以要求综合档案馆在进行电子文件管理时，需要处理好档案馆与机关单位内部电子文件管理之间的关系，需要对二者进行统一管理。档案馆要求电磁文件必须要具有真实性和完整性，所以要求机关单位的电子文件必须要具有行政有效性和法律凭证行，这就要求二者的电子文件必须要同步运转，统一管理。

3、分布式保管思想

目前我国综合档案馆在进行电子文件管理时，提出了分布式的保管思想，该理论与集中式的管理理论存在着很大的不同，要求在电子文件的管理过程中，要基于电子文件的生命周期理论，对电子文件进行重新划分，使电子文件在管理的过程中能够根据其生命周期，采取新型的分类管理方法，从而降低管理的成本。

结束语：综上所述，在我国综合档案馆的发展过程中，档案文件资料的管理是其中必不可少的重要管理工作，而随着信息化时代的来临，档案馆内部的文件资料逐渐向着信息化和数字化的方向转变，电子档案已经成为了综合档案馆档案信息的主要形式，所以在档案管理工作开展的过程中，必须要针对电子档案和电子文件，开展新型的管理工作，创新管理模式。这就要求综合档案馆必须要正确认识电子文件管理的功能和模式，并采取有效措施控制电子档案管理工作中的并采取有效措施，对电子档案管理工作进行有效的控制，降低其他因素对电子档案管理工作的影响，提高管理的质量和效率，提高综合档案馆电子文件管理工作的水平。

参考文献：

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