电网企业办公室行政管理的应用策略研究

吕秀华 李艳

摘要：随着时代的发展，电网企业办公室行政管理工作内容也越来越复杂，给电网企业的发展带来了新的问题。基于此，文章分析了目前办公室行政管理工作中存在的缺乏制度规范、工作脱离实际和个人能力低下3个问题，并针对这些问题提出了相应的改进措施，希望能为相关电网企业提供参考，以提高办公室行政管理工作效率，帮助电网企业更好发展。

关键词：电网企业管理;新形势;行政管理

引言

当前形势下，办公室行政管理工作越来越复杂，工作量也随着电网企业的发展而不断增大，行政管理工作在新形势下有了新的要求，同时也迎来了新的问题。无论是行政事务管理方面，还是办公事务管理方面，都需要迅速地改进以保证工作效率的提升。本文结合新形势下对办公室行政管理工作的新要求，提出了相应的改进方案。

1 办公室行政管理工作的现状

1.1 缺乏制度规范是办公室行政管理工作的主要问题

办公室的工作本身就非常复杂、繁琐，并且随着电网企业规模的不断扩大，办公室工作量和工作复杂程度也大大增加，问题也随之出现。在很多情况下，由于没有完整规范的制度对工作行为进行规定，极易造成分工混乱、工作授权混乱的现象，导致最后工作不能顺利完成。此外，办公室有着较大的工作压力，在日常工作当中如果职责划分又不十分明确，通常都是所有人都能够做同样的工作，于是就容易造成部分人员工作积极性不高的现象。在一些对办公室行政管理工作规定不完善的电网企业，容易给个别工作人员提供投机取巧的机会，在实际工作当中不能严格按照规定执行，造成行政管理工作的低效和没有头绪。总而言之，目前一些电网企业的行政管理工作得不到科学的指导和规范性的改善，导致行政管理工作水平低下，从而影响到整个电网企业的发展。

1.2 脱离实际是办公室行政管理工作的常见问题

行政管理工作的形式主义主要表现为脱离实际。在日常的管理工作当中，因为管理人员的水平问题而产生的决策失误很多，而正因为这些失误，才会导致办公室在执行领导命令以及完成工作时只注重形式主义，形成一种“为了工作而工作的”现象。部分办公室人员并不熟悉实际工作情况以及相关资料，也缺乏工作的具体经验，其在进行行政管理的时候，只是一味地按照死规定办事，导致部门之间配合度低，最后对电网企业效益造成不好的影响。

1.3 个人能力低下是办公室行政管理工作的最大难题

从对资料的调查以及对实际情况的了解来看，在不少电网企业中都存在着办公室人员个人能力不足的情况。这种情况分为几个方面：第一方面，没有专业的人才支持，办公室行政管理工作的进行只是靠着一些其他专业的人，甚至是部门兼职工作。第二方面，办公室人员工作经验不足，这种情况主要是因为很多电网企业的办公室人员都是刚进入公司的、没有工作经验的新人，这样一来，其在进行实际工作的时候，就做不到全方位的兼顾。第三方面，一些有能力的行政管理人才不作为，或是因为对现有薪资不满意，或是因为对工作环境不满意等等，导致其工作热情不高，虽然有能力但是却不愿意发挥其作用。

2 办公室行政管理工作主要内容和所扮演角色

2.1 办公室行政管理工作的主要内容

从广义范围来看，办公室行政管理工作主要包括行政事务管理和办公事务管理，但是如果将这两个方面落实到具体的日常工作当中，主要包含有以下几个方面：

2.1.1 文件管理

在文件管理工作中，有接收、整理、发送等环节，由于在日常工作当中文件数量非常多且种类复杂，所以要对其进行分类保存，以便在日后需要时方便查找。对于领导和工作人员来说，在进行数据寻找的时候，都是一个极大的便利。此外，在工作中对所处理的文件必须坚持保密原则。

2.1.2 会议管理

主要是对公司的各种会议进行准备、记录、管理等工作，需要对与会人员进行引导和对会议进行报批等。

2.1.3 电网企业内部事务管理

包括办公方面的管理、后勤方面的管理以及财务方面的管理，以及一些特殊方面的管理工作，比如客户和来宾的接待以及工作督查等。如图1所示为办公室行政管理工作中的日常用品从采购到发放的流程图。

2.2 办公室行政管理工作的所扮演的角色

在电网企业中，办公室是一个十分关键的部门，在日常工作中扮演着重要角色：首先，办公室行政管理工作的辅助角色，其表现在办公室工作人员需要为领导的工作做好每一份文件的处理、数据的分析以及行程的安排，对领导的各项事务进行分类管理，是领导的臂膀，对领导而言是辅助角色。其次，办公室行政管理工作的执行角色。执行工作包括对领导工作压力的分担，包括对领导下达命令的执行和对领导命令的传达，以便各部门能够对领导的指示进行全面的贯彻落实。最后，办公室行政管理工作的后勤角色。尽管办公室不是后勤部门，但仍要承担起服务领导和工作人员的后勤基础保障工作，如采购设备和日常工作用品以及对其进行管理。此外，办公室行政管理工作还需要为单位营造出良好的工作氛围，保障工作环境的整洁、适宜和有秩序。

3 新形势下改进办公室行政管理的措施

3.1 完善行政工作管理系统

很多工作中的失误都是因为没有完善的制度规范和制度约束，办公室行政管理工作也同样如此。因此，需要做好以下几方面工作：第一点，健全完善相关制度。可充分借鑒其他优秀电网企业的经验和做法，也可以根据自身以往的经历和积累进行制定，保证在日常工作中所依仗的是制度，而不是某些领导的个人意愿。第二点，要明确工作人员的职责，保证其在工作当中不会产生权利交叉的现象，杜绝工作散漫的情况。第三点，建立办公物资管理体系，将工作中所需要采购、存放、使用的办公物资都进行明确规定，防止使用不当或者利用职务方便对办公物资进行贪拿的情况。

3.2 加强办公室行政管理人才方面的培养

个人能力的提升对于办公室行政管理工作来说至关重要，也是应对办公室复杂而繁多事务的关键。在个人能力提升方面，应做到：首先，引进外来人才，对于专业知识丰富的行政管理人才要不吝重用。其次，对工作人员进行专业知识和工作技能的培训，提升其在具体工作当中的实际能力和水平。最后，激发员工工作积极性。可以通过评级制度的方式对工作进行考核，同时辅助以奖罚机制，从而调动工作人员积极性。

3.3 培养团队意识，加大电网企业内部合作力度

行政管理工作效率的提高只靠办公室一个部门是无法完成的，需要培养电网企业内部的团队意识，使电网企业各部门之间建立良好的合作机制，配合办公室开展行政管理工作。电网企业的发展离不开合作，每一个电网企业的远行都不可能是靠着一个或几个部门独立工作能完成的。行政管理工作本身就是一项贯穿整个电网企业的工作，需要电网企业上下每个部门的协同才能完成。

结语

综上所述，本文对新形势下办公室行政管理工作的内容、所担任的角色、面临的问题进行了分析，并提出了针对性的改进方案，希望能够对办公室行政效率的提高和电网企业的进步提供帮助。

参考文献：

[1]王芬.浅谈如何做好企业办公室行政管理工作[J].大众投资指南.2018（08）

[2]鲁倩.如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务.2018（20）

[3]关伟强.做好办公室行政管理工作的探讨[J].中国管理信息化.2017（23）

[4]徐文.提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J].现代国企研究.2018（16）