试论信息化条件下会计档案电子化管理

于晓皎 李璟瑜

摘 要：随着互联网技术的不断应用以及电子商务的不断发展，信息化、电子化的情况已经成为了当前的主要发展方向。会计档案电子化的情况已经很大的改变了当前的管理方式，能够使档案中的各种信息发挥出更加重要的作用，使得各个行业都能够快速获得相关的档案信息。所以如何推进档案的电子化程度是当前面临的一项重要内容。这篇文章就是通过对会计档案的电子化的研究进行了相关的探索和分析，并为信息化状态下的档案电子化管理方式提供相关的建议。

关键词：信息化条件下;会计档案;电子化管理

一、会计档案电子化的概念和处于的当前背景

会计档案的电子化是通过电子形式下的作用，來进行对会计中各种数据的计算和保存的过程，这项内容是保证企业发展和记录企业各种事宜的一项重要方式，成为了一个单位正常运行的重要保障，也是国家保证档案正确性的重要组成成分。电子会计数据的使用会与整个软件系统形成紧密的联系。这项内容需要在计算机操作运行下才能够正常的使用，由于不同软件所形成的结果会有相关的差别，所以，要将相应的纸质资料进行保存，保证能够之后找出相应的辅助材料。

2014年，通过国家和相关企业的共同联合，使得会计档案的电子化管理取得了一定的成就。2015年，国家颁布了新型的法律条款，这项条款的颁布更加确定了电子会计档案在当前我们这一社会的重要作用。同时这项内容的颁布能够有效地推动电子会计档案在网络上的应用，所以加强对这项内容的管理是我们必须执行的一项内容。

二、会计档案电子化的现状

虽然我们国家已经加强了对这项内容法制化的管理，但是它的普及化程度还不是很高，再加上企业本身具有很多的原因，缺乏对这项内容的管理方式，同时很多企业只是处于对这一内容发展情况的观望态度，还在处于利用纸质档案进行档案管理的阶段。

由于会计档案电子化需要较高的技术水平来完成对计算机的操作，将档案归入档案库，而且整个过程所安排的制度情况还不够完善，公司所配备的设备并不能够完成该项工作内容，而且在管理上还存在有许多的问题。

三、会计档案电子化的意义

由于会计档案的电子化能够完成档案的广泛应用，能够在世界各地获得相关的工作资料，在管理上只需要利用计算机的相关软件就能完成管理内容，能够有效地减轻工作人员的劳动强度，能够有效地提升财务管理的速率，保证信息能够在全世界范围内共享。

3.1降低管理成本，提升公司财务利用的效率

将会计档案电子化能够为公司节约更多的基本办公资源，所以会降低公司的成本花费，特别是能够将财务人员从复杂的财务管理中剥离出来，让他们以更多的精力放入到对财务数据的计算工作内容中。

3.2能够使档案的查询工作更加方便，能够更好的实现数据内容的共享

整个财务部门需要进行大量的工作内容，但是通过对会计档案的电子化处理，能够有效地降低他们的工作量，还能够更好地将各种数据保存下来，当需要某些数据时，直接进行查询，就能将这些档案查询出来。同时，当财务工作人员处于其他位置，但公司其他同事有急事需要处理时，能够快速的获得相关资料，打破了地域的限制。同时需要对这些档案进行授权工作，才能保证工作人员在需要时获得更多的资料。

3.3有利于进行对会计工作的监督和检查

在会计档案进行电子化之前，我们要保证工作的合理性，会计部门需要保存大量的票据，为了防止之后的检查工作，保证之前的每一步消费情况都符合规定。但是对会计档案进行电子化后，对信息进行查询时，只需要对相关信息进行搜索，就会出现该内容的全部信息，可以更加快速便捷地执行监督任务，还能够防止无关人员对这些数据的修改，给会计部门带来相应的损害。

四、会计档案电子化管理应该坚持的原则

4.1安全性

进行会计档案管理的主要工作就是为了保证会计档案的安全性，防止无关人员对这些数据进行篡改。而且使用之前的纸质档案的方式，很容易将这些档案消除或者损害，导致档案数据的消失。但是使用档案的电子化方式，需要保证使用网络的安全，防止出现网络不安全现象，而导致的泄露公司机密情况。

4.2保密性

档案的泄密可能会给公司带来比较大的经济损失，所以需要加强对公司档案的管理工作，这就需要相关的工作人员具有足够的道德素养，不会泄露公司机密，给公司带来损失。

4.3规范性

在进行会计档案的接触时，要保证每一个步骤都按规定进行，防止无关人员接触到这些内容。接触过档案的人员都必须要记录下来，防止档案内容丢失给给公司带来损失，同时能够快速找到可能造成档案丢失的人员，对其进行严加的处理。

4.4可靠性

我们要做到对会计档案进行保密管理，只有这样才能保证档案的真实性和可靠性。在对档案进行保存后，我们需要对其进行加密工作，同时需要将其备份，防止该内容丢失。同时对访问的权限进行设置，防止出现其他无关人员对档案内容的获得。

4.5兼容性

对于会计档案的管理工作可以采用传统的纸质方式和当前电子化的两种模式，传统纸质内容的存在，可以防止出现不同系统而导致的计算结果不同现象，而电子化模式与传统模式相比较，可以快速的获得我们所需要的相关档案，所以我们可以采用两种模式兼容的方式，来进行对档案的管理工作。

结束语

会计档案的电子化是之后档案管理方式的重要模式之一，通过这一方式的使用能够有效的推进各行各业获得信息的能力和速度，能够满足在当前这种情况下对档案的管理，能够为公司提供更多的信息来进行对工作内容的决策，在此基础上，能够加强对企业工作的管理，同时还能够保证财务工作的正常运行。

参考文献

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