档案信息化建设存在的问题及对策

吕爱国

【摘 要】档案信息化建设是时代发展的必然趋势，也是档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。通过分析档案信息化理论的含义，结合目前我国档案信息化建设中存在的突出问题， 提出了加快档案信息化建设的对策。

【关键词】档案信息;信息化建设;资源共享

档案是重要的战略信息资源，富有极强的现实价值和历史价值，深刻地影响着国民经济的发展与社会的文明进步。如何有效的开发利用这些宝贵的档案信息资源，一直是档案事业发展的关键问题之一。进入21世纪以来，计算机技术和网络技术迅猛发展，信息化水平逐步提高， 隨之对档案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，档案管理工作应适应信息社会发展的要求，积极运用信息技术提高档案工作现代化水平，思考档案信息化建设过程中面临的问题和困境，探索档案信息化建设对策。

1、档案信息化相关理论分析

档案信息化这一概念是档案工作发展到一定历史阶段的社会形态，而不是瞬间形成的结果。档案信息化是指利用现代信息技术完成档案工作的过程。主要强调3个层次的含义：①信息技术在档案管理中得到广泛、深入的实际应用;②通过各种方式方法整合档案信息，使信息资源化，以得到社会的共同使用，并转化为所需资料;③档案信息化逐步渗入全社会信息化发展之中。

档案信息化的基本内容包括6个方面：分别为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设与档案信息安全保障体系建设。这些内容是由国家档案局中央档案馆在2002年提出的。档案信息资源建设是档案信息化建设内容的核心部分，如何利用信息化充分利用和有效发挥资源的价值是档案信息化建设的重要方向。

档案信息化的主要原则，以全国信息化领导小组和国家档案局的统筹规划总统原则为导向，参考各地区各部门的具体实施原则，包括统一规范和标准，试验先行、推广在后，分步进行、总结渐进，合作、共享、保密。

2 档案信息化发展的必要性

2.1 信息社会的需要

近年来，社会信息化进程逐渐加快，信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源，而档案作为个人成长历史的重要载体，其在人力资源管理中的重要性日益凸显，加上信息技术的发展和档案管理开放化、社会化转变，为档案管理信息化建设提供了条件，这是时代发展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。

2.2 档案信息安全性的需要

档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法。档案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，可见，进行档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提高档案资源利用率具有重要意义。

2.3 档案工作效率提升的需要

在档案管理中必然会涉及大量新信息，通过网络可以加快更新速度，对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新，实现资源共享，消除传统纸质信息更新的烦琐工作，降低工作人员的劳动量，使管理人员有更多时间扩充知识，有利于提高工作人员的业务水平。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 对档案信息化认识不足

受传统思维和工作方式的影响，采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心，虽然数据、信息众多、工作冗杂，但人们已经习惯了这种方式。要进行档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大，进行档案信息化很难得到档案工作人员的理解和接纳。其实这是档案工作人员对档案信息化认识不足的表现。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时代发展要求，提升各方面的效率。档案的信息化也是如此，不仅可以提高档案的个人工作效率、提高部门的整体职能效率，还有利于对档案信息化模式的不断探索和完善，为我国档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，部门要加的对档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各积极开展档案信息化工作，提高对档案信息化建设的认识。

3.2 档案管理信息化人才较少

档案的信息化建设离不开信息人才的支撑。所谓以人为本，人才是一个、部门和社会发展最核心的要素。档案工作可以整合档案资源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责。同时，随着我国各项改革措施的提出和实施，档案工作也将面临更大挑战，只有拥有大量有实力的人才，才能保证各项工作的有序进行。档案信息化建設它不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展，各种高端人才数量连年增长，但这些人才基本上分布在电信、航空工业、研究开发等领域，档案工作受其工作特点和其他因素的影响，信息化人才相对较少，不利于档案信息化建设的持续发展。

3.3 信息化设备利用率低

档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分档案馆也积极引入计算机等信息化设备，以提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是促进档案信息化的下一步重要工作点。

4 加强档案信息化建设的对策

4.1 转变传统观念，提高信息化意识

转变传统观念，接受新的事物也许需要很长的时间，也将面临很大的挑战，但是档案管理人员要坚定档案信息化的决心，逐步树立信息化观念，实现档案信息化的逐渐过渡。档案管理人员要充分认识到信息化的这个大环境，认识到档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合档案事业改革创新的发展方向。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展。

4.2 加大人才培训和招聘力度

档案部门要加大对现有职工的信息化培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施档案工作的新鮮血液，使专业人才在完成本职工作同时，带动其他工作者的进步，形成良好的档案信息化工作环境。同时，还要注重档案管理人才的培养，使其具备专业的档案管理知识、有较强的整体规划能力，保证档案保管等工作的顺利进行。此外，要做好档案信息化工作，还要进一步将两种专业的人才融合培养，增加多能力人才。

4.3 建立档案信息化建设工作组

档案信息化的建设是一项比较浩大的工程，要做好这项工作，保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对档案工作进行总体布局，并制订详细发展和工作计划，同时监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好地完成。

5 对档案信息化建设战略模式的建议

由于我国经济发展水平的不平衡性与差异性，决定了其档案信息化建设战略模式的选择必须考虑以下因素：一是档案信息化建设必须与经济发展水平相吻合;二是档案信息化建设必须具有中国特色。基于此，我国信息化建设可采取“分步渐进，重点突破，适度跨越，梯次前行”的综合性发展模式。比如：在中国的东、南部沿海经济发达地区及重点城市可选择适当超前的跨跃模式，中部地区可选择为工业化服务的梯次前行、重点突破模式，西部及经济落后地区，只能采取边发展经济边刺激信息化建设的渐进式战略。

6 结束语

总之，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。虽然档案信息化建设目前已經引起了社会各界的重视，然而其中存在的问题是不能忽视的，这些问题的存在会对档案信息化建设产生阻碍。为此，广大的档案工作者应当深刻认识档案信息化建设的重要性与必要性，抓住机遇，迎接挑战，创新档案管理信息化建设，采取各种积极有效的对策，以加快推进档案信息化建设，进一步改善档案信息服务，使档案信息资源得以深入开发和利用。

参考文献：

[1]刘春燕.档案信息化建设管理问题的探讨[J].赤子，2012（6）：84-84.

[2]周文娟;闫翔.档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2016（6）：102-103.