当前企业人事档案管理工作初探

马晓燕

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

企业人事档案管理，关系到一个企业的发展和进步。人事档案，往往是发现、选择、考察并启用职员的重要凭据，对于让人才的选拔以及公司发展和其他资源的管理起到重要作用。人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

一、企业人事档案管理的作用

现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

企业人事档案管理是人才信息的重要组织部分，是个人在各个方面表现的反映。在人事档案中能够看到不同员工的不同的能力以及性格特点，有利于企业对于员工个人的有针对性的培养。有利于促进员工的发展、能力的提升。在进行企业人事档案管理的过程中能够更好地利用员工的不同能力，发挥其独特的作用。

由于这种人事档案的存在使员工在工作中更加积极，进而才能在档案中出现优秀表现的记录。企业对于员工的关注也能够激起员工的工作积极性以及创造力。加强人事档案的管理体现了企业对于员工工作状态的关心，促使员工更积极努力的工作充分发挥自己的光和热为企业做贡献，实现自我的人生价值。

做好企业人事档案的管理有利于促进人力资源管理的有关方面的进步。具有时代性的人事档案管理能够实现人力资源的信息的共享，能够有效促进人才的流动，使人才信息充分快速的得到回应。

二、存在于企业人事档案中的问题

建立健全保管制度，是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

如今的企业人事档案管理存在缺乏个人表现的记录。很多企业对于人事档案记录不及时，记录较为混乱，无法反映到个人近期的表现。材料不齐全、记录不完整、分类不明确等问题普遍存在。不少企业对于个人档案的记录投入不高，以至造成档案管理的混乱场面。这种不规范的企业人事档案管理已经使企业人事档案失去了原来的价值。

大多数企业没有专业性的档案管理操作人员，缺乏专业性的管理人员没有有效管理档案的能力。有的单位在做档案管理时业务十分不熟练，有关规则也不了解，最后导致重要资料丢失，重要信息缺失。现如今的档案管理手段十分落后，管理方法跟不上时代发展潮流。在做企业档案管理的过程中不能运用新型的方法，无法有效做到档案的整理和保存。手工的操作费时费力费资金，管理水平还停留在在初级阶段。

有的企业认为企业人事档案管理不重要从而不去重视，在企业中人事档案没有被真正利用起来，人事档案的价值没有发挥出来。企业人事档案用于选拔人才的功能不能充分发挥，能够运用到促进企业发展进步方面的信息少之又少。

有一部分企业存在虚假档案的情况，捏造员工的履历和工作经验。没有实地考察实时关注员工的动向和发展，在整理档案的时候却捏造出许多信息，造成档案的混乱和虚假。很多档案不全面，重要信息缺失，造成的影响很大。

三、解决对策

不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。

对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。

管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。

人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。

由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。

企业人事档案管理工作有待进一步改革，由于其具有特殊性又十分重要所以必须认真对待。企业应该加大对于档案管理工作的投入，用科學的方法进行管理，引进先进的管理方法，有效利用人事档案的价值，促进企业更好的发展和进步。