做好水利工程档案管理研究

武虹

【摘要】根据目前水利行业的发展形式来看，水利工程建设项目越来越多，水利工程档案管理工作逐渐被重视。档案的管理会直接影响到水利工程的工作进程和质量，对工程建后的管理工作也会产生影响，由此可见，水利工程档案的管理工作对水利工程的开展有着至关重要的影响。本文将浅析水利工程档案管理的不足，针对不足之处提出改善管理建议。

【关键词】水利工程;档案管理;研究

目前，水利工程建设处于一个蓬勃发展的时代，水利工程主要工作就是对地下水和地表水进行控制和调配，以除害兴利为目的而修建的工程。其基本特点就是投资多，工程浩大。水是人类生活中必不可少的生存要素，但自然界存在的水资源不全是符合人类需求的状态，只有修建水利工程，才能对这部分不能满足人类需求的水资源进行控制改善。水利工程更为重要的作用即是在洪涝时对水量的调节和分配，防止洪涝灾害的发生。总之，水利工程建设对人类有很大影响，而水利工程档案管理对水利工程而言犹如水利工程之于人类的作用，所以，加强水利工程档案管理有利于加强水利工程建设。

一、水利工程档案管理工作存在的不足

（一）档案质量存在问题。水利工程档案是记录水利工程的建设资料，从中可衡量水利工程的建设质量。因此，在建立水利工程档案的时候应该注重档案的质量，严格按照水利工程档案管理质量部门要求执行档案建立工作。目前，水利工程档案的质量上主要存在以下问题：1.档案分类不明晰，没有确切的分类标准。一个完整的水利工程档案会涉及多个分类，如：（1）合同、协议以及招标、投标的管理内容。（2）工程计划、造价预算。（3）施工管理。（4）工程监理。（5）机电设备。（6）工程土地的征用及移民安置工作。（7）工程的水土、环境保护。（8）工程人事。（9）各类文书。（10）财务等。目前许多档案的建立没有统一的分类标准，也没有严格按照档案管理质量部门的要求进行工程分部组卷、立卷，这就容易导致档案内容缺失，给查找档案及归档工作增加难度。由于水利工程涉及的数据量庞大，所以档案数据记录容易存在不完整、不精确、不真实的问题，比如造价预算方面的数据和财务方面的数据等，这些数据的缺失和失真都会给工程建设造成极大的影响。2.档案案卷形式不规范。受到水利工程浩大特点的影响，每一个水利工程的建设时间都比较长，档案内容也在建设的过程中不断增加，案卷记录受制于时间和空间。因此，在档案案卷中容易出现记录书写形式不一、记录纸张标准不一、以及工程竣工的签名不完整等问题。这样的不规范极易造成责任划分不明确，为工程的后期管理维护增加了难度。3.档案检索功能不强。由于受到档案分类标准不统一的影响，不能建立相对应的检索功能，在检索档案内容时，不能按照统一的分类、文号、密级等进行灵活检索，因此，很多档案的利用率都普遍偏低。

（二）水利工程档案管理方面的问题。1.管理层对档案管理工作不够重视。如今，很多企业都很重视技术层面，对档案管理方面的重视度却很低，这样的现象也同樣存在于水利工程。各部门都忙于其他业务工作，对于档案疏于管理，档案资料的流向和保存都具有很大的不确定性，导致在工程建设中人员的变更与调动时，出现人走档案走的情况或者出现人员离开档案没人管理的状态。2.档案管理制度不健全。目前，由于受到管理层对档案管理工作忽视的影响，水利工程档案管理工作制度松散，缺乏管理法规，没有形成健全的档案管理制度。对于档案管理工作的执行缺乏相应制度的制约，不具备专业的执法检查，档案管理的业务管理力度弱，在档案管理制度建设上还有待提高。3.档案归档不及时。水利工程档案有别于其他工程档案，从档案的建立到归纳整理都受到时间和空间的影响，具有很多的不确定性。根据我国《水利工程档案管理规定》第二十三条，归档时间可依据项目法人对实际情况判定，可分阶段、分单项工程竣工时间而定，或者在主体工程完全竣工验收后三个月内完成档案归档工作。目前很多工程都不能严格遵循这种分阶段、分单项归档和主体工程竣工验收后三个月内完成归档工作的管理规定，或者勉强做到按时归档。

（三）缺乏专业的档案管理人员。现在的大多数水利工程建设中，档案管理人员都不具备专业性，很多都是从其他部门抽调的员工兼管档案管理工作，这些员工没有档案管理工作经验，也没有经过专业的培训，不具备专业的知识，且由于不是专职档案管理工作，所以这部分员工的心态都比较松散，他们的精力也有限，受到这些因素的影响，档案管理人员工作大多处于被动状态，通常在处理档案工作时，工程项目负责人那边移交多少内容就处理多少内容，不会去主动检查内容的完整度与质量好坏，这就导致档案大多存在内容缺失、记录不完整、不规范等问题，严重影响了档案的质量，最终造成归档质量差、归档时间延迟等后果。

二、水利工程档案管理工作的建议

（一）加强档案质量建设。1.建立完善的档案分类标准。根据现有的水利工程分类，按照分类建立统一的档案分类标准，严格按照档案管理部门的要求立卷、组卷。这样就能有效地避免重要数据在记录上发生错误，保障工程预算报价和财务等数据记录的完整、精确、真实，确保档案的质量。2.规范档案案卷形式。在记录档案案卷时，规范档案记录的纸张、记录的格式、记录的名称、记录的文号、记录的密级等，最后规范竣工后的验收签名。做好这些工作，就能保障（下转第98页）（上接第91页）档案案卷的规范性与完整性，并且有利于责任划分，可以把责任具体到个人，有效提高工程建后维护管理工作。3.加强档案检索功能。在建设档案检索程序时，应根据档案分类标准，建立相应的档案检索功能，使工作人员在检索档案内容时可以根据统一的分类、文号、密级等进行灵活检索，为工作人员检索档案节省时间，提高档案的利用率。

（二）加强水利工程档案管理。1.提高管理层对档案管理工作的重视。在水利工程档案管理上，管理层必须要引起足够的重视，要保证档案管理在人员上、制度上、设备上都要得到相应的工作支持，要成立专门的档案管理部门，由专门的管理人员进行管理，让员工明确具体工作内容，让档案管理工作随时处于正常作业的状态。2.加强档案管理制度的建立。加强档案管理法规建设，修订现有的档案管理规章制度，将不足之处加以完善，缺乏之处加以补充，进一步学习国家档案管理方面的规定，结合水利工程建设特点制定完善的水利工程档案管理制度。3.加强档案归档工作管理。根据我国《水利工程档案管理规定》第二十三条规定，档案归档要分阶段、分单项归档或主体工程竣工验收后三个月内完成归档工作，依据现在工程的归档时间来看，大多都不能按照规定时间完成归档工作，因此，必须要加强档案管理的规范法和标准化，加强档案归档工作的管理，进而确保工程能够严格执行《水利工程档案管理规定》的归档时间，完成归档工作。

（三）加大专业档案管理人员培训力度。加大档案管理人才培养力度，增加档案管理人员对档案管理业务的指导培训，加强档案管理人员对业务知识的掌握更新和业务技能的熟练度，安排专业的档案管理人员负责档案管理工作，组成专业的档案管理人才队伍。

三、结语

综上，水利工程档案管理工作应该根据实际情况采取管理措施，针对现有的管理不足修改管理方案，调整管理思路，建立更加完善的档案管理制度，使档案管理工作能更加契合水利工程建设，能更加有效地服务水利工程建设。

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