煤炭企业档案管理工作思考

孙莹莹

【摘要】本文对煤炭企业档案管理工作进行了分析。从制度规范上加强管理、定期考核，建立、健全管理体制，维护档案的完整与安全;从人员管理上提高基层档案员队伍素质;从工作方法上提高管理者的档案意识，加速档案工作的普及与提高，跟上时代的发展，打破传统的思维定式，采取有力措施，加快档案工作信息化建设。

【关键词】煤炭企业;档案;管理工作

煤炭企业档案工作是我国档案事业的重要组成部分，是煤炭企业管理基础工作的组成部分，是维护煤炭企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。煤炭企业档案工作从属和服务于煤炭企业的生产经营工作，其本质是为煤炭企业提供信息保障的服务。作为一名从事档案管理工作多年的基层煤炭企业档案员，现结合实际谈谈对基层煤炭企业档案工作的思考。

一、制度规范思考

煤炭企业对档案管理工作的制度要求不够完善，导致煤炭企业的基层档案管理工作散漫，影响了档案的收集整理和开发利用。所以加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。

（一）加强领导，定期考核。加强领导重视程度，领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的开展。在煤炭企业内部设立档案保证金制度，引入奖罚机制，把档案工作考核和档案主管领导的年薪挂钩，同基层科室的评先挂钩，同科室负责人的薪酬挂钩，同各兼职档案员工资、奖金挂钩。定期更新设备装具，建立档案专用资金制度，把档案专用资金列入企业发展规划中，从经济上保证档案硬件设施的更新、完善。

（二）建立、健全符合企业实际情况的企业档案工作管理体制。制定企业内部档案管理条例、各类档案归档制度及范围、档案室责任制、档案员岗位责任制等，用制度来规定和制约档案管理人员的行为，使各类文件、材料在结束办理、运行过程后全部归档。制定档案工作硬性达标要求，制定档案工作岗位责任制和经济责任制，把档案管理制度规定渗透到企业发展的各阶段、各层面，真正纳入企业的发展规划。要建立一整套切合本企业实际、行之有效的控制手段和制约措施，做到依法、依制度规范管理。

（三）实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。煤炭企业档案要按全宗归档的模式，设立综合档案室作为企业管理机构的职能部门，既主管本企业的综合档案，又负责对本企业所属基层单位档案立卷进行业务指导。配备具有档案专业知识、综合素质较高的专职档案员，确保各类档案在形成过程中的收集、整理和立卷归档工作落到实处，从而健全企业的综合档案管理体系。各基层单位整理好的档案要及时向档案部门移交，散失在部门人员手中应归档的资料应及时移交档案部门归档，坚决杜绝和防范人为散失文件资料，确保各类档案的完整与安全，防止档案信息的缺失。

二、人员管理思考

档案人员队伍是构成档案管理网络体系的基础，档案管理要依靠具体的人员来做，大量的基础工作主要由档案员来完成，其立卷归档质量制约着档案的质量和利用效率。煤炭基层档案管理人员一般不是档案管理专业毕业的，专业能力不强，对档案管理的要求了解不深，更没有能力对档案进行比较完备的分类，这就使档案工作中出现各种错误，工作效率低下，出现较多的失误和漏洞，严重妨碍了煤炭企业档案管理的发展。档案员素质的高低决定了档案管理的质量水准，只有具备一支较高的政治素质、业务素质、身心素质，具有良好的职业道德、强烈的责任感的档案管理员队伍，才能切实推动档案工作健康发展，适应煤炭企业发展的需要。

（一）具备良好的职业道德和较高的业务素质。1.职业道德是档案人员的灵魂。档案员必须加强政治理论的学习和思想品德修养，树立正确的人生观和价值观。具有高度的责任心和强烈的檔案法律意识，并把这种责任心和意识贯穿到工作的全过程。热爱档案工作，具备开展进取、精益求精的工作作风，努力做好本职工作。2.业务素质是做好档案管理工作的关键。档案人员要掌握丰富的档案专业知识，减少工作中的随意性和盲目性。具备一批具有专业知识和技能的档案人才，用科学的态度、方法和手段从事档案工作，并在实践中总结经验，以提高业务处理综合能力。掌握综合档案工作中的各种技术操作方法，具备一定的专业研究和应用开发能力，以及熟练的业务技能和较强的业务组织管理能力，从而促进本单位档案管理水平的提高。

（二）提高基层档案员队伍素质。煤炭企业各部门业务各不相同，决定了各兼职档案员不但要具备档案业务技能，还要具备本部门的专业技能。所以煤炭企业应根据各个部门兼职档案员的岗位特点和要求，从实际出发，按岗位、多形式地开展教育培训，造就一支有广博知识、掌握现代信息技术和有着良好职业道德的复合型人才队伍。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。二是要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多学科知识，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。

三、工作方法思考

随着计算机和网络技术的普及应用，对提高档案管理现代化水平起着重要的推动作用，它取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使档案管理能够适应不断发展的新趋势。

（一）提高企业管理者的档案意识，加速档案工作的普及与提高。煤炭企业管理者对档案工作管理起着关键作用，上级档案部门要大力宣传，开展形式多样的培训活动，把档案工作的重要性灌输到煤炭企业管理者的心中，使他们对档案工作投入更多的精力，使档案工作得到重视和支持，为档案工作创造出大环境。

（二）跟上时代的发展，打破传统的思维定式。找准适应市场经济要求的最佳定位，树立主动服务、全方位服务意识。煤炭企业的任何一项生产、经营、管理活动都必须为提高企业的效益服务，在市场经济条件下，只有能为企业效益服务的工作才会受到重视，档案工作才能真正纳入煤炭企业管理流程中去。

（三）采取有力措施，加快档案工作信息化建设。全面做好档案工作信息化建设的技术设施，购置安装软件设备，充分满足档案室建设的各项功能，细致明确信息转化、采集录入、存储保管、归档编研、全文查询等各项任务内容，做好档案的数字化转化工作，实现档案信息资源共享。

四、结语

在煤炭企业基层档案管理工作中，只有体制完善、组织优化、人才整体素质不断提高，档案工作人员才能奋发向上、不断进取、无私奉献、爱岗敬业、热忱服务，为自己所钟爱的档案事业而努力，档案工作才能立足长远、蓬勃发展。